Oslo kommune har drøyt 50 ulike saks- og arkivsystemer. Et for hver av hovedstadens offentlige virksomheter. Grunnen er at de har kjørt en såkalt desentralisert driftstruktur.
Det skal det bli slutt på. Alle de nevnte skal konsolideres ned til ett enkelt system fra én leverandør.
Avgjørelsen er viktig fordi dette er en veldig viktig brikke i digitaliseringen av tjenestene til byens innbyggere og næringsliv.
Prestisjeoppdraget er vunnet av Acos, som skal levere sitt produkt Websak til en av landets største arbeidsgivere. Kommunen har over 50.000 ansatte.
Leveransen har en anslått verdi på minst 50 millioner kroner, men prislappen kan også bli en del høyere. Oslo kommune blir Acos sin største kunde.
– Når det gjelder kjøpsavtalens varighet er den satt til 9 år, med en tilhørende vedlikeholdsavtale som vil gjelde for tilsvarende periode per virksomhet, basert på når siste virksomhet setter WebSak i drift. Så dette kan gå over en lengre periode, men som er avhengig av når de ulike etatene/bydelene implementerer løsningene våre, opplyser Acos.
Alle de 53 kommunale virksomhetene, inkludert etater og bydeler skal etter hvert ta i bruk det samme sentraliserte systemet. Det starter nå med pilotfase i utdanningsetaten, samt utviklings- og kompetanseetaten før videre spredning i 2017 og i flere år fremover.
En av de aller viktigste brikkene kommer på plass
– Nå anskaffer vi en eArkiv-løsning som blir standard for alle virksomhetene på tvers av våre sektorer. Det vi har lagt vekt på, utover det tradisjonelle med funksjonalitet, er integrasjonen med digitale tjenester til innbyggere og næringsliv. Den integrasjonen er det aller viktigste med denne anskaffelsen, sier Tron Kallum som leder seksjon for digitalisering i Oslo kommune, til digi.no.
Hovedstadens politikere har i flere perioder varslet en kraftig digitalt opprustning. I flere år har Oslo blitt kritisert for spinkelt tilbud av digitale innbyggertjenester, blant annet av bransjeorganisasjonen IKT-Norge.
Kallum bekrefter nå at valget om «konsernmodell» med ett felles saks-, dokument- og arkivsystem er en svært viktig brikke i digitalisering av tjenestene.
– For å få fart på digitaliseringen er dette en av de største og viktigste komponentene, det er helt klart, sier han.
Nå sitter det utallige saksbehandlere med dobbeltarbeid og en praksis der manuelle rutiner, utskrift og arkivering av dokumenter i papirform er en del av hverdagen.
Penger, tid og miljø spart
Gevinstene ved å modernisere eller digitalisere vil trolig være enorme, men er ikke fullt ut beregnet av kommunen. Seksjonsjefen ramser opp noen fordeler i form av sparte kroner, miljøgevinst, tid spart både for administrasjon og innbyggere.
– Det er klart det er store gevinster ved å samle oss om ett system. Men det vi må se nærmere på er særlig gevinsten i spart saksbehandlingstid og tid for innbyggerne. Det begynner vi å få noen tall på. Eksempelvis ved nabovarsler ved byggesaker. Du slipper å dra til plan- og bygningsetaten, ta ut papirer og betale 500 kroner for det. Du kan gjøre det hjemme og det koster deg ingenting. Da får ikke kommunen de pengene, men etaten frigjør tid til å jobbe med de tyngre sakene. Det er et stort bilde, sier sjefen for digitalisering-seksjonen.
– Blir dere nå kvitt papirarkivene?
– Det gjør vi med denne løsningen, sier Kallum og legger til at Oslo kommune før omleggingen årlig sender ut rundt 2 millioner papirbrev.
Acos må ansette
Det norske IT-selskapet Acos varsler at de skal rekruttere flere ansatte som følge av kontrakten, som ble vunnet i konkurranse blant annet med rivalen, Tieto-eide Software Innovation.
– Dette er med på at vi kan satse enda mer på kjerneområdene våre. Vi skal utvide staben. Det er litt tidlig å si hvor mange, men vi har allerede utlyst flere ledige stillinger, sier daglig leder Bent-Inge Storheim i Acos til digi.no.
Selskapet som ble etablert for 19 år siden har i dag 122 medarbeidere. Det er fordelt på hovedkontoret på Straume utenfor Bergen, der utvikling, support og testing foregår, og et avdelingkontor i Oslo med konsulenter som jobber med innføring av løsningen hos kunder.
Kravene i anskaffelsen til storkunden Oslo kommune gjør at Websak også skal videreutvikles. Det blir til funksjonalitet som blir del av Websak for alle kundene.
