Er du møkk lei uproduktive møter? Dette er ekspertens seks beste råd!

Hold orden i hodet og på bordet.

Det er ikke få møterom og kontorpulter rundt om i landet, der kablene ser ut som rottereir. Merkelig nok, siden det er noe av det enkleste å rydde opp i, med små grep. En lekker arbeidsplass skaper også bedre miljø, og gjør arbeidsdagen lettere.

Grepene alle kan gjøre nå er enkle:

– Skjul mest mulig kabler, og dytt mest mulig under pulten. Har du ikke hull i pulten, så borrer du et, sier Odd.

Sørg også for at enhetene på pulten samarbeider best mulig. Det er mange muligheter for å kutte ned på rotet med litt enkel planlegging, som ikke tar mer en et par minutter mens du tar en prat med jobbnaboen.

På møterommet kan en bordbrønn utgjøre en stor forskjell, ved å lagre alle ledninger på en plass og stue dem unna når de ikke trengs.

Finn en bordbrønn som rydder opp » 

Gjør jobboppgavene på samlebånd

Når utstyret er på stell, og gjerne ikke mer avansert enn det behøver å være, ser Odd mot folks vaner for møter og hva de egentlig vil få gjort når de er på jobb.

– Mye av dette handler ikke om teknologi, det hander om å være ryddig i hodet og hva du ønsker av en arbeidsplass.

Selv har han delt inn uken i bolker, og behandler bolkene forskjellig. Det gir en mer effektiv arbeidsdag, siden man slipper å bytte mental modus innenfor samme dag.

– Jeg pleier å bolke inn uken i møtedager og ikke-møtedager. Eller produksjonsdager og ikke produksjonsdager, for å si det på en annen måte. Mandag er en typisk produksjonsdag, der du gjør unna ting, skrive mailer, gjøre fakturaer og slikt. Det handler om å samle opp mest mulige like oppgaver som kan gjøres i serie. Andre dager fylles opp med møter, så jeg er i den modusen.

Ta med PCen på møtet, men bruk den riktig

Det er fasjonabelt å råde bedrifter til å ikke ta med PCen i møter. Å la det viktigste arbeidsverktøyet stå igjen på en kontorpult er ikke den beste anvendelsen av den, mener Odd. Da er det bedre å oppfordre til fornuftig bruk av den under møter:

– Noen har med seg PCen som brukes aktivt på møter. Da kan noen lage møtereferat øyeblikkelig, det er veldig effektiv anvendelse av egen og andres tid. Derfor er jeg ikke så bastant på det å ikke ha med PC.

Telefonen kan du imidlertid godt legge unna under møtet, mener Odd.

– Der passer det bedre å ha en regel på å ikke ta den med, og heller gjøre unntak for de som er i budrunde eller har noe veldig viktig fore.

Sørg for klar prioritering av oppgaver

Odd har en klar filosofi på hvordan hans saksgang går: – Det handler om å behandle dokumenter færrest mulig ganger. Jeg har en filosofi: Et papir eller epost skal behandles kun én gang. Skal jeg forholde meg til det så leser jeg det, hvis ikke, så kaster jeg det. Enten blir det gjort noe med det, ellers så går det i søpla.

Det er mange forskjellige måter å være effektiv på, men et av de mest effektive grepene er å kunne rydde i oppgaver tidlig, og gjøre en prioritering på hva som krever oppmerksomhet og ikke.

Den samme mentaliteten gjelder på møter. Dersom det ikke er gjort noen prioriteringer av hva alle deltagernes tid skal anvendes på, koker tiden ofte bort på møtet.

– Det skal lages et kort referat, og underveis lages handlingspunkter basert på det man kommer frem til, sier Odd.

Dermed er det lett å se hva som har blitt sagt, og hva som skal gjøres videre rett etter at møtet er ferdig. Om bedriften insisterer på å kun tillate notatblokk under møter, må noen renskrive disse og sende dem rundt. Vips, så er terskelen lavere for å lage et godt referat som alle kan lese.

Og selvfølgelig: – Deltakere skal møte opp i tide, hvis ikke oppstår det raskt en ukultur - og folk tilpasser seg ukultur raskt. Min tidligere sjef låste døren etter fem minutter, og etter det måtte vi banke på for å komme inn. Det var ganske flaut.

Hold teknologien så enkel og gjenkjennelig som mulig

– Om jeg skulle ha startet for meg selv i dag, og laget et lite møterom hvor folk lett får opp PCen skjermen, uten å styre med kabler, ville jeg ha valgt en Chromecast eller Apple TV, sier Martinsen.

Grunnen til dette er enkel. Slike enheter bruker teknologiske prinsipper som de fleste av oss kan forholde oss til. Prinsipper som vi bruker hjemme i de tusen stuer, og kan ta med til arbeidsplassen. «Bring your own device» som designfilosofi.

– Det er teknologi som ni av ti nordmenn bruker hjemme, slikt bringer en enhet raskt i drift. Men det finnes også løsninger som ikke er proprietære og støtter alle plattformer, slik at det ikke har noe å si om du har Android, iOS eller PC, sier han.

Ett eksempel er Kramer Via, som i tillegg til å være plattform-uavhengig gir mer litt mer avanserte funksjoner du raskt vil sette pris på. 

– Med Apple TV og Chromecast er bare én deltaker som kan delta i møtet, og når bedriften vokser kan brukerne ønske litt mer avanserte og proffe produkter, sier Martinsen.

Møteromsbordene er også ikke det enkle møblet de engang var. Nå er det kabler, kontroller og kontakter på bordene. Den enkle måten å løse dette på, er å skaffe et møteromsbord som er laget med tanke på moderne bruk, i stedet for å ettermontere kabelbokser og kontakter på et vanlig bord. Norske Leteng har utviklet et moderne møtebord, der alt bedriften trenger for å gjennomføre et møte er inkludert.

Les mer Letengs spesialdesigende møtebord »

Sett av tid til forberedelser

Å være forberedt på et møte, eller til en arbeidsdag, mener Odd er undervurdert. Spesielt på møtefronten. «Morsomme» kaffekopper med teksten "I tvil om hva du skal bruke arbeidstiden på? Kall inn til et møte!" har mer for seg en mange har lyst til å innrømme.

Han legger ansvaret tyngst på den som leder eller har innkalt møtet, for de fleste ønsker ikke å si nei til en invitasjon samme hvor mye annet en har å gjøre.

– Jeg er opptatt av at den som leder møtet har satt av tid til, og gjort forarbeidet sitt. Ofte inviterer folk inn til brainstorming uten en klar agenda mer enn noe annet, sier Odd.