Grunnlaget for en offensiv strategi for utbredelse av e-faktura i Norge er nå lagt: Et offentlig utvalg anbefaler NESUBL som standard e-faktura til statlige etater, og erfaringene fra en vellykket implementering av e-faktura i Sverige, er planlagt overført til norske kommuner.
Valg av e-faktura-strategi
Det har i lengre tid vært arbeidet fra de nordiske landenes side for å få til en XML-basert standard for alle typer ehandelsmeldinger. Dette initiativet – som kalles NESUBL (Northern European Subset UBL) – har fått bred internasjonal støtte og også finansiering fra EU. Utviklingen av denne standarden skjer i et samarbeid mellom Oasis og UN/Cefact. Den norske e-faktura-standarden – se nettstedet e2b.no – har blitt lagt til grunn for utviklingen av basis faktura i NESUBL.
En tverrdepartemental arbeidsgruppe ( AGFA – vurdering av og anbefalinger om elektronisk faktura i staten) har nå lagt frem sin innstilling til ny e-faktura-strategi for det offentlige. Den foreslår den internasjonale standarden NESUBL utarbeider som standard e-faktura for fakturering til statlige foretak. I praksis vil dette ventelig også bety at kommunene vil benytte denne standarden. De viktigste anbefalingene er:
- NESUBL (UBL 2.0) anbefales som obligatorisk standard for staten og statlige helseforetak. Dette tas inn i Fornyingsdepartementets referansekatalog over anbefalte standarder i 2009.
- Dette bekreftes gjennom en særlov som forventes å komme i 2010
- Bestemmelsen iverksettes fra 2012
- Arbeidsgruppen anerkjenner det arbeidet som nedlegges med e2b formatet og den tilslutning formatet har nasjonalt. I en mellomperiode bør derfor finansiering av konvertering fra e2b til NESUBL vurderes.
- Staten finansierer overgang/konvertering fra e2b-formatet til UBL.2.0
- Det foreslås etablert en e-faktura webportal som skal være gratis for leverandører (bedrifter) med inntil 15 mill i omsetning i 2 år
- Det etableres et Forum for elektronisk faktura (FEF), hvor både det offentlige og privat sektor er representert.
- De samfunnsøkonomiske gevinstene (nåverdi) av et slikt tiltak anslås til 1,1 milliard kroner over en 10-års periode
Dette er foreløpig kun anbefalinger fra et bredt sammensatt utvalg, og ikke vedtak. Arbeidsgruppens rapport blir ventelig lagt ut til høring i nær fremtid.
Dersom forslagene blir vedtatt – og det bør de bli i og med at markedet i lang tid nå har etterlyst samme klare holdning til dette som offentlig sektor i både Danmark og Sverige har flagget i lang tid nå – vil dette ventelig ha store konsekvenser for utbredelsen av e-faktura her i landet. Og kanskje er kommunesektoren og leverandører til kommunene, den som vil gå i gang først.
Et e-fakturaprosjekt i Sverige kan her gi klare føringer for hvordan man bør gå frem i kommunesektoren.
Erfaringer fra Sverige.
Norge er i front når det gjelder bruk av e-faktura til private, men ligger langt etter andre land når det gjelder e-faktura bedriftene i mellom. Særlig er dette tydelig i kommunesektoren hvor det knapt er en kommune som bruker e-faktura. Offentlig statistikk om dette er misvisende. En kan for eksempel lese i NOU 2007/12 at 25 prosent av kommunene har tatt i bruk e-faktura, men her tenker en på e-faktura til innbyggerne, ikke e-faktura fra leverandører av varer og til tjenester til kommunene. I andre rapporter sies det at ca. 50 prosent av kommunene bruker «e-faktura», men da menes det «scanning av inngående papirfakturaer».
Med e-faktura menes i denne sammenheng maskinlesbare faktura fra en bedrift til en annen (eller en kommune) i et EDIFACT eller XML-format.
Värmlandsregionen i Sverige har hatt en meget vellykket innføring av e-faktura til bedrifter og kommuner enn i Norge. Hvorfor? Et EU-finansiert prosjekt har forsøkt å finne svaret på det spørsmålet. Prosjektet har involvert Handelskammaren i Värmland, NorStella og utvalgte kommuner som Asker, Bærum og Fredrikstad.
Handelskammaren i Värmland initierte et e-faktura-prosjekt i 2001. Visjonen var at alle kommuner og deres leverandører i Värmlands-regionen skulle ta i bruk e-faktura innen 2007. Da prosjektet startet hadde ingen av kommunene i regionen tatt i bruk e-faktura. Det eneste unntaket var Karlstad kommune som hadde satt i gang et storstilt «e-buiness-prosjekt». Utbredelsen av e-faktura blant private bedrifter var også begrenset, bare 40 prosent oppgav at de hadde en Internett-adresse.
Med midler fra blant annet EU og NUTEK (tilsvarende Innovasjon Norge) ble prosjektet startet i 2001. Syv år etter har 12 av 16 kommuner i Värmlandsregionene tatt i bruk e-faktura, 110 av leverandørene til disse kommunene sender nå e-faktura til kommunene; og andelen e-fakturaer av den totale innkjøpsverdi utgjør mellom 20 og 54 prosent. Dette har satt Värmlandsregionen definitivt i lederposisjonen i forhold til andre regioner i Sverige.
Hva er hemmeligheten bak Värmlandsregionens suksess? Undersøkelsen har vist at det i hovedsak er følgende elementer:
- Handelskammeren har spilt en pådriverrolle. Den rolle de har inntatt har ikke bare gått på å legge forholdene til rette for e-faktura, men også gitt konkret teknologisk bistand om hvordan en kommer i gang:
- Handelskammeren har vært en nøytral enhet som fremmer både kommunenes og leverandørenes interesser.
- De har spilt på lokale krefter uten selv å diktere en løsning.
- De har fått kommunene i regionen til å samordne sine krav overfor felles leverandører
- De har fokusert på gevinstpotensialet for både utsteder og mottager av e-faktura.
- De har tatt harde fighter, spesielt med formidlingssentralene og ERP-leverandørene.
- De har sikret seg finansiering fra kommunene og andre til å utføre sin rolle.
Her i landet opplever imidlertid kommunene følgende barrierer:
- Leverandørene sier det ikke finnes noen standard for e-faktura.
- ERP-leverandørene krever opp til flere hundre tusen kroner i «tilpasninger» for å sende en e-faktura i sine systemer
- Det finnes ikke noe absolutt pålegg fra offentlig sektor om krav til e-faktura
- Kommunene – selv innenfor et fylke – er fragmentert og har ikke en samlet holdning selv til felles leverandører.
Disse barrierene er nå fjernet: Offentlig sektor kommer ut med klare anbefalinger (hvis AGFA-rapporten tas til følge) om bruk av standarder, det blir ventelig etablert en offentlig e-fakturaportal som skal hjelpe små bedrifter i å komme i gang (noenlunde etter mønster av Danmark), og en er ikke avhengig av tilpasninger hos ERP-leverandørene fordi vi allerede har et fungerende marked av formidlingssentraler som konverterer alle typer formater også til de nye standardene. En er derfor ikke avhengig av store tilpasninger i de lokale ERP-systemene.
Det som mangler er en pådriverfunksjon for kommunesektoren som også kan bistå leverandører og kommuner i paktisk implementering.
Hvordan dette kan komme i stand vil ventelig bli diskutert på et eKommune-seminar i Fredrikstad 4. september, og på den åpne e-fakturakonferansen i Oslo 10.september. Programmet til konferansen i Oslo er tilgjengelig her: e-faktura 2008 (pdf).
