Det skrevne ord i en e-post står helt for seg selv, og overlates i større grad til mottakerens fortolkning. Dermed bør man være forsiktig med sarkasme og morsomme signaturer. Er du uheldig, tolker mottakeren det som en fornærmelse. Vær også forsiktig med vitser og slang.
Nettstedet AskMen råder oss til å bruke en profesjonell tone. Hold deg til saken. Vær høflig. Les e-post du tidligere har fått fra den du skal sende e-post til, og legg deg på samme linje.
- Svar til alle
Når du mottar en masseutsendelse, ikke send svar til alle mottakerne. Tenk alltid: Hvem er det som har behov for å lese dette?
- Sensitiv eller konfidensiell informasjon
E-post er ikke en god måte å utveksle konfidensiell informasjon på. Hackere er ett problem, et annet er om e-posten faktisk forblir privat etter den er havnet på mottakerens maskin. Tipset er derfor: Hvis saken gjelder noe som virkelig er privat: Ta en telefon eller be om et møte. Et alternativ som gjør e-posten sikrere, er kryptering.
- Tittellinjen
Tittellinjen på e-posten er like viktig som beskjeden. Mange får mye e-post inn i postkassen hver dag. En vettug tittel vil gjøre at beskjeden din lettere blir prioritert. Det blir også lettere for mottakeren å finne den igjen på et senere tidspunkt. Hvis temaet for kommunikasjonen endrer seg underveis, bør du også endre tittellinjen, slik at den ikke blir misvisende.
- Feil person
Å sende e-post til feil person er en klassisk tabbe. Det er uprofesjonelt, spesielt hvis e-posten er i en uformell tone. Enda verre er det hvis du omtaler noen i negative ordelag.
Tips: Skriv tittelen på e-posten først, siden navnet i til-feltet. Det gjør du blir mer oppmerksom når du skriver inn navnet. Sjekk og dobbeltsjekk så at e-posten går til rett person.
- Ikke sjekke e-post jevnlig
All den tid e-post er en viktig kommunikasjonsform, bør du sjekke innboksen jevnlig. Hvis du ikke leser posten jevnlig, hoper det seg opp, og du kan «miste» viktige beskjeder.
Tips: Ha ulike e-postkontoer for privatpost og jobbpost. Det kan gjøre det lettere å få oversikt.
- For raske svar
Hvis du har det travelt, kan e-post fort bli full av skrivefeil. Vær klar over at det kan gi mottakeren et negativt inntrykk av deg og selskapet du jobber for.
