Fra 1. januar neste år skal alle norske offentlige etater forholde seg til åpne dokumentstandarder når de legger ut offentlig informasjon.
Regjeringen med Fornyingsminister Heidi Grande Røys i spissen legger opp til at det blir tre godkjente formater, avhengig av hva slags type dokumenter det er snakk om:
- HTML (Hypertext Markup Language)
- PDF (Portable Document Format)
- ODF (Open Document Format)
HTML er det foretrukne formatet for informasjon som bare skal leses. PDF skal brukes hvis det er viktig å beholde utseende på dokumentene, og ODF skal brukes hvis dokumentet skal kunne redigeres etter at det er offentliggjort.
Totrinns rakett i Belgia
Flere land tenker i samme baner, og Belgia er ett land som ligger litt foran Norge.
På Open Nordic konferansen i Skien, kom den belgiske regjerningens interoperabilitetsekspert, Bart Hanssens, for å fortelle hva de i FEDICT har gjort og hva slags erfaringer de har gjort seg i prosessen.
Belgias regjering bestemte i 2006 at offentlig informasjon skal offentliggjøres i åpne formater, og de har valgt å implementere dette som en totrinnsrakett.
1. september i fjor var alle offentlige etater pålagt å kunne lese ODF-dokumenter og 1. september i år er de pålagt å kunne skrive til ODF-dokumenter.
Et slikt skille har ikke Norge gått for. Det er naturlig nok lettere å støtte lesetilgang, men det er likevel ikke helt trivielt. Det krever at alle maskinene i det offentlige enten er utrustet med en tilleggskomponent i Microsoft Office eller at de har en installasjon av OpenOffice.org. Alternativt så kan det også brukes konverteringsprogramvare.
Fire alternative løsninger
Belgia har valgt å gi etatene fire alternative måter å støtte ODF:
- Konverteringsserver
- Microsoft Office med plug-in
- Både OpenOffice.org og Microsoft Office
- Bare OpenOffice.org
FEDICT, som er en forkortelse for Federal Information and Communication Technology, har brukt mye tid på å teste de forskjellige løsningene for å gjøre seg erfaring om hva som fungerer og hvor godt det fungerer.
Et utvalg av eksisterende dokumenter ble testet ved at de ble flyttet fra det ene Office-programmet til det andre etter å ha blitt redigert.
– Det burde vært en enkel test, men det var ikke alltid like enkelt, sier Hanssens.
Fordelen med å bruke Microsoft Office med plug-ins er at det er et kjent miljø for brukerne. Ulempene som belgiske FEDICT erfarte var at det var ustabilt og at kvaliteten på konverteringen var dårligere enn med rendyrket konverteringsprogram. Det gjaldt spesielt regneark laget i Excel.
Den beste løsningen i forhold til å håndtere dokumentene var å ha både OpenOffice.org og Microsoft Office installert, og dette var en løsning som var valgt av ganske mange offentlige etater i Belgia. Den opplagte ulempen lå i de IT-driftsmessige utfordringene med å ha to store programpakker som er laget for å utføre samme jobb. Det ga også utslag i økt belastning på supporttjenestene for organisasjonene.
Det skinner gjennom at det siste alternativet, bare OpenOffice.org, er Hanssens og FEDICTs foretrukne løsning. Den gir naturlig nok god støtte for ODF, men også den løsningen sliter litt med utveksling av dataformater. Hanssens mener den har noen forbedringsbehov på samme området som løsningen med Microsoft Office med plug-in.
OOXML
Her i Norge er det fortsatt et åpent spørsmål om regjeringen også vil godkjenne Microsofts dokumentformat OOXML som et sidestilt alternativ til ODF. OOXML ble i utgangspunktet godkjent av ISO, men prosessen er satt på vent etter flere protester.
Dersom OOXML tilslutt går igjennom, så er OOXML å regne som en åpen standard. I så fall må Fornyingsminister Heidi Grande Røys gjøre en av tre valg:
- Ikke godkjenne bruk av OOXML til offentlig publisering av informasjon
- Godkjenne OOXML på lik linje med ODF
- Godkjenne OOXML, men kreve at alle offentlige redigerbare dokumenter publiseres i både ODF og OOXML
Dersom hun velger alternativ 1, så vil det komme kritikk fra Microsoft og de mange brukerne av Microsoft Office. De utgjør i dag det store flertall.
Alternativ 2 vil gjøre det mulig for etatene å selv velge. Det fører til at brukerne selv må sørge for håndtere oppgaven med å støtte begge formatene. Det er det langt fra alle norske PC-brukere som har god kontroll på.
Det tredje alternativet vil pålegge offentlige etater en ekstra byrde i form av at de må vedlikeholde to formater på alle sine offentlige redigerbare dokumenter. Det vil koste mer, men da er det staten, og ikke den enkelte borger som bærer byrden. Det kan imidlertid også føre til at produkter med god støtte for begge formatene vinner frem.
Krevde mer enn ISO-stempel
Belgia har unngått denne problemstillingen. Da ministerne i 2006 besluttet å gå for åpne standarder var de nøye med å formulere hva de la i en åpen standard.
– Vi definerer åpen standard som en standard som er godkjent av en standardiseringsorganisasjon som for eksempel ISO, sier Hanssens.
Det alene er ikke nok. I tillegg gjorde de det klart at det måtte eksistere flere implementasjoner som bruker standarden, og det ble stilt krav om at standarden måtte være kompatibel med andre standarder.
Dermed er OOXML utelukket – i hvert fall foreløpig.
Hanssens er imidlertid nøye med å presisere at de på ingen måte har satt opp kravene for å gå mot spesifikke leverandører. Det er heller ikke aktuelt å kreve at andre enn offentlige etater følger dette regimet, eller at etatene trenger å følge denne praksisen i intern utveksling av dokumenter.
Dessuten skal ikke innbyggerne pålegges i å bruke ODF når de sender dokumenter inn til offentlige etater.
– Hvis de sender oss en Word-fil så er det greit for oss, sier Hanssens.
Les også:
- [07.05.2010] - Verken ODF eller OOXML duger
- [02.02.2010] Er OOXML uegnet i Norge?
- [23.10.2008] Slik får Microsoft Office ODF-støtte
- [02.07.2008] - Det er lett å åpne kildekoden
- [04.04.2008] - OOXML-problemene vil bli løst
