Innføring av IT-systemer i det offentlige er ikke bare bare. I forrige uke kunne digi.no avsløre gigantsprekken der Statistisk sentralbyrå har brukt 100 millioner kroner på en nettløsning som ingen vet når blir ferdig.
Denne uken kan vi avsløre at også Vinmonopolets omlegging til SAP-plattform for hele sin verdikjede har gått skeis.
Det såkalte VITA-prosjektet (Vinmonopolets IT-arkitektur) skal allerede i 2008 ha vært preget av utsettelser[1], som bidro til avsetninger i millionklassen.
Ingen av de involverte partene vil innrømme økonomisk tap eller budsjettsprekk, men prosjektet som nå har kostet 124 millioner kroner(*) er ennå ikke ferdigstilt, og blir det heller ikke før tidligst en gang i 2013.
Dermed har bare tidsrammen foreløpig sprukket med over to år.
La oss spole litt tilbake.
Spagetti-arkitektur
IBM vant i mars 2009 prestisjeoppdraget[2] med omlegging til SAP-plattform, tett knyttet mot et nytt butikksystem. Alle norske polutsalg, Vinmonopolets nettjenester og kundesenter skulle samles i én felles løsning.
– Vi hadde behov for å forenkle spagetti-arkitekturen vår, uttalte Vinmonopolets direktør Kai Henriksen den gangen.
Kontrakten med IBM inkluderte foruten implementering også drift, vedlikehold og konsulenttjenester for fem år.
Tidligere moderniseringsminister Morten Andreas Meyer, som på dette tidspunkt ledet IBMs konsulentdivisjon, sa at han var stolt over tilliten og lovte en løsning som skulle gi polets kunder en bedre serviceopplevelse.
Tilliten skulle vise seg å bli kortvarig.
Leverandøren skulle nemlig lansere SAP-løsningen for Vinmonopolets kjedekontor i januar 2010.
- IBMs gjennomføring har ikke svart til forventningene våre. De har ikke greid å følge planlagte leveranser og dermed har det blitt store forsinkelser i prosjektet, skriver Vinmonopolet i sin årsrapport for 2010[3].
Implementeringen sentralt ble nesten ett år forsinket, og sto ikke klar før sent høsten 2010.
Frustrerte ansatte
På dette tidspunktet var frustrasjonen stor, også blant ansatte i butikkene. Hovedtillitsvalgt i Vinmonopolet skriver følgende i et brev til medlemmene[4] tidlig i januar 2011:
- VITA er systemet som skal gi Vinmonopolet en sårt tiltrengt ansiktsløftning i datahverdagen. Det som skulle vært i gang for et års tid siden har imidlertid møtt, om ikke veggen, så i hvert fall gedigne utfordringer. Leverandøren lover og lover; en stund trodde vi på lovnadene, nå er det slutt på det. Hvor vi står i dag vet jeg lite om, pilotbutikkene skulle vært i gang i disse dager, men er utsatt på ubestemt tid. Tilliten til IBM som leverandør er fra min plass i systemet lik null.
Forlik
Etter lange forhandlinger valgte IBM og Vinmonopolet i september 2010 å inngå forlik, for å fordele kostnadene ved tidssprekken. IBM fikk mesteparten av smellen.
- Forliket regulerte forholdet at leveransene var blitt 10 måneder forsinket. I all enkelhet sier forliket at IBM tok ansvaret for ni av disse månedene, mens Vinmonopolet tok ansvaret for én måned, ved at vi har kommet med endringsønsker som det tok tid å utvikle, forteller økonomi- og IT-direktør Jan-Olav Styrvold i Vinmonopolet til digi.no.
Ut med IBM
I november 2011 bestemmer styret i den statseide monopolbedriften seg for å heve kontrakten om all konsulentbistand fra IBM.
Styrvold understreker at IBM-kontrakten har vært todelt. Det ene var tilpasningsavtalen med SAP. Her skal IBM ha levert prosjektarbeidet «i henhold til kontrakt».
- Avtalen som styret enstemmig bestemte seg for å heve gjaldt forvaltning eller vedlikeholdskontrakten med IBM, sier han.
Dette forholdet er nå avsluttet. Konsulentene fra IBM hadde nylig sin siste dag på jobben for Vinmonopolet.
- Avtalen med IBM er akkurat avviklet. Vi spiste jordbær og iskrem med IBM på fredagen som var, sier IT-direktøren.
- Det høres ut som hevingen av kontrakten foregikk ganske idyllisk?
- Idyllisk? Ja, det var egentlig det. IBMs folk har jobbet lojalt videre, og selv om jeg ikke tror at ledelsen i IBM var fornøyd med at vi sa opp disse avtalene, så har ikke det påvirket stemningen i prosjektet. Det er flinke folk.
- Hva er da årsaken til at dere valgte å bytte ut IBM?
- Det var nok flere grunner, sier Styrvold og peker på at man fra Vinmonopolets side kan ha ønsket «friske øyne og litt andre råd på en del problemstillinger». - Jeg tipper man rett og slett også ble litt slitne av hverandre, som man gjerne blir i prosjekter som tar lengre tid.
...Og inn med Bouvet
Konsulentselskapet Bouvet har fått i oppgave å plukke opp tråden etter IBM. Oppdraget ble lyst ut på nytt tidligere i år. Da kontrakten ble vunnet i mai[5] meldte Bouvet at avtalen ventes å være verdt om lag 40 millioner kroner over to år, pluss opsjoner på ytterligere to år.
IBM er imidlertid ikke løst fra alle forpliktelsene. De har fortsatt i oppgave å drifte løsningen i sitt danske datasenter, i hvert fall fram til 2014.
Finnes standard SAP?
Vinmonopolets IT-direktør har følgende å si om kvaliteten på det arbeidet IBM har levert.
- Styret i sin opprinnelige beslutning sa at denne løsningen skulle baseres på standard SAP-funksjonalitet. Men som folk i bransjen vet er det ikke sikkert at det finnes. Det var også en forutsetning i kravspesifikasjonen. Når vi har utviklet og konfigurert på standard SAP-funksjonalitet i butikk så har ikke det vært godt nok. Det er ikke arbeidet som har vært utført, men ambisjonsnivået som ikke har vært godt nok, sier Styrvold.
- Her tar dere altså selvkritikk?
- Vi hadde nok ikke tatt inn over oss hvilke krav Vinmonopolet hadde satt til oss selv. Når jeg sier vi så er det meg som prosjektleder da vi opprinnelig startet prosjektet. Men jeg har aldri vært med på noe IT-prosjekt hvor man så til de grader har tatt leverandørens krav inn over seg. Både for IBM og Vinmonopolet ble prosjektet mer komplekst enn først antatt.
Tidstyver
Underveis i prosjektet skal kundens endringsønsker ha kommet opp i størrelsesorden 150 punkter, med alt fra enkle ting som ønske om fargeendringer i brukergrensesnitt, via endret rekkefølge på kolonner til mer dyptgripende endringer.
- Som eksempel, og det høres helt banalt ut, la oss si at en leverandør ved en feiltakelse putter en flaske som ikke skal være der i en leveranse til en butikk. Automatisk registrering av avvik er sånne ting vi ser at standard SAP ikke har. Du får ikke ta imot varer som du ikke skal ha, sier Styrvold og fortsetter.
Du får gjort jobben, men det tar altfor lang tid - Et annet eksempel: Hvis du har bestilt 20 varer, og etter en stund ombestemmer deg og bare skal ha to. Da må du slette 18 varelinjer en etter en, i stedet for å slette hele ordren og legge inn to nye varelinjer. Det høres smått ut, men i butikkene er det nettopp slike ting som er tidstyver. Du får gjort jobben, men det tar altfor lang tid.
- IBM satte ikke på A-laget
- Hvilket inntrykk sitter du igjen med av IBM som leverandør?
- Her skal jeg tenke meg om. De konsulentene som har vært her har i all hovedsak vært flinke folk. Men, og her kommer det et men:
- IBM undervurderte kompleksiteten og omfanget. De hadde ikke satt på sitt A-lag fra første dag. Når de innså hvilke problemer de hadde kommet opp i, i februar 2010, kom det inn nye koster og ny prosjektledelse. Fra den tiden og fremover har de levert i henhold til plan. Men de måtte innse at de hadde tatt på seg en større oppgave enn de forestilte seg.
Som eksempel på at samarbeidet ikke surnet, nevner Styrvold at han spilte squash med IBMs prosjektleder inntil vedkommende IBM-er flyttet til utlandet. – Det var riktignok etter jeg hadde sluttet som prosjektleder i Vinmonopolet, men det var ingen «bad feelings» mellom partene, sier han.
Han roser IBM for å ha holdt seg til kontrakten.
– Vi har nok også vært flinke til å følge opp. Jeg kan kontrakten inn og ut om hva vi har krav eller ikke krav på. Hvis jeg skulle si noe om IBM som leverandør utover det, er det at de er profesjonelle. Det stiller også krav til kundene deres: De må også være kommersielle og vite hva de undertegner på.
- Sprekk er ingen krise
Fra starten i 2009 var Styrvold innleid fra rådgivningselskapet Fornebu Consulting, der han også var medeier. Han forsvant imidlertid ut da bedriften hans ble solgt i juni året etter. Først i februar 2012 returnerte han til VITA-prosjektet, da han ble ansatt som økonomi- og IT-direktør i Vinmonopolet.
Samme mann er tidligere administrerende direktør i SAS Institute, og har lang erfaring fra IT-bransjen. Erfaringen inkluderer flere prosjektsprekker, som han mener har vært langt verre enn denne.
Jeg har erfaring med prosjekter som skulle koste 20 millioner kroner som endte på 120, og mye verre enn det også. - Jeg kan si som jeg gjorde i bedriftsforsamlingen; Dette er et av få ERP-prosjekter der man har levert det man faktisk sa man skulle innen økonomi, men ikke innen tid. Vi hadde undervurdert hva vi skulle be om. Å si at det er en sprekk, hvis det blir 12 prosent mer, er ingen krise. Jeg har erfaring med prosjekter som skulle koste 20 millioner kroner som endte på 120, og mye verre enn det også, sier Jan-Olav Styrvold.
Nye pilotbutikker
Utrulling av SAP-plattformen til alle polets drøyt 272 butikker skulle skje i 2011. Arbeidet ble stanset etter en pilot med syv polutsalg i månedsskiftet mai - juni i fjor.
Løsningen oppgis å fungere tilfredsstillende for alle som er påkoblet, inkludert nytt økonomisystem, ny nettløsning og leverandørportal. Men bremsene er satt på mens det arbeides med å heve systemets «service- og effektiviseringsnivå».
- Prøveutrulling fortsetter til høsten. Jeg vil gjerne sørge for at vi ikke skaper forventinger om at alt er perfekt da. Planen er å oppsummere erfaringene før vi ruller ut skikkelig. Det vil skje gjennom hele 2013, sier Styrvold.
Kostnadene
VITA-prosjektet hadde opprinnelig en budsjettramme på rundt 125 millioner kroner. Det var også satt av en sum på rundt 15 millioner kroner, som styret kunne disponere hvis det dukket opp endringsbehov underveis, forteller han.
Vinmonopolet besluttet i våres å utvide budsjettrammen med ytterligere 15 millioner kroner.
- Dette for å bli ferdige med utrullingen, sier Jan-Olav Styrvold, som mener de har fått ganske mye igjen for investeringene.
- I tillegg til det opprinnelige mandatet har vi fått på plass et helt nytt økonomisystem, satt opp ny nettbutikk, fått på plass et nytt datavarehus, byttet ut kasse-pc-er i butikkene, installert nytt ergonomisk utstyr i kassepunktene for å nevne det viktigste som har kommet til. Vi synes vi har fått gjort ganske mye innenfor den opprinnelige rammen.
Slitasje på ansatte
Det er altså ikke en økonomisk smell Vinmonopolet bekymrer seg for. Derimot ser de at utsettelsene har vært en belastning på ansatte.
- Mange medarbeidere har måtte jobbe hardt for å få dette til. Vi har jobbet hardere i en lenger periode enn vi hadde tenkt oss. All ære til ansatte som har jobbet med dette. At de har klart å holde motet oppe så lenge gjør meg nokså imponert.
Styrvold sier også at han tidligere måtte minne IBM på at de var ansvarlige for at det ikke ble jobbet uforsvarlig mye overtid. – Man skal ikke drive rovdrift på noen.
- Har det vært drevet rovdrift på ansatte i dette prosjektet?
- Ikke som jeg vet om. I så fall blir jeg overrasket. Men det betyr ikke at man ikke blir sliten, hvis det er hardt press. Og det har det vært.
Misnøye hos alkolhol-distributører
Fordi SAP-løsningen mangler i butikkene, mangler også Vinmonopolets leverandørportal funksjonalitet som flere distributører har gledet seg til.
VITA-prosjektet har ikke vært særlig vellykket - Vi ble lovet å kunne følge med på salget av våre egne varer i nesten sanntid, vi kunne ha sjekket lagerstatus i butikkene, sett returer etc. Men ingen ting skjer. Vi vet ikke hvor lenge forsinkelsene varer og hva det koster (oss og forbrukere). VITA-prosjektet har ikke vært særlig vellykket, skriver en sentral kilde i Vinmonopolets verdikjede til digi.no.
Hvorfor sluttet Meyer?
Morten Andreas Meyer var ansvarlig for VITA-prosjektet fra IBM sin side. Prestisjeprosjektet som glapp.
Dagen etter digi.no konfronterte IBM med denne saken, ble det kjent at den tidligere statsråden Meyer slutter i IBM for å bli rådgiver i firmaet First House.
Verken Meyer eller IBM Norge ønsker å kommentere hvorvidt hans oppsigelse har noe med VITA-prosjektet å gjøre.
Dette er bare ett av flere spørsmål de ikke ønsker å svare på. Vi gjengir her svaret fra selskapet til digi.no i sin helhet. Meyer henviser selv til den samme uttalelsen:
«Vi har valgt å ikke kommentere hvert enkelt spørsmål, men heller sammenfattet vår respons på dine spørsmål i denne uttalelsen som du kan sitere meg på:
Vi understreker at prosjektet er levert og avsluttet fra IBM sin side. Ingen kontrakter er hevet, Prosjektkontrakten er avsluttet og leveransen godkjent. Den etterfølgende vedlikeholdskontrakt har Vinmonopolet valgt å si opp for å kunne velge en annen leverandør for fremtidig vedlikehold. Driftsavtalen fortsetter til mars 2014 og vedlikeholdsavtalen som ble terminert var svært begrenset. Den kommersielle konsekvensen av oppsigelsen var derfor liten for IBM.
VITA-prosjektet har vært utfordrende, siden kunden har ønsket en annen løsning enn den opprinnelig kjøpte. Implementering av nye IT-løsninger basert på standard arbeidsprosesser er alltid krevende for både kunde og leverandør. I så måte har dette prosjektet ikke representert noe unntak.
Ingvild Grimstad
Markeds- og kommunikasjonsdirektør IBM Norge»
(*) Oppdatert: digi.no skrev opprinnelig at prosjektet har kostet over 140 millioner kroner til nå. Vinmonopolet presiserer at de ved utgangen av juni har brukt akkurat i underkant av 124 millioner på dette prosjektet. Det er innenfor budsjettrammen. For å forbedre løsningen ytterligere har styret bevilget nye 15 millioner kroner.
Kilder:
1Referat fra møte i Sentralt Kontaktforum (27. november 2008)
2IBM kunngjør kontrakten med Vinmonopolet (1. april 2009)
3Vinmonopolets årsrapport 2010
4Brev fra hovedtillitsvalgt i Vinmonopolet (5. januar 2011)
5Bouvet bistår Vinmonopolet med SAP-kompetanse (24. mai 2012)
Les også:
- [12.02.2013] Tidenes største SAP-fiasko?
- [06.07.2012] Skroter programvare til halv milliard
- [03.07.2012] Går fra IBM
