I forrige uke gjorde Microsoft betautgaven av Sharepoint 2010 allment tilgjengelig for gratis nedlasting. Produktet viser hvordan Microsoft rir den pågående samarbeids- og samhandlingsbølgen, og avslører samtidig hvordan selskapet åpner sine løsninger for omverdenen. Samarbeid er, som kjent, vanskelig å få til alene.
At betautgaven av kontorpakken Office 2010 ble gjort allment tilgjengelig på samme dag som Sharepoint 2010 er ingen tilfeldighet.
2010-utgavene av Sharepoint og Office er langt tettere integrert enn 2007-utgavene av de samme pakkene: Det er gått så langt at samhandlingsfunksjonene i Office 2010 ikke lar seg utnytte uten Sharepoint 2010.
På den andre siden åpner kombinasjonen av Office 2010 og Sharepoint 2010 nye muligheter med webutgaven av den kommende kontorpakken: Applikasjonene kan aksesseres fra en standard nettleser – Microsoft bruker selv Firefox når de skal demonstrere dette – og alle dokumentene lagres i bedriftens egen Sharepoint, med alle fordelene det innebærer for logisk lagring, gjenfinning og søk. Dessuten er det mulig for flere å sitte ved hver sin nettleser og redigere samme dokument samtidig.
Selv entusiastiske brukere har problemer med å forklare hva Sharepoint egentlig er for slags produkt. Definisjonen har dessuten utviklet seg med produktet. På sin offisielle blogg forklarer Microsofts Sharepoint-team at de har kommet fram til følgende for 2010-utgaven: «Business collaboration platform for the enterprise and the web», hvilket skulle kunne gjengis omtrent slik: En web-basert plattform for profesjonell samhandling i og mellom bedrifter.
Utenom den nødvendige presiseringen av at dette dreier seg om bedrifter og organisasjoner – og ikke enkeltindivider i lek og fritid – er nøkkelordene i denne definisjonen samhandling, plattform og web.
«Samhandling» omfatter her publisering, deling, oppdagelse, analyse og forvaltning av informasjon.
«Plattform» begrunnes med at Sharepoint 2010 er en generisk løsning som tilpasses lokalt etter brukernes ønsker og behov. Svært mye av tilpasningen kan utføres uten utviklerkompetanse.
«Web» skal formidle to egenskaper, først og fremst at Sharepoint 2010 kan brukes til å nå ut til kunder og partnere over en vanlig internettforbindelse. Den andre web-egenskapen er at Sharepoint selv kan leveres som tjeneste over web. Den har et «nettsky» uttrykk døpt Sharepoint Online.
En ide om forskjellen mellom 2007- og 2010-utgavene av Sharepoint formidles i denne illustrasjonen, der delene er hentet fra hver sin Microsoft-presentasjon: 2010-utgaven til venstre, 2007 til høyre.
Inndelingen i grunnleggende funksjonalitet er svært forskjellig. Framfor «portaler» og «samarbeid» handler det nå om «steder» («sites» er mer enn en «website») og fellesskap («communities»). «Enterprise content management» (forvaltning av bedriftsinnhold») er både forenklet og utvidet til bare «innhold» («content»). Det snevre «beslutningsstøtte» («business intelligence») har gitt plass til «innsikt» («insights»). «Enterprise søk» er blitt «søk». «Forretningsprosesser og -skjemaer» har gitt plass for «composites», altså «sammensatte applikasjoner».
Det dette signaliserer, er hvordan funksjonalitet som forvaltes og utvikles av enkeltindivider og grupper, er utvidet. Rekkevidden er større, og mulighetene er mer omfattende. Brukerne har større frihet, på en måte som skal gagne helheten. Og det er enklere å gjøre ting.
– Det er to typer argumenter man kan bruke til fordel for Sharepoint 2010, sier Arne Hartmann som leder storkundearbeidet med Sharepoint i Microsoft Norge. – Fra forretningssiden oppnår man innsikt i hva som skjer, smidighet i å legge opp samhandling, tilpasning til nye arbeidsmetoder, og et system der det kan påvises at dokumenter og arbeidsflyt håndteres i samsvar og lover, regler og gjeldende rutiner. Dessuten kan man argumentere ut fra behovet for å få mer ut av pengene som går til IT at kompleksiteten reduseres, at systemene blir mer integrerte, lettere å skalere og enklere å endre og fornye, og at man får et system som effektivt verner om en bedrifts samlede kunnskapskapital.
Han legger til at felles ordninger for lagring, en innebygget sikkerhetsmodell og en moderne arkitektur gjør at ressurser kan utnyttes mer effektivt og kreativt.
Ifølge Anna Olsson, som har spesialisert seg på Sharepoint og effektivitet, er en av de viktigste nyhetene det nye brukergrensesnittet som er bygget opp etter de samme prinsippene som markerte overgangen fra Office 2003 til 2007. Disse prinsippene ble til å begynne med ikke alltid like godt mottatt, og det ble klaget over at opplæringskostnadene ble større hvis man byttet ut Office 2003 og tidligere med Office 2007, enn om man forlot Office 2003 til fordel for alternativer som OpenOffice.org.
– Man får i så fall svært mye mer igjen, sier Olsson. – Funksjonaliteten ble ikke utvidet spesielt mye fra Office 2003 til Office 2007. Likevel viser brukerstudier at fire ganger så mange menyvalg er tatt i bruk i Office 2007 enn i forgjengeren. Det skyldes at det nye grensesnitt gjør det langt enklere å oppdage funksjonaliteten som faktisk ligger i produktet. Derfor har vi nå bygget inn den samme menystrukturen inn i Sharepoints fasade mot brukerne.
Hun demonstrerer hvordan Sharepoint – håndtert gjennom både Firefox og Microsofts egen nettleser Internet Explorer – holder i hevd det sentrale prinsippet for objektorienterte arbeidsflater: Grensesnittet tilpasser seg automatisk det arbeidet som utføres. Arbeider man med tekst, får man valg som har med bearbeiding av tekst å gjøre. Markerer man et bilde, er det bilderedigeringsverktøy som vises.
– Innebygget streaming gjør det enkelt å anvende video. Internt i Microsoft skjer praktisk talt all opplæring ved hjelp av video.
På Olssons skjerm er det blant annet et Word-dokument. Hun velger å åpne det i Office Web Access. Kollega Arif Shafique går inn i det samme «stedet» og åpner det samme dokumentet i Word. Uavhengig av hvem som gjør endringer i dokumentet, oppdateres den andres skjerm straks.
– Grunnen til at dette fungerer også i andre nettlesere, er at Microsoft har bygget opp denne funksjonaliteten, ikke med ActiveX, men med Ajax, presiserer Shafique.
Funksjonaliteten «fellesskap» er utvidet i forhold til Sharepoint 2007 på grunnlag av tilbakemeldinger om at brukernes personlige nettsteder var for enkle, i likhet med funksjonene for blogg og wiki.
Koplinger til katalogtjenesten ActiveDirectory sørger for å reprodusere grunnleggende informasjon. Brukeren kan regulere i hvilken utstrekning Sharepoint skal samle opp informasjon om løpende arbeidsoppgaver, gjennom siling av e-post og andre dokumenter man produserer. Integrasjon mot Office Communication Server gir kopling til tjenester som tilstedeværelse og lynmelding. Til en viss grad kan bedriften sentralt pålegge hva slags informasjon skal overgis til Sharepoint-serveren.
Resultatet er at brukere ikke bare kan legge opp nettsteder for seg selv og for faste eller midlertidige grupper. De får raskt innblikk i hvor andre er plassert i organisasjonen, hva de kan og hvordan de kan kontaktes. Jakter man etter noen til å svare på et problem, søker man etter folk med stikkordene som uttrykker det man har på hjertet.
I forhold til «innhold» tilbyr Sharepoint en logisk modell for dokumentlagring, som frigjør fra datasystemers tradisjonelle og fastlagte mappestruktur. Tagging og metadata genereres dels manuelt, dels automatisk, dels nedenfra («folksonomy») og dels ovenfra («taxonomy»), men alt håndteres felles. Hvis ti stikkord i praksis betyr det samme, kan det administreres. Innhold kan rates.
– På et vis er Sharepoint et eget filsystem, sier Olsson. – Å legge inn et dokument på riktig sted i datalageret, er det bare snakk om at det skal tagges korrekt.
På den andre siden sørger Sharepoint for at hvert dokument også får en unik ID.
«Søk» er dels en underliggende funksjon som støtter opp om mye annet, dels et eget funksjonsområde i Sharepoint. Der søk er spesielt viktig, gjør kundene lurt i å investere i Fast Search 2010, et bedriftsprodukt som også tilbys separat. Installasjonen av Fast-serveren i et Sharepoint-miljø skjer på samme vis som for de andre serverne som betjener Sharepoint, for eksempel SQL Server (en database må man ha) og ISS.
– Disse konfigureres av Sharepoint gjennom en veiviser. Så merkes de ikke annet enn som tjenester.
Det er Fast-teknologi som tilbyr muligheten til automatisk generering av metadata ut fra dokumentets innhold.
Søkestrenger kan omfatte boolske operatører og generiske tegn som «*». Søk kan skje på flere språk – Fast håndterer 85 språk – og skrivefeil kan overkommes. Olsson demonstrerer dette ved å søke etter en typisk feilskriving av hennes navn, «Ana Olsen».
– Teknologi fra Fast er blitt brukt til å bedre søkemotoren i Sharepoint. I tillegg kan altså Sharepoint integreres mot Fast-motoren for enda bedre søk. Bidraget til Fast er mye mer metadata, muligheten til å bla i treffene uten å åpne dem, sortering på hvilken som helst metadata, og betydelig bedre skalerbarhet. Fast gir dessuten mulighet for en form for intern annonsering, tilpasset brukeren og hva man søker etter. Har man lagt mye arbeid i et bestemt dokument, kan man legge ut en annonse om det, som vises for andre avhengig av hva de søker etter.
Sharepoint «Insights» er en av spesialitetene til konsulent Arif Sharique.
– Insights er mer enn bare beslutningsstøtte. Det skal også være en enkel måte å presentere data, og det skal gi direkte tilgang til ulike datakilder. Denne delen av Sharepoint gjør det mulig å bruke for eksempel Excel til både å lese og skrive til databasen.
Prinsippet for «innsikt» er en stor grad av selvbetjening, for å sette opp kjappe dashbord, scorecard og KPI-er («key performance indicators»). Alt fra gamle «Performance Point» er lagt inn i denne delen av Sharepoint.
Sharique demonstrerer også «Composites», altså sammensatte applikasjoner.
– Dette funksjonsområde erstatter skreddersøm når man ønsker å gjøre ting i Sharepoint. I Microsoft bruker vi Siebel i kundepleien. Men ingen ser Siebel direkte: Det vises gjennom Sharepoint.
Egne kontakter i CRM-systemet kan trekkes rett inn i Outlook, der mange liker å samle alt som har med kontakter å gjøre. Sharique viser hvordan oppdateringer man gjør på disse kontaktene i Outlook, straks oppdateres til CRM-systemet.
– Det er også mulig å dra objekter inn i Word, slik at man kan oppdatere data derfra, i stedet for masse klipping og liming.
Utviklere kan merke seg at det vil bli sømløs integrasjon mellom Visual Studio 2010 og Sharepoint 2010, slik at man arbeider i samme grensesnitt uansett om man utvikler med tanke på Office, Sharepoint eller .Net. Sharique mener dette muliggjør raskere opplæring av vanlige .Net-utviklere til Sharepoint.
To detaljer til slutt: Sharepoint Services, altså tjenestene som Windows Server leverer til Sharepoint, er omdøpt til Sharepoint Foundation 2010. Videre er det slutt på 32 bit på serversiden: Sharepoint 2010 krever 64 bit.
Les også:
- [10.06.2010] Lenge til Microsofts nettsky blir 2010-basert
- [19.04.2010] Microsoft fullfører Office 2010
- [09.12.2009] Standardløsninger kan gi bedre samhandling
- [04.12.2009] Norsk teknologi løfter Sharepoint og Bing
- [27.11.2009] Capgemini trenger 50 nye konsulenter
- [18.11.2009] Nå kan du teste Office 2010
- [17.11.2009] Microsoft gjør klar for Azure-lansering
- [09.11.2009] Microsoft forbereder «apps» for Sharepoint
- [27.07.2009] Microsoft med EU-garanti om interoperabilitet
