Systemer for felles forvaltning av innhold fra digitale og papirdokumenter har vært på markedet siden 1980-tallet. Med årene er de blitt rimeligere, men de er stort sett forbeholdt store miljøer.
Xerox-produktet Docushare har vært på banen siden 1990-tallet. I august i fjor lanserte selskapet en rimelig versjon, kalt Docushare Express, beregnet på små og mellomstore bedrifter.
Geir Johnsen i Xerox Norge mener produktet er velegnet også for norske småbedrifter, med sin startpris på rundt 10 000 kroner for skanner og 20 000 kroner for serverprogramvaren. Systemet skal kreve minimalt med opplæring, og egner seg også i små miljøer med lite tilgang på IT-kompetanse.
Docushare Express er et generelt arkivprodukt for digitale eller digitaliserte dokumenter. Dokumenter som er digitale i utgangspunkter, som e-post, skriv fra en tekstbehandler, regneark, e-post med mer, kan legges inn i arkivet direkte. Et spesielt grensesnitt mot Xerox nettverkstilknyttede skannere, gjør at arkivet også kan ta i mot innskannede dokumenter direkte fra disse. I det man skanner en faktura, en kontrakt, en leieavtale, en bestilling eller et annet papirdokument, legger man inn opplysninger om ønsket arkivmappe direkte fra skanneren. Enkel metadata fra skanneren, som fortløpende nummerering av faktura, eller i etterkant fra en pc.
Et innskannet dokument arkiveres i to lag: en grafisk gjengivelse av originalen, som er det man får på skjermen når man skal lese dokumentet, og et usynlig lag der teksten er gjenkjent og lagret digitalt. Det gjør selve innholdet i dokumentet søkbart, sammen med metadataene.
For dokumenter som er lagt inn i arkivet, tilbyr Docushare Express to tjenester: dokumentdeling og søk.
Søk skjer i metadata og i selve innholdet. Man kan for eksempel be om å få alle inngåtte kontrakter med en bestemt partner i et gitt tidsrom.
Medarbeidere som skal dele et dokument, refererer til det ved adressen – en URL – i Docushare Express’ mappesystem. Opphavet til et dokument kan avgjøre hvem som har lov til å lese det, eventuelt også å redigere det hvis det ikke dreier seg om et innskannet dokument. Ordningen med URL innebærer at det aldri lagres kopier av et dokument utenfor selve arkivet, med mindre opphavet eksplisitt gir anledning til det.
– Løsningen bygger på vanlig web-teknologi, forklarer Johnsen. – Skanneren er utstyrt med det Xerox kaller «EIP», altså «extensible interface platform», slik at det kan kommunisere med andre web-applikasjoner, og Docushare Express er i seg selv realisert som web-applikasjon. Skal man gjøre arkivet tilgjengelig over en åpen Internett-forbindelse, har Docushare Express en løsning for å kryptere overføringen, gjennom IPsec.
Johnsen ser ikke Docushare Express utelukkende som en SMB-løsning.
– Docushare Express kan betraktes som inngangsport til mer omfattende systemer for dokument- og innholdsforvaltning. Man kan begynne å bruke for å få orden på innkommende papirdokumenter, utvide ved å legge inn egenproduserte dokumenter, og så selv erfare hvilket behov man har, eller hva slags fordeler man kan få, av mer omfattende systemer.
