Av Charlotte Johannessen og Tor Anton Gaarder, Arkivverket
Debatten om bruk av skytjenester i offentlig sektor har så langt vært konsentrert om juridiske hindringer, og arkivlovens § 9 bokstav b har fått spesielt mye oppmerksomhet.
Hvilke hensyn de forskjellige hindringene skal ivareta har derimot i liten grad blitt utredet.
Ikke se deg blind
Arkivlovens system bygger på at ansvaret for arkivet ligger hos enten arkivskaper eller hos Arkivverket. Private aktører skal som hovedregel ikke besitte offentlig arkivmaterale.
Utfordringene som oppstår når offentlig arkivmaterialet skal inngå i skytjenester er altså ikke bare at materialet kan forlate landet, men at det ikke lenger oppbevares i et offentlig organ.
Det er derfor viktig å ikke se seg blind på arkivlovens utførselsforbud, men helhetlig vurdere hvordan viktig dokumentasjon skal sikres for samtid og ettertid.
Les mer: Skyarkiv i utlandet er ulovlig
Innenlands
Arkivlovens virkeområde strekker seg ikke ut over Norges grenser, og tilsyn med lagring av arkivmateriale i utlandet vil derfor vanskelig la seg gjøre. Tredjepartsrevisjon vil kunne legge til rette for internkontroll, men vil neppe kunne erstatte tilsyn fra en offentlig tilsynsmyndighet.
En opphevelse av utførselsforbudet kan også få betydning for andre offentlige aktører. Utførselsforbudet sørger nemlig for at de som utfører oppgaver i tilknytning til arkivet er underlagt norsk jurisdiksjon.
Dette medfører blant annet at de er bundet av personopplysningsloven, sikkerhetsloven, informasjonssikkerhetsforskriften, plikten til å gi innsyn etter offentleglova og forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt.
Les også: – Bør tillate lagring i utlandet
Utgangspunktet
Arkivloven inneholder ingen bestemmelser som direkte regulerer lagring av arkiver i nettskyer, og er i utgangspunktet ikke til hinder for en slik løsning.
Det følger allikevel av arkivloven § 9 bokstav b at ”arkivmateriale ikkje [kan] førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningmessige eller rettslege bruken av dokumenta.”.
Når det er lagt til grunn at den fysiske lagringsplassen avgjør hvor dataene befinner seg, følger det naturlig av denne bestemmelsen at overføring av arkivmateriale til servere som befinner seg i utlandet bryter med forbudet om utførsel.
Flere har imidlertid stilt spørsmål ved denne tolkningen og vil påstå at bestemmelsen ikke får anvendelse på bruk av skytjenester i utlandet fordi dagens databehandling ikke var noen realitet da loven ble utarbeidet.
Fravær av en lovregel betyr imidlertid ikke at man uten videre kan slå fra seg problemet. Selv om arkivloven ble til i en tid da papirarkiv var normalen bør det være liten tvil om at loven også gjelder for elektronisk arkivmateriale.
Det er klart at det finnes flere forhold som lovens forarbeider ikke har drøftet, og som loven ikke tar særlig stilling til. Hensynet bak loven må i så fall være førende for tolkningen.
Så du denne? Vil bygge e-arkiv med åpen kildekode
Unntaket
Mange har nok også blitt oppmerksomme på at det finnes unntak fra hovedregelen.
Forbudet mot utførsel gjelder nemlig ikke når utførsel er en nødvendig del av den forvaltningsmessige eller rettslige bruken av dokumentene.
Det framgår imidlertid av forarbeidene at unntaket fra utførselsforbudet er ment å åpne for å føre arkivmateriale ut av landet i situasjoner av midlertidig karakter knyttet til behandlingen av enkeltsaker. En slik situasjon kan for eksempel oppstå ved internasjonal møtevirksomhet, men ikke ved permanent lagring av offentlige arkiver i utlandet.
Les også: Oracle sender alt opp i skyen
Sikkerhetskopien avgjør
Ifølge arkivforskriften § 2-10 skal arkivskapere som benytter elektroniske arkivsystemer ta en sikkerhetskopi av databasen hver dag. Siden sikkerhetskopien skal erstatte den orginale databasen ved et eventuelt tap, er den underlagt de samme betingelsene som orginalen.
Utførselsforbudet gjelder altså også sikkerhetskopien.
Regelverket er derimot ikke til hinder for utførsel av eventuelle andre kopier. Så lenge det komplette arkivet samt sikkerhetskopien befinner seg i Norge, kan andre lagringsområder med eventuelle kopier befinne seg i utlandet.
Det er heller ikke slik at alle dokumenter som kommer inn under lovens arkivbegrep har verdi som dokumentasjon, og det er derfor innført regler om arkivbegrensning. Dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal følgelig holdes utenfor arkivet, og er ikke omfattet av utførselsforbudet.
Arkivloven har således aldri vært noen absolutt hindring fra å benytte skytjenester, men den forutsetter at selve arkivet lagres i Norge.
Les gjerne: Ubåtbunker ble datasenter
Kun to søknader
Det har jevnlig vært påpekt at arkivloven § 9 åpner for at Riksarkivaren ved særskilt samtykke kan tillate utførsel av arkivmateriale. Det er videre blitt omtalt som lite heldig at Riksarkivaren velger å ikke benytte denne muligheten.
Dispensasjon har imidlertid blitt innvilget ved flere anledninger, hovedsakelig ved midlertidig utførsel av papirarkiv for skanning i utlandet.
Selv om Arkivverket har mottatt stadig flere spørsmål om hvordan regelverket forholder seg til skytjenester, har likevel kun to av disse vært en konkret søknad om særskilt samtykke til å lagre offentlig arkivmateriale på servere utenfor Norge.
Slik lagring fører med seg mange og ulike typer problemstillinger som må utredes nærmere. Ettersom en tilsvarende søknad aldri har vært behandlet tidligere, vil det nødvendigvis ta noe tid.
Hva utfallet blir er fortsatt uvisst. Spørsmålet er oppe til offenlig debatt, og det er foreløpig ikke tatt stilling til om det er aktuelt å vurdere endringer i arkivloven eller arkivforskriften for å legge til rette for skylagring i utlandet.
Kommunal- og moderniseringsdepartementet er også i ferd med å utarbeide en nasjonal strategi for bruk av skytjenester. Alt dette er forhold som kan påvirke hvordan Riksarkivaren håndterer saken.
Datastrøm
Skyløsninger omfatter imidlertid ikke bare lagring. Det finnes flere tilgjengelige tjenester som ikke innebærer permanent lagring av dokumentasjon, slik som kontorstøtte, kommunikasjon og samhandlingsverktøy.
Ved en kontinuerlig overføring av dataene til en server som er plassert i Norge kan det faktisk tenkes at et særskilt samtykke fra Riksarkivaren ikke er nødvendig.
Det er heller ikke all offentlig dokumentasjon som er like verdifull, og forskjellige dokumenter er derfor underlagt ulike bestemmelser. For eksempel følger det av Riksarkivarens forskrift kapittel IX B krav til systemer, formater og lagringsmedier at kravene for bevaringsverdige dokumenter er langt strengere enn for dokumenter som tillates kassert etter 10 år.
Les også: «Vi har alle forutsetninger for å bli verdens grønne hukommelse»
Langtidslagring
Hvorvidt informasjon i systemet skal langtidsbevares, og hvor lang kassasjonsfristen skal være, har altså betydning for hvilke arkivfaglige krav som stilles til nye systemers funksjonalitet. Det virker derfor rimelig å legge til grunn at tap av dokumentasjon som tillates kassert er mindre alvorlig enn tap av viktig forvaltningsmessig dokumentasjon som er underlagt bevaringsvedtak.
En verdivurdering av arkivet bør derfor være en del av risikovurderingen og beslutningsgrunnlaget over hvorvidt det kan aksepteres at materialet inngår i en skyløsning.
Ikke alene
Riktig nok kan altså Riksarkivaren gi særskilt samtykke til at arkivmateriale føres ut av landet.
Et særskilt samtykke skal imidlertid legge til rette for et unntak, og kan ikke brukes til å etablere en ny normalordning. En slik fremgangsmåte kan medføre at utførselsforbudet som Stortinget har vedtatt blir satt til side.
Saken er i det hele tatt av en så viktig og prinsipiell karakter at flere enn Riksarkivaren bør trekkes inn i behandlingen av spørsmålet.
Dersom det er ønskelig å gi en generell adgang til å benytte skytjenester som medfører lagring av offentlige arkiver på servere i utlandet bør dette utredes grundig, forankres i lov og reguleres nærmere i forskrift.
Så du denne? Bergen bryter reglene for arkivering av epost
