De fleste virksomheter i stat og kommuner har en lang og tøff jobb foran seg for å kunne utnytte mulighetene som ligger i sikker digital postboks.
Statens Innkrevingssentral (SI) er den første som tar i bruk løsningen, og der i gården har de forberedt seg siden 2002.
– Det var da vi startet arbeidet med å kvitte oss med stormaskinene og satset på tjenesteorientert arkitektur, sier direktør Per Waage. SI gikk for Unix-baserte maskiner med Oracle som database og utviklingsplattform.
Modernisering
I dag har SI nettsider med selvbetjeningsløsninger, der andelen selvhjulpne brukere er oppe i 40 prosent. Mer moderne løsninger i bunn gjorde det mulig å forberede seg tidlig på digitalt førstevalg.
– Derfor meldte vi oss da Difi ønsket testbrukere av digital postkasse, forklarer Waage.
Sammen med Nav og Kreftregisteret jobbet SI tett med Difi i utviklingsperioden, og 18. november gikk den første sendingen derfra.
Mer enn PDF
Innsparinger av porto har vært det mest synlige argumentet i prosessen med digital postkasse.
Staten bruker 1 milliard kroner på frankering, og det meste skal kunne erstattes med elektroniske sendinger til Digipost eller E-boks.
– Men digital post må være noe langt mer enn å sende brev som en fil i pdf-format i stedet for konvolutt, sier SI-direktøren.
Han beskriver hvordan hans virksomhet har snudd både organisasjonen og it-systemene for å takle en digital dialog med brukerne.
Tidligere var hovedløpet å motta telefoner eller brev og svare med vedtak i form av brev. Seks fagavdelinger hadde hver sine oppgaver. Nå er de redusert til tre avdelinger som håndterer sakene basert mer på brukernes.
– Det er snakk om å tilpasse hele forretningsmodellen til interaksjon mellom etat og bruker. Først da vil vi kunne se de skikkelige gevinstene, ikke minst med tanke på kvaliteten på tjenestene, mener Waage.
Privat inspirasjon
SI tar sikte på mye av de samme funksjonene som folk kjenner fra private digitale tjenester.
– Når folk er i en vanskelig gjeldssituasjon, kan det hjelpe at de får bistand til å håndtere nedbetalingen på en måte de kjenner. Her ser vi for oss å bruke digital post til å legge fakturaer fra oss til betaling direkte i brukerens nettbank, forklarer virksomhetsarkitekt Axel Birkeland hos SI.
Felleskomponent
Her er oppdaterte it-systemer vesentlig for å kunne ta i bruk nye funksjoner.
Sammen med it-leverandøren Bouvet har etaten fått på plass en ny intern felleskomponent som gjør det mulig å hente informasjon fra det nye kontaktregisteret.
– Her finner vi informasjon om hvem som er registrert som brukere av digital post og hvem som har reservert seg. Nå kan fagsystemene hente data derfra direkte, sier løsningsarkitekt Øystein Jakobsen hos Bouvet.
Stuck med gamle systemer
– Poenget er at vi ikke kunne ha gjort slike grep uten en modernisert it-infrastruktur i bunnen. Det nytter ikke med gamle systemer, og her er det flere offentlige virksomheter som sitter litt «stuck», mener SI-direktør Waage.
Moderniseringen av Statens Innkrevingssentral:
Stormaskin ble byttet ut med Unix-baserte maskiner med Oracle som database og utviklingsplattform. Senere påbygget med SOA- og integrasjonsplattform fra Software AG for enklere etablering av en webløsning med tjenesteorienterte grensesnitt mot øvrige deler av innkrevingsløsningen hos SI.
Ny sikkerhetsarkitektur mer tilpasset interaksjon med innbyggerne, blant annet gjennom bruk av Id-porten.Porto først
IT-direktoratet Difi deler Waages oppfatning om at mange har en stri jobb foran seg.
– Hovedmålet er digital dialog, men dette er en omfattende prosess og krever at vi bygger sten for sten, sier fagdirektør Birgitte Egset. Hun leder Difis program for sikker digital post.
Etter SI som førstemann, skal Nav ta i bruk digital post etter nyttår. Flere følger på utover vinteren og våren.
I første omgang er det snakk om å hente ut portogevinsten.
– Til å begynne med tar vi tak i selve utsendelsesprosessen. Det er forskjellig hvor langt de ulike virksomhetene har kommet med sitt digitaliseringsarbeid. Men det er ingen tvil om at de store gevinstene ligger i å få digitalisert arbeidsprosessene, sier Egset til digi.no.
Les også:
- [27.01.2015] Bruker barn til å markedsføre Digipost
