Microsoft holder i disse dager en konferanse i Las Vegas, Sharepoint Conference 2014 med 10 000 deltakere. Selskapet bruker anledningen til en bred kunngjøring av kommende sosial funksjonalitet i Office 365, nettskyvarianten av kontorpakken.
Det uttrykte målet for disse og andre varslede nyheter, er å tilby bedrifter digitale verktøy slik at de kan fungere som nettverk. Slagordet er «Work like a network», og det snakkes om hvordan bedriftene skal sosialiseres for å bli mer effektive.
De grunnleggende ideene i denne visjonen er verken nye eller Microsofts egne. Digital samhandling på jobb fikk et gjennombrudd på 1980-tallet med Lotus Notes. Lotus fortsatte å pløye ny mark etter at det ble overtatt av IBM, og mot slutten av 1990-tallet hadde de mye løfterik funksjonalitet: Søketeknologi for å finne dokumenter og kompetente personer, meldingsteknologi for å følge med på hvem som er tilgjengelig når og hvordan, nettverksteknologi for enkelt å skape digitale møteplasser.
Det tok aldri ordentlig av for IBM. Bedriftene var ikke modne for sosial teknologi. Femten år etter har sosial teknologi erobret forbrukerverdenen, og det er derfra bedrifter nå henter inspirasjon i den grad de tenker på fornyelse.
Kunngjøringene Microsoft kommer med har grovt sett tilsvarende funksjonalitet. Samtidig kan det ikke bestrides at de utgjør noe nytt: Sosial funksjonalitet sklir inn i sammenhenger som ansatte allerede er fortrolig med. Microsoft har en luksus IBM ikke hadde for femten år siden: De kan legge opp til en gradvis overgang, drevet av etterspørsel nedenfra i stedet for IT-spesifikke prosjekter.
De tre viktigste nyhetene heter «Office Graph», «Office 365 Groups» og «Inline Social Experiences».
Office Graph
Office Graph er utviklet i Norge, av Microsoft Development Center Norway (MDCN), tidligere kjent som Fast. Senteret omfatter 220 ansatte, fordelt på Oslo, Trondheim og Tromsø.
Office Graph er en ny tilnærming til bedriftssøk. Det beskrives som en ny datamodell på tvers av alle Microsofts produkter, ikke bare Office 365 men også Exchange og Sharepoint.
General manager ved MDCN, Hans Rune Rønningen, forklarer til digi.no at datamodellen etablerer relasjoner mellom dokumenter og personer. Datamodellen samler åpen informasjon i bedriften. Holdes det et møte, samler Office Graph på hvem som deltok, hva som ble presentert, hvem som bidro til å forberede materialet, hvem som har fulgt opp og, ikke minst, hvilke diskusjoner som er reist. Det er lett å se at dette er en form for utvidet bedriftsvariant av Facebook Graph, selv om ideene nok har oppstått lenge før Facebook Graph kom på banen.
I Microsofts pressemelding forklares at Office Graph forblir usynlig for brukerne. Teknologien holder på i bakgrunnen: Den analyserer innhold, samspill og aktivitetsstrømmer, og den kartlegger forbindelser mellom folk, dokumenter og aktiviteter.
Tett knyttet til Office Graph er applikasjonen «Oslo», som også er utviklet av MDCN. Oslo beskrives som en første av flere applikasjoner som utnytter Office Graph. Den er beregnet på bedriftsbrukere av Office 365. Den får grunnlagsinformasjon fra Office Graph, hentet fra Office, Sharepoint, Exchange, Lync og Yammer.
Administrerende direktør Bjørn Olstad i MDCN har denne beskrivelsen:
– «Oslo» er kort sagt en app, web og mobil opplevelse som lager en personalisert måte å finne de personer, dokumenter og diskusjoner i selskaper som du trenger for å få gjort jobben din raskere og bedre. «Oslo» utnytter et sosialt nettverk som etableres automatisk ut fra bedriftens ansattes bruk av alle Office applikasjonene. Den søker opp relevant informasjon for den enkelte ansatte basert på hvilke temaer du arbeider med og hvem du kommuniserer med på jobb. Relevant informasjon produsert av alle vises i et dashbord bestående av sosiale ruter. «Oslo» søker kun i informasjon og dokumenter som allerede er tilgjengelig for alle internt. På denne måten blir den kunnskapen en bedrift besitter gjort synlig for flere.
Olstad peker på at informasjon i en bedrift ofte kun er tilgjengelig for en liten gruppe via deling på epost. Der informasjon gjøres tilgjengelig for alle, er ikke vanlig bedriftssøk tilstrekkelig for å skape orden.
– Bruker du Bing eller vanlig «enterprise search» gir hvert søk det samme resultatet for alle. Oslo-appen svarer på spørsmålet «hva trenger akkurat jeg akkurat nå?» Informasjonen finner deg. Systemet viser det som er viktig og relevant i din kontekst. Det trekker fram det som det er samhandling rundt. Det ser på hva som skjer i ditt nettverk og på hva du selv jobber med. Det er et viktig paradigmeskift, sier Rønningen.
Olstad forklarer at «Oslo» beregner automatisk en sosial graf i bedriften for alle ansatte basert på hvordan de samhandler.
– Man behøver altså ikke bli «venner» slik man må på Facebook. «Oslo» utnytter denne sosiale grafen og alle de åpne signalene i selskapet til å velge ut den informasjonen som er viktigst for deg og ditt team. Du kan også hoppe rundt i selskapet og raskt få en oversikt over hva som er top-of-mind for eller hva som haster for hver enkelt. I applikasjonen «Oslo» vil vi vise deg denne informasjonen som en automatisk feed og vi vil med sosiale ruter forklare konkret hvorfor vi har valgt ut denne informasjonen for deg.
Olstad understreker at Oslo er en bedriftsapplikasjon. Den blir gjort tilgjengelig for bedriftskunder med Office 365, ikke forbrukere.
– Den vil bli rullet ut til noen pilot-kunder først og være allment tilgjengelig for alle bedriftskunder på Office 365 i løpet av 2014.
Groups for Office 365
«Groups» er kjent funksjonalitet fra Yammer, som Microsoft nå utvider til Office 365.
Det går ut på at man kan opprette en «gruppe» fra enhver applikasjon i Office 365. Det utløser straks tilgang til felles meldinger (via Yammer), kalender, dokumentbibliotek og innboks for felles e-post. En gruppe kan lukkes om nødvendig. Standardinnstillingen er at den er åpen.
Inline Social Experience
Microsoft sier de har til hensikt å gjøre «sosial opplevelse» tilgjengelig ikke bare gjennom hele Office 365, men også i Microsoft Dynamics «og enhver annen viktig forretningsapplikasjon».
Det første utslaget dette får, er at det skal bli mulig å føre Yammer-samtaler inne i dokumenter lagret i Sharepoint Online og i OneDrive for Business, samt at det skal bli lett å sende oppdateringer, dokumenter og e-postmeldinger til Yammer fra Sharepoint Online og Outlook. Sharepoint Online er nettskyutgaven av Sharepoint. OneDrive for Business er bedriftsutgaven av Microsofts lagringstjeneste, tidligere kjent som SkyDrive Pro.
Det loves, en gang i framtida, at Yammer skal integreres med Lync og Skype (se bloggen Enterprise social and the future of work).
