Kommunikasjon som tidligere foregikk muntlig skjer i økende omfang på e-post, med helt andre konsekvenser for etterprøvbarhet og ulike tolkninger av innholdet. For å beskytte egen virksomhet mot at e-post på et senere tidspunkt kan virke ødeleggende for omdømme og kommersielle interesser, vil det være hensiktsmessig å etablere klare kjøreregler for skriving av e-post.
Advokat Ståle L. Hagen som er partner i Simonsen Advokatfirma DA, og som har arbeidet med IT-rett i mer enn ti år, forteller til digi.no at e-post i stadig større grad blir brukt som avgjørende bevis i tvister, enten det er i forhandlinger eller i saker for domstoler.
E-post kan dessuten komme på avveie som for eksempel da Jens E. Kjeldsens skulle sende en e-post som inneholdt råd om hvordan man kunne få Fremskrittspartiets Siv Jensen til å fremstå som en «surpomp» i en duell mot Jens Stoltenberg.
Han skulle sende e-posten til Mina Gerhardsen, som i sitt engasjement med statsministerens kontor også hadde sin e-postadresse tilknyttet embetet. Domenet til statsministerens kontor er smk.dep.no.
I et øyeblikk av uoppmerksomhet ble dette til smk.no, et domenenavn som på tidspunktet tilhørte en bedrift med sitt hovedsete i Molde. Eieren, Jo Allan Strand, satt i styret til Molde Frp!
Feil bruk av e-post kan dermed få store konsekvenser, og advokat Ståle Hagen gir disse åtte reglene for skriving av e-post:
- Ha en profesjonell tone og vær objektiv – unngå sterke følelsesmessige uttrykk.
- Vær nøyaktig og faktaorientert – presiser eventuell usikkerhet.
- Sørg for fullstendighet – fremstill hele bildet.
- Unngå åpne ender – rett opp feil og besvar spørsmål.
- Ikke ta parti mot den du representerer, verken i sak eller i enkeltspørsmål.
- Ikke skriv nedsettende om andre.
- Unngå sleivete humor.
- Tenk som en dommer – hvordan vil en uavhengig tredjepart senere tolke det du skriver.
– Følger man disse enkle kjørereglene så unngås mange potensielle fallgruver, sier forretningsadvokat Hagen til digi.no.
Les også:
- [03.01.2008] Må dokumentere alt av digitalt innhold
- [25.09.2007] Slik unngår du e-post tabbene
- [20.09.2007] Norge pålegges nye EU-regler for e-post
- [17.09.2007] Sikkerhetsekspert spår e-posten død
