Fornyingsdepartementets forslag til e-postforskrift er nå ute til høring.
Temaet vekker åpenbart stor interesse. Over 80 høringsforslag har kommet inn til departementet, som har lagt vekt på at prinsippet om at en arbeidsgiver skal lese ansattes e-post heller skal være unntaket i stedet for regelen.
Uansett utfallet av saken, synes de fleste å være enig i at det er nødvendig med systematiserte løsninger for å håndtere e-post og annen digital kommunikasjon.
E-post er i dag blitt en viktig kommunikasjonskanal i næringsliv og samfunn. Telenor alene formidler mellom tre og seks millioner e-postmeldinger hver dag.
Å svare raskt på e-posthenvendelser kan være nøkkelen til å vinne og holde på kunder. En undersøkelse gjengitt i Handbook of Key Customer (Ken Burnett) viser at hele 68 prosent av en bedrifts kunder forsvinner fordi de er misfornøyd med service.
En kundeservicetest gjennomført av Internetworld viser at 24 prosent av Sveriges største konsumentbedrifter svarte ikke på e-post i det hele tatt.
Det Oslo-baserte selskapet eJournal mener de har svaret på hvordan man kan temme e-postflommen og utnytte den til sin fordel. Selskapet ble etablert i 1998, og har i dag 17 ansatte og 170 kunder.
– Vi ser et voldsomt behov for denne typen tjenester, sier daglig leder Anders Kjersem i eJournal til digi.no.
En ting er at en e-postkasse full av kundehenvendelser lett kan skape kaos, men langt verre er det at manglende e-post i en juridisk tvist kan bli en byrde og fort bli veldig dyrt for bedriften.
I saker som Enron og Finance Credit, og til dels i Tinde, ble e-post brukt som avgjørende bevis.
En e-post er i dag like juridisk bindende som et skriftlig dokument i rettssaker. Problemet er at e-post kan være vanskelig å oppdrive ettersom personer slutter, sletter post eller ikke finner igjen viktig post. Mange kan ha flere tusen e-poster i et personlig og ustrukturert arkiv.
I ni år har eJournal systematisert e-posthåndteringen for norsk næringsliv med eJournal AIM server. Tanken er å løfte kundekommunikasjonen opp til å være bedriftens eiendom og ansvar, lagret i en database hvor alle har tilgang og innsyn. Bedriften kan dermed oppnå kontroll og historikk over all kommunikasjon med kunden.
Når en kunde sender en e-post til bedriftenes felles e-postkasse, rutes henvendelsen automatisk til rett person eller gruppe i bedriften. Utviklingssjef Sverre Hjelm i eJournal forklarer at rutingen skjer ut fra kriterier som for eksempel avsender, innhold og tilgjengelighet. E-posten havner i felles postkasser som redaksjon@firma, salg@firma eller kundeservice@firma.
Kjersem mener behovet for struktur og orden på digital informasjon vil tvinge seg fram. I USA er dette behovet allerede skjerpet som følge av regler om lagring av e-post.
Gartner-direktør Josh Krischer har tidligere uttalt til digi.no at Norge snart vil følge etter USA og innføre pålegg om e-postarkiv.
Les også:
- [05.03.2007] Vil påby e-postarkiv i det offentlige
- [21.02.2007] Spesialarkiv for e-post tvinger seg fram
- [18.04.2005] Tvungen e-postarkiv også i Norge
- [09.02.2005] Bedrifter bør innføre e-postarkiver
E-postarkiv vil være nødvendig ikke minst som dokumentasjon i forhold til kontrakter og forretningsinformasjon, som i 60 prosent av tilfellene finnes i form av vedlegg i e-postkommunikasjon.
Også professor Jon Bing i rettsinformatikk har uttalt at e-postarkiver bør innføres ut fra personopplysningsloven.
