Dette er teknologien Norges travleste teater ikke hadde klart seg uten

Et teater er ikke det første man tenker på når temaet 'avansert drift av IT-tjenester' tas opp, men så er Riksteatret noe for seg selv. Med mer enn 450 forestillinger i 70 byer og tettsteder fordelt på et dusin oppsetninger i året, er det mye å holde kontroll på. Derfor tok Riksteatret i bruk IT som verktøy allerede på 70-tallet.

Hvordan forteller man en regissør eller skuespiller at teknologien til teaterets IT-avdeling er en viktig del av virksomheten? Ganske likt som på en «helt vanlig» bedrift viser det seg i Riksteatrets lange erfaring med IT-drift.

Riksteatret har brukt brukt IT-løsninger i snaut 40 år for å holde showene gående, ikke uten utfordringer.

– Jeg tror det var primært regnskap og slike tjenester, og fra hva jeg har hørt hadde de også hullkortløsninger, sier teaterets IT-dirigent Bjørnar Ellingvåg i Riksteatret.

I den tiden han har vært på Riksteatret, og i god tid før det, har Riksteatret vært tidlig ute med å ta i bruk innovative løsninger for daglig drift. Kanskje de er inspirert av teaterånden?

Kunstnere krever avansert teknologi

Myten om kunstnere som ikke interesserer seg i teknologi er grundig avlivet hos Riksteatret. Faktisk krever jobbene til teaterets kunsteriske stab mer av IT-avdelingen enn det man forventer i en «vanlig» bedrift med åtte til fire-stillinger.

– Det er omtrent de samme utfordringene som jeg hadde med en entreprenør, mye aktivitet, mye reise, sier Bjørnar. – Det er en organisasjon som jobber døgnet rundt, det er krav fra de ansatte om at alt skal være tilgjengelig hele tiden.

Ingen vet når inspirasjonen slår til, og Bjørnar har fått et par henvendelser om hvorfor en av serverne absolutt måtte omstarte midt på natten da en av regissørene var mest kreativ og ønsket å holde arbeidet gående.

I sann teaterånd skal de nå bli enda friere, denne gangen fra store og dyre løsninger som står nede i kjelleren. Omleggingen av IT-driften betyr også en endring av fokus, fra å være tradisjonelt orientert på utstyr og tekniske løsninger, til å sette brukeren i rampelyset.

– Mitt mål nå er å frigjøre oss fra den lokale infrastrukturen, spesielt filserveren, sier Bjørnar. Så kan man lure, hva slags behov har et teater for avanserte filservere? Bortsett fra en liten administrasjon kan det da ikke være mange med tunge krav til tjenestene?

Videoproduksjon gjør scenen «større»

Virkeligheten er langt unna, Riksteatret har forlengst tatt i bruk avanserte videoteknikker i scenografien, og gjør opptak av forestillingene løpende. For scenografien, siden mange av forestillingene foregår på små scener rundt om i hele landet, må kulisser lages som videobakgrunner.

Alt av media Riksteatret lager, er til bruk for de ulike lokalene som velger å kjøpe inn en forestilling. Dermed må de få enkel tilgang til markedsføringsmateriale som bilder i høy kvalitet. – Alle våre bilder er høyoppløste for å brukes i plakater, og vi tar video alle forestillinger. Arkivet er fylt med video tilbake til 70-tallet forklarer Bjørnar.

Det betyr mye lagring, og distribusjon av store filer til omreisende grupper.

Store krav til tross, ambisjonen til Riksteatrets IT-satsning skal gjøre det like naturlig å jobbe på veien som på kontoret. Tidligere har Riksteatret basert seg på en tynnterminal-løsning, men har nå tatt steget over i en klientbasert løsning med nettsky som leverandør av tjenestene til brukerne.

– Når vi kommer det punktet jeg ønsker vi skal være, er det ikke forskjell på å være utenfor huset eller innenfor. Kanskje en liten ekstra autentisering, sier Bjørnar.

Har kjøpt sin siste server - noensinne

På serverrommet står det nå en alt-i-ett-løsning fra Dell, VRTX som har all lagringsløsning for kontorbrukerne i Riksteatret, server og switch installert. Bjørnar er godt fornøyd med den, men påpeker at den tilhører en annen generasjon IT-løsninger.

– VRTXen er nok den siste infrastrukturen vi kjøper inn, sier han. Før Riksteatret gikk over til Dells VRTX-løsning, ble det gjort en større operasjon i 2010 da hele datarommet ble virtualisert. Det sparte mye penger i det lange løpet, men var en betraktelig investering da innkjøpet ble gjort. I samråd med daværende Norsk Data Senter, som nå er en del av Dustin, falt valget på Dell for å spare plass, penger og ressurser. - Investeringen vi gjorde i den ble langt billigere enn datarommet i 2010, og vi fikk raskere bedre systemer med mer lagring, sier Bjørnar.

Nå som Riksteatret står på kanten til enda et IT-generasjonsskifte, har de valgt å samarbeide videre med Dustin, i tillegg til andre partnere. Det er et resultat av et samarbeid like langt som Riksteatrets IT-historie selv. Da IT-satsningen startet med hullkort og EDB, var det Norsk Data Senter på Moss som stod for leveransen. 

– Riksteatret levde med NDS mange år, som en leverandør der man kjøpte det man trengte av IT-ting og tjenester. Etterhvert ble det mer fokus på rammeavtaler i det offentlige, for å gjøre det riktig i forhold til revisjon. Så i 2012 gikk vi inn i en rammeavtale der NDS vant et anbud, forklarer Bjørnar.

Rammeavtalen var starten på et samarbeid som nå har gitt gode resultater for begge parter. Riksteatret har fått en profesjonell aktør som kan levere innenfor et stort spekter av varer og tjenester. Overgangen til skybasert plattform var en av de større utfordringene Bjørnar trengte en sparringpartner til å planlegge og skisse opp konturene av før han kunne presentere planen. Hos Dustin fant han Mikkel Govenius, som tok på seg sparringpartnerrollen.

– Vi satte oss ned for samtaler ganske tidlig, og fant fort ut at det som er unikt med Riksteatret er at de har en IT-strategi hvor man involverer leverandøren, sier Govenius. Involveringen betyr at prosessen med å lage en løsning som Riksteatret kan dra maksimal nytte av, ikke har vært et rent salg, men en dialog. En samtale der man lærer hverandre å kjenne, og finner frem til de gode løsningene og implementerer dem. Ikke kun salg, og heller ikke kun et kjøp.

– Det har vært en kontinuerlig prosess som vi har utført sammen med Riksteatret, forklarer Mikkel.

Hentet inn eksterne impulser

Fra starten av ble det klart fra Bjørnars side, at han skulle hente inn flere meninger om leveransen enn sin egen.
– Jeg skal ikke være den som har alle innspillene, og da ble det naturlig å trekke inn en leverandør til å snakke om situasjonen. Han gikk enda lenger, og trakk ikke inn bare én leverandør, men fire.

– I tillegg trakk vi inn tre andre leverandører, kjørte en workshop med hver av dem, gjorde en oppsummering, gjorde en leverandørvurdering, og da ble det Dustin som hovedleverandør, oppsummerer Bjørnar. I tillegg kom andre aktører på maskinvare og programvare.

Handler om menneskene

Når Bjørnar ser tilbake på et langt år med mye forandring, og tenker på hvordan fremtidens IT-systemer for Riksteatret blir mer og mer skyorienterte, er han godt fornøyd med resultatet av arbeidet.

– Det er viktig, at vi har klart å snu fokuset på IT fra å være tradisjonelt rettet omkring systemer og tekniske løsninger, til å sette brukeren i fokus. 

Les mer om Dustin, tjenester og infrastruktur