Sparing er inn. Ofte er det ensbetydende med å fortsette å bruke PC-ene og serverne fra tre-fire år tilbake. Peter Esser, ansvarlig for volumprodukter hos Fujitsu Siemens – hvorav PC-er – mener denne holdningen tvert i mot fører til unødvendig store omkostninger. Han mener organisasjoner bør bytte ut PC-parken i gjennomsnitt hvert tredje år.
– Det lønner seg å foreta realistiske kalkyler og få fram skjulte kostnader, framfor å stirre seg blind på prisen på nye maskiner, mener Esser. – Vi har en rekke eksempler på at hvis du sammenlikner utgiftene ved å fortsette å bruke gamle maskiner, mot det det koster å kjøpe og bruke nye, er det siste klart rimeligere.
Esser minner om den gamle kjensgjerningen at utgifter til selve maskinvaren bare er en brøkdel av det en PC faktisk koster organisasjonen.
– Det er en rekke faktorer som spiller til fordel for nye PC-er framfor gamle. Du har for eksempel bedre sikkerhet, noe som veldig raskt kan slå inn på kostnadssiden. Gamle PC-er går raskere i stykker, og garantien er som regel utløpt, slik at serviceutgifter blir større. Operativsystemene er mer ustabile, og supportkostnadene følgelig større. De nye systemene har dessuten flere tjenester som bidrar til økt effektivitet. De lar deg følge med på nye trender som kan bedre arbeidet, for eksempel enkel bruk av digitale kameraer. Nye maskiner har gjerne funksjoner for å slå seg selv av når de ikke brukes. Det sparer strømutgifter, og det sparer miljøet. Det er også målbart at folk arbeider mer effektivt på raskere og mer tiltrekkende maskiner.
Fujitsu Siemens har utarbeidet en kalkulator for å beregne de samlede eierkostnader i ulike typer miljøer. Denne kalkulatoren er stilt til rådighet for salgsavdelingene og for selskapets partnere.
– Poenget er å kartlegge alle de indirekte kostnadene samtidig med at du får fram alle de direkte kostnadene. I ett eksempel brukte en organisasjon 1000 PC-er og 500 bærbare som alle var rundt fire år gamle, altså kjøpt i den store oppgraderingsbølgen foran år 2000. Ved å oppgradere alle PC-ene så raskt som mulig i stedet for å fortsette å bruke de gamle, lå denne organisasjonen an til å pare godt i overkant av 800.000 euro over en tre års periode.
Kalkulatoren sammenlikner gamle og nye Windows PC-er.
– Hensikten er ikke å argumentere for Linux eller tynne klienter, selv om vi selvfølgelig kan levere dette om ønskelig. For de som vurderer drastiske miljøendringer, må det kalkuleres spesielt. Kalkulatoren jeg snakker om her, dreier seg om miljøer som er fornøyd med det de har, og som tror de vil spare penger på å fortsette å bruke det. Her prøver man gjerne å overbevise seg selv om at det ikke lønner seg å skifte ut. Det vi viser er at dersom du ikke er villig til å regne på det, vil du tape penger.
Esser anbefaler å oppgradere den grunnleggende programvaren, samtidig som man bytter til nye PC-er og moderne Windows.
– Den nye Office System 2003 har en rekke framskredne egenskaper som bedrifter bør se på som en mulighet til å effektivisere sitt arbeid.
Mye kan også gjøres på serversiden.
– Et enkelt eksempel er å konsolidere Exchange-servere. Vi har eksempler på kunder som har redusert fra 30 til 3 Exchange-servere, og samtidig fått bedre tjenester og ytelse. Tenk på hva man sparer ved å slippe å forhold seg til 27 atskilte servere.
Oppgraderinger bør gjennomføres over en så kort periode som mulig, mener Esser.
– Den tiden organisasjonen må kjøre på overlappende systemer er svært kostbar. Det lønner seg å redusere denne tiden til et minimum.
En grunn til at man nøler med å fornye maskinparken, er at investeringen tærer på likviditeten.
– Vi har finansieringsordninger, svarer Esser. – Du behøver heller ikke bekymre deg for hva som skjer med det gamle utstyret. Vi tar det tilbake. Noe selger vi til land der det er lønnsomt å bruke eldre utstyr, resten plukker vi fra hverandre for å gjenbruke komponentene. Vi har satset på gjenvinning og miljø i mange år. I dag er det mindre enn ti prosent avfall fra gjenvinningsrutinene våre.
