Enkelte selskaper har smartere IT-løsninger enn andre – dette er ett av dem

Idet du mykt blir presset mot seteryggen og letter fredfullt mot himmelen fra Oslo Lufthavn, har et arsenal av mennesker, kjøretøy og IT-systemer jobbet hardt i kulissene. Før hvert enkelt fly kan ta av må et hundretalls mennesker gjøres rede for, flere hundre kofferter håndteres, spesialbagasje løftes inn og rulletrapper kjøres frem. Enkelte passasjerer skal gjerne ha assistanse for å komme ombord, flyet må bakkes ut og sprøytes tomt for snø og is vinterstid.

At alt dette, og mer til, går unna knirkefritt i løpet av bare noen titalls minutter er jobben til flytjenesteselskapene. En av de største aktørene i Norge er Aviator, som sørger for at fly og mennesker flyter som tiltenkt på 21 flyplasser i Norden og Storbritannia. Det er en krevende øvelse, og med seg på laget for å få reiselystne passasjerer opp og over skyene, er et nytt og moderne IT-system. 

– Dette har forenklet alle deler av hverdagen vår betraktelig. Hele selskapet er forent om én felles løsning, som både hjelper oss å utføre alle oppgavene vi gjør ute ved flyene på flyplassen, og i administrasjonen. De som håndterer flyene får mye mer tid til å faktisk jobbe, ikke føre logger i regneark på kontoret, sier John S. Auganes, IKT-koordinator i Aviator. 

Dette er historien om hvordan et selskap på rekordtid erstattet tunge og manuelle rutiner med en helautomatisert IT-løsning som har spart selskapet store summer, og gjort de mer konkurransedyktige.

Tusenvis av brukere på tre måneder

Selskapet Aviator er resultatet av en serie av fusjoner i flyhåndteringsbransjen. Røros Flyservice og Norport Ground Handling, samt tre til, brakte hvert sitt system og sett med rutiner inn i det nye selskapet. I 2013 ble det nødvendig å få på plass en helhetlig IT-plattform, slik at alle kunne snakke samme språk, og dele informasjon på tvers av landegrenser og ikke minst fra flyplass til flyplass.

En av de som var med på å designe og gi råd til en løsning for fremtiden, var Christoffer Lokrheim i Atea. Han jobbet tett sammen med Aviator, lokale eksperter fra Atea i Bergen, strategiske partnere som Microsoft og flere.

– Plattformen skulle la alt fra bagasjestuere til toppledere få tilgang til og dele erfaringer fra én flyplass til en annen, umiddelbart. Løsningen ble implementert på 2-3 måneder for tusenvis av brukere som skulle gå til jobb til et nytt og fungerende IT-system over helga. Det var hektiske tider, mimrer Lokrheim.

I kjernen av IT-løsningen ligger nettsky-plattformen Office 365. Herfra har alle ansatte e-post for kommunikasjon, og Sharepoint for å samle dokumenter slik at de kan deles på tvers av organisasjonen. I tillegg har de to sammen bygget opp et rikt intranett basert på AteaRapid, lagret lokalt i Norge. Her kan hver enkelt ansatt logge seg inn for å se mail, lese og dele dokumenter, og ikke minst få tilgang til opplæringsmateriale. 

At løsningen er basert på Office 365 har også gitt selskapet en fleksibilitet i særklasse. Om Aviator vinner en ny kontrakt for tjenesteleveranse på en ny flyplass, kan de i teorien møte opp én uke etter og være klare for jobben. Siden IT-systemet ligger i nettskyen, trenger de bare tilgang til Internett for å ha alle systemene på plass. 

– Flere måneder med nettverksmigrering, kabling, tastaturer til ansatte og alt slikt er nå en saga blott. Er det nett i veggen, så logger de ansatte bare inn på en nettside og er i gang med arbeidet, sier Lokrheim.

Tre eksempler på smarte løsninger

Med IT-systemene får de som håndterer flyene mye mer tid til å faktisk jobbe, ikke føre logger i regneark

John S. Auganes

Aviator tar også i bruk en rekke mindre programmer til hver av yrkesgruppene på en flyplass. For det første har Aviator i Ateas sky bygget opp en database som samler inn all informasjon om flyene som kommer inn. Antall mennesker, antall barn, hvor mye bagasje det er snakk om, hvordan denne er lastet i flyet og alle slike detaljer. Denne informasjonen blir så kvernet på av systemet, og danner grunnlaget for arbeidsoppgavene som deles ut, for eksempel hvor mange bagasjestuere som trengs, og hvordan de skal laste flyet. Dataene har gjort det mulig å lage flere smarte enkeltløsninger:

– Vi laget et eget program for de-icing av fly. Operatøren i bilen kan enkelt trykke «start» på nettbrettet, sprøyte, trykke «stopp». Da vet Aviator med en gang hvilket fly som er sprøytet med hvilken type væske, og hvor mange liter som gikk med, slik at de automatisk kan sende en faktura. Det er ingen manuelle oppgaver, sier Lokrheim, før Auganes følger opp:

– Slike enkle løsninger gjør at vi får bedre produktivitet. De ansatte kan fokusere på jobben, og må ikke inn på kontoret, logge på en PC og bruke tid på å taste inn hva de har gjort i løpet av dagen, sier han. 

Et tredje eksempel er at IT-plattformen også brukes for opplæring, spesielt om det er en ny rutine de ansatte må sertifiseres på. Som en operatør på en flyplass må selskapet få ut informasjonen til de ansatte som den gjelder, og få en bekreftelse tilbake på at den nye rutinen faktisk er lest. 

– På Intranettet har vi en løsning der rutineansvarlig kan laste opp en instruks, definere hvem som må lese den og så sende den ut. Hver enkelt ansatt må da huke av for «lest og forstått», slik at vi vet de har fått rutinen ut, forteller Auganes.

Kostnadene svinger med flytrafikken

Trafikken på de nordiske flyplassene svinger stort gjennom et år. Ved starten av sommerferien vil det være langt mer aktivitet på rullebanene enn om høsten, samtidig som førjulstiden byr på langt større trykk enn de første dagene av romjulen. Aviator må bemanne opp og ned i takt med svingningene, som betyr at de har et høyst variabelt antall brukere av plattformen og de tilknyttede lisensene.

– Det som er så fint med en løsning med Office 365 i kjernen, er at lisensene kan deaktiveres i takt med disse svingningene. Samtidig er det stor forskjell på hva de ansatte trenger tilgang til. Stuerne trenger ikke å skrive eller lagre dokumenter, for de holder det å kunne lese et enkelt dokument for å motta et oppdrag. De har da en tjeneste med færre lisenser enn hva deres nærmeste sjef har, som må delegere oppgavene, sier Lokrheim

– Vi er i en bransje som svinger veldig, både i sesonger og med hvilke anbud vi har fått. Samtidig er det veldig lett for oss å legge til eller fjerne flere brukere samtidig, via portalen vår, forteller Auganes.

Tett partnerskap for nye løsninger

Lokrheim i Atea husker fortsatt godt perioden i 2014 da han jobbet tett sammen med Aviator for å skreddersy løsningen til akkurat deres behov. De to partnerne har siden den gang hatt tett dialog for å utvikle nye løsninger basert på de behovene som dukker opp på en hektisk flyplass i stadig endring.

– Løsningen har gitt mye intern effektivisering, og fjernet opptil 90 prosent av de manuelle loggførings-oppgavene. Nå gjør de ansatte jobben sin, så går det rett til flyplassjefen for godkjenning og fakturautsendelse. Jeg vet nesten ikke hvordan vi hadde gjort det i dag uten denne IT-plattformen, sier Auganes.