BERGEN (digi.no): Siden februar 2011 har Bergen kommune tilbudt sine innbyggere å få svar på byggesøknader via sitt egenutviklede system: SvarUT. Siden har tjenesten blitt rullet ut for stadig større deler av Bergen kommunes avdelinger.
Enkelt
Systemet er såre enket: Når saksbehandleren har behandlet en sak ferdig kan hun enkelt sende svaret som en PDF til innbyggeren som skal ha svaret. Det er riktignok bare en lenke til PDF-en som sendes. For å få tilgang til lenken må brukeren legitimere seg via den statlige ID-porten, akkurat som folk er vant til når man laster ned selvangivelsen.
Dersom brukeren ikke åpner e-posten og laster ned det aktuelle dokumentet vil det automatisk bli sendt ut en fysisk kopi i posten.
Løser stort problem
Selv om løsningen er svært enkel så løser den et stort problem for offentlig sektor: Hvordan kommunisere med innbyggerne elektronisk? En ting er å ta imot elektroniske skjema – noe ganske annet har vært å sende ut elektroniske svar. Dette har Berge kommune løst – uten å ha satt i gang et prosjekt til mange titalls, for ikke si hundretalls millioner kroner.
- Vi har jobbet aktivt med digitalisering i en rekke år. Vi har benyttet oss av en rekke nasjonale felleskomponenter og vi var blant de første kommunene som tok i bruk ID-porten og Min Side, forteller Kjetil Århus, IT-direktør i Bergen Kommune.
Det har altså ikke vært en kostbar affære.
- Dette er utviklet av et integrasjonsteam her i kommunen. Det er stor sett hyllevare og det er stort sett utviklingsteamet som har utviklet dette, sier Århus som forteller at de alt i alt har brukt godt under 1 million kroner på å utvikle løsningen.
Blir delt
Nå skal løsningen slippes fri, slik at alle andre som vil benytte seg av den kan gjøre nettopp det.
- Dette ble først løftet opp i kommunesammenslutningen K10 (et samarbeidsorgan for landets 10 største kommuner). Vi så tidlig at dette dekket er behov mange har. Dette er jo noe som ikke har vært tilgjengelig før. Så ble det laget et KS-prosjekt av det, sier Århus til digi.no. KS er kommunenes organisasjon, og fungerer som hele kommunesektorens talerør mot øvrige myndigheter. KS har også valgt å etablere KommIT-et felles selskap som skal integrere og samordne kommunenes IT-behov og utfordringer.
- Det som gjøres nå er at komponentene blir tilgjengelige, blant annet for de store leverandørene av saks- og arkivsystemer. Disse kan integrere sine løsninger med SvarUT, sier Århus.
Pilot i Altinn
SvarUT er også blitt et pilotprosjekt hos Altinn. Tidligere i år signerte KS og Altinn en samarbeidsavtale som går ut på at SvarUT skal integreres tett med den store statlige tjenesten. Tanken er at selv små kommuner svært enkelt, og gjennom et system som de aller fleste innbyggerne er kjent med (altså Altinn), skal kunne kommunisere med innbyggerne gjennom noe annet enn bare cellulose.
Bergen kommune har gjort koden tilgjengelig som åpen kildekode og lagt det ut for deling. Det er denne delte koden som er utgangspunktet for KS sitt fellesprosjekt for å gjøre det tilgjengelig for andre kommuner.
Om du vil kikke på koden selv så finner du den blant annet på GitHub.
Storstilt digitalisering
Men det er ikke bare SvarUT som Bergen kommune har etablert. De jobber nå med å gjøre hele det kommunale arkivet digitalt. Blant annet har de på massiv skala skannet og digitalisert saker tilbake fra 1902. Dessuten gjennomgås det nå en streng standardisering på tvers av kommunens virksomheter, noe som er viktig for å etablere en skjemamotor sammen med kommunens sentraliserte saks- og arkivsystem.
Les også:
- [03.04.2013] – Vi vil spare millioner
