Debatten om arbeidsgiveres innsyn i de ansattes e-post bør føres på et mer prinsipielt plan. Det er nemlig mer enn bare ett prinsipp, personvern, å ta hensyn til.
E-post er et hjelpemiddel for å gjøre norsk næringsliv mer effektivt.
Det gir anledning til å utveksle synspunkter og dokumenter raskt og effektivt, på bedriftens vegne. De fleste bedriftene understreker dette ved å sørge for at de ansattes e-postmeldinger utstyres med elementer som klart signaliserer at man kommuniserer på vegne av firmaet. Slik er det også i offentlig virksomhet.
Det neste skritt i denne utviklingen, er å sørge for et system med digitale signaturer, slik at man kan være sikker på at avsenderen er den hun gir seg ut for å være, og med digitale konvolutter, slik at bare adressaten, for eksempel mottakerbedriften, har anledning til å lese den, om den skulle komme på avveie.
Det er helt nødvendig for en bedrift å kunne oppbevare og kontrollere meldinger som blir sendt og mottatt på dens vegne, på samme måte som man har et arkiv over korrespondanse på papir.
Det burde være innlysende at det prinsipielt sett er like uholdbart å bruke bedriftens e-post til privat korrespondanse, som det er å bruke bedriftens brevark til det samme.
Det er også innlysende at e-post er et fantastisk medium for kjappe private beskjeder, og at det ikke er noen grunn til å ordne seg slik at bedriften får tilgang til å lese og arkivere disse private beskjedene. Private meldinger per e-post kan virke mindre undergravende på produktiviteten på jobb enn for eksempel personlige telefonsamtaler.
For å få til et effektivt skille mellom jobb og privatliv, er løsningen innlysende enkel: Bruk en annen e-postkonto til det private. Bruk bedriftens e-post bare når du kommuniserer på vegne av bedriften.
Dette er ikke noe problem i dag: Det finnes en rekke gratisløsninger med webmail.
Reglene som Fornyingsdepartementet og IT-minister Heidi Grande Røys nettopp har foreslått, forkludrer det nødvendige skillet mellom jobb og privatliv.
Les også:
- [20.11.2008] Vil ta e-post-snokere
- [15.02.2007] Fagbok brannfakkel i debatt om e-post
- [22.01.2007] Ber Regjeringen trekke e-postforslaget
- [17.01.2007] Vil ha tilgang til ansattes e-post
- [04.12.2006] Skjerper krav til oppbevaring av e-post
- [30.10.2006] De internasjonale slipper ny e-postlov
- [19.10.2006] Tror Røys overreagerer med nye regler
- [19.10.2006] Nye, knallharde regler for epost-innsyn
Her heter det: «Arbeidsgiver har ikke adgang til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i en ansatts personlige e-postkasse. Det samme gjelder for annen elektronisk kommunikasjon og for elektronisk lagrede opplysninger for øvrig.»
Denne regelen betyr i praksis et forbud mot enhver form for kontroll med korrespondanse som blir ført på bedriftens vegne. Det gir ansatte anledning til å hindre kollegaers og overordnedes mulighet til innsyn i hvordan de opptrer utad.
De fleste er ærlige, og da betyr ikke regelen så mye, selv om det kan være fort gjort å glemme å overføre viktig e-post til en fellesmappe og på den måten undergrave fellesarkivet.
For det lille mindretall som ikke er så nøye med reglene, åpner regelen for misbruk. I tider der man prøver å komme korrupsjon til livs, er dette uheldig.
Ekte personvern krever at den enkelte blir mer bevisst hva det dreier seg om.
Det var usigelig dumt av ledelsen i Redningsselskapet å kreve innsyn i all den kritikken de ansatte utvekslet seg i mellom over e-post. Det var like dumt av de ansatte å bruke en teknologi som gjør at meldingene oppbevares nærmest i all evighet på en innretning som ledelsen har full kontroll over.
Det kan gjerne tenkes at mer teknisk kyndige ledere vil kunne snoke i de ansattes personlige e-postkasser, uavhengig av de nye reglene. Derfor er det fortsatt nødvendig å oppdra folk til å skille mellom privatliv og jobb, mellom meldinger som er helt personlige, og meldinger som utveksles på vegne av bedriften.
Fornyingsdepartementet og IT-minister Røys bør snarest konfronteres med en bedrift som tilbyr hver ansatt to kontoer for e-post, en privat og en for jobben.
I en slik bedrift kan alle gjøres innforstått med at e-post på vegne av jobben skal være gjenstand for all mulig moderne kunnskapsteknologi, med tanke på digitale arkiv, søk, gjenfinning og så videre, mens privat e-post er lukket for alle unntatt den enkelte, og aldri havner i arkiv utenfor den enkeltes kontroll.
En slik løsning kan forsøkes standardisert, og danne grunnlag for et langt mer hensiktsmessig regelverk enn det departementet har fremmet.
