IT-bransjen har et frynsete rykte på å estimere prosjekter, noe blant annet Simula-rapporten i 2004 satte fokus på.
Ifølge rapporten sprekker IT-prosjekter i det offentlige med gjennomsnittlig 67 prosent i forhold til budsjett. En fersk undersøkelse fra konsulentselskapet Bain & Company styrker dette funnet. Av 500 bedrifts- og IT-ledere over hele verden, er bare syv prosent fornøyd med gjennomføringen av prosjekter.
Advokat og partner Ståle Hagen i Simonsen Advokatfirma er ikke en nøytral part i diskusjonen om hvor mye advoktattimer man skal bruke, men Hagen har sittet på begge sider av bordet gjennom 10 år og har flere konkrete råd.
Han hevder at han har vært involvert i de fleste store offentlige IT-kontraktene, enten på vegne av leverandøren eller på kundens side. Han har sett mange triste eksempler på dårlige kontrakter som har kostet klientene dyrt.
- Underestimering og valg av feil kontrakt er feil som går igjen, forteller Hagen til digi.no.
Hagen er med på utarbeidelse av kontrakter, og svært ofte i størrelsesorden flere hundre millioner kroner. Som en tommelfingerregel mener han at leverandøren bør investere to millioner kroner i kontraktsarbeidet til et anbud på 200 millioner kroner.
Mens de store og seriøse aktørene med lang erfaring har satt av en stab med mennesker og ressurser til å utarbeide solide anbudskontrakter der alle tenkelige og utenkelige forutsetninger er satt inn, prøver de mindre aktørene seg med standard oppsett og til en langt mer fristende pris. Kostnadene til kontraktsutarbeidelsen er tilsvarende mindre.
- Prislappen på kontraktene kan utgjøre en forskjell på 50 prosent, men når leverandøren da i ettertid ikke klarer å innfri, kan dette fort bli langt dyrere, sier Hagen.
Han har opplevd tilfeller der leverandøren i ettertid har kommet med opptil 200 endringsordre, som både forsinker prosessen, fordyrer og ikke minst frustrerer begge parter.
Hagens råd er at kunden må tenke seg nøye om når han oppdager store sprik. Og det er ikke bare kunden som blør, men også leverandøren når den teoretiske og praktiske verden kolliderer.
- Kunden er veldig opptatt av pris, men klarer ikke å skille på hva som er rasjonell og riktig prising. De seriøse aktører har både effektivitetsverktøy og rutiner for hvordan de skal utarbeide gjennomtenkte kontrakter, som de små ikke klarer å holde tritt med, framholder Hagen.
Selv om kanskje de «dyre» kontraktene kan virke avskrekkende, kan den likevel gi det mest edruelige bildet som kunden uansett ender opp med.
Kunden er veldig opptatt av pris og klarer ikke å skille på hva som er rasjonell og riktig prising Bruk av feil kontraktstype er også en av tabbene som går igjen. Mange leverandører benytter standard kontraktsoppsett fra Statkonsult, men det slår ikke alltid heldig ut. Dette er kontrakter som Hagen beskriver som «one size - fits all», men som gjerne ender opp i «one size fits nobody». Kunden trenger en driftsavtale, men ender for eksempel opp med en vedlikeholdsavtale.
- Det finnes spesifiserte kontrakter på hundrevis av forskjelige felt alt fra driftsavtaler, programvareutvikling, telekommunikasjon og vedlikeholdsavtaler. Utfordringen er at kunden ikke alltid har kompetanse til å se hvilken kontrakt som er den mest optimale til sitt bruk, fortsetter Hagen.
Hans beste råd til både leverandør og kunde er å gjøre et godt forarbeid. Bruk ekspertråd for å få hjelp til å komme skikkelig i gang og ta stilling til underlaget.
Hvorvidt kunden velger en kontraktstype med leverandør til en fast pris og hele budsjettansvaret eller velger å kjøpe ressurser på timebasis, er mindre avgjørende. Det viktigste er å gjøre en god kontrakt i forkant for å sikre at det blir en forsvarlig kontrakt, mener Hagen.
Les også:
- [22.10.2007] IT-prosjekter blir for kompliserte
- [11.10.2007] Dårlig styring fryser statlig IT-prosjekt
- [08.10.2007] Prosjektledere blir direktører i Ergogroup
- [14.09.2007] IT-prosjekter sprenger fortsatt budsjettene
