Denne løsningen gjør livet lettere for idrettsklubber

Det er krevende å drive en idrettsklubb. Mange har kjent på frustrasjonen ved å måtte bla gjennom ringpermer og protokollbøker fra flere år tilbake, samtidig som de har sine private dokumenter trygt lagret i en skytjeneste. Med brev og dokumenter, lister over kontaktpersoner og e-poster er det mulig å holde styr på det hele – men et eget, digitalt klubbkontor ville vært bedre. 

Bjørn Høivik i Atea er selv leder av håndballgruppen i Høybråten og Stovner IL, og kjenner godt til frustrasjonen som kan oppstå når papirene går i krøll. Under et foreldremøte i 2013 ble det foreslått at han kunne bli webansvarlig for klubben, og det var da han først fikk et skikkelig møte med virkeligheten innen idretten.

– Da gikk jeg til min sjef, og spurte om jeg kunne ta en dialog med Norges Idrettsforbund for å se om vi kunne gjøre noe. Sammen fant vi ut hvilke elementer som måtte på plass, og i 2014 inngikk Atea og Norges Idrettsforbund en langsiktig avtale om å finne en ny og bedre vei for norske idrettsklubber, sier Høivik.

Mer nettsky, mindre ringpermer

Atea Klubb og Klubbkontor er en todelt løsning som gjør hverdagen enklere og mer oversiktlig for idrettsklubber rundt om i landet. Atea Klubb gir klubben en hjemmeside som gjør det lett å få oversikt over alle klubbens aktiviteter, mens Atea Klubbkontor gjør det enklere og raskere å drive styrearbeid og digitalisere arbeidet – uten flere ringpermer.

Løsningen gikk ut på markedet i januar i år, og resultatene har så langt vært veldig gode. Mange er interessert i å prøve ut nyheten, som gir tilgang til dokumenter, e-post, kalender og Office-pakken, med sikker lagring i nettskyen.

– I dag er det ofte slik at det kommer en og annen IT-kyndig inn i styret og lager noe for klubben. Et mål for oss var å lage en standard slik at man slipper å komme opp med tusen forskjellige lokale løsninger. Det gjør også at hver klubb løper mindre risiko, og får lavere kostnader, forteller Høivik.

På sikt skal Atea stå for driften så vel som selve løsningen, mens NIF skal ta seg av brukerstøtten. Det vil også komme et stort, eget samarbeidsforum i løsningen som lar forskjellige klubber snakke sammen, for eksempel for å planlegge felles aktiviteter. Allerede har Norges Seilforbund fått nye hjemmesider i samarbeid med Atea, og på sikt vil alle seilforeningene få tilsvarende løsninger, koblet sammen, så informasjon fra Seilforbundet vil spres nedover til de ulike foreningenes egne sider.

Sikrer informasjonen for fremtiden

Et annet eksempel er fleridrettslaget IF Fram Larvik. Laget har både fotball, håndball og skøyter, og de er godt i gang med Klubb og Klubbkontor. De forskjellige idrettene har egne styrer, men rapporterer til hovedstyret, hvor Jon Egil Ferdinand Jøsseng er daglig leder. Da han tiltrådte så han raskt et behov for å effektivisere klubbhverdagen, og valget falt på Atea som samarbeidspartner på grunn av helheten de kunne tilby.

– Med Atea fikk vi i pose og sekk. Den nye hjemmesiden er funksjonell og god, og er mye bedre enn den vi hadde tidligere. Som daglig leder bruker jeg Klubbkontor mye – alt av protokoller og dokumenter ligger der lagret og tilgjengelig, og de andre deltakerne i hovedstyret har også tilgang. Dette gjør vi for framtidige Fram, og fremtidige generasjoner. Målsettingen til hovedstyret er at alle i løpet av året skal være fullt inne i bruken av Klubbkontor, sier han.

Jøsseng mener løsningen med Klubbkontor ivaretar IF Fram Larviks behov på en god måte, med god tilgjengelighet og åpenhet i informasjonsflyten. Med økende krav om sporbarhet i kommunikasjonen innen idretten blir dette stadig viktigere, og Jøsseng mener Atea har løsninger som dekker behov andre aktører ikke ser. Som leder selv trekker også Bjørn Høivik frem viktigheten av sporbarhet og enkelt videreføring av informasjon.

– I stedet for at jeg bruker min private hotmail-adresse har jeg heller leder@klubben, som håndterer alle klubbsaker. Hvis jeg gir stafettpinnen videre neste år kan jeg da også levere all klubbens e-post videre. Da vil den nye lederen få tilgang til kontoen med et eget passord, og alt av historikk, dokumenter, e-poster og kontakter ligger klare, forteller han.

Langvarig samarbeid gir best forståelse

Grunnmuren i Atea Klubb og Klubbkontor er Atea Rapid, som også er utgangspunktet for idrettens egen samhandlingsplattform, IdrettsKontor. Den omfatter både intranett, dokumentarkiv, og styre- og prosjektportal. Kjetil Bakke er IT-sjef i Norges Idrettsforbund, og han forteller at løsningen forvaltes i et tett samarbeid mellom Atea og NIF. Det er NIF-IT som drifter løsningen.

– Dersom idrettslaget har planer i retning av en samhandlingsplattform anbefaler NIF-IT å se nærmere på løsningen Atea Klubb. Klubbkontor samler idrettslagets dokumentarkiv, protokoller og referater på ett sted, og gjør det tilgjengelig for både kommende tillitsvalgte og fremtidige generasjoner på en moderne teknologiplattform, fastslår Bakke.

Hele løsningen er basert på kjernesystemet «min idrett» for å hjelpe klubbene jobbe mer effektivt. Atea er det eneste selskapet som kan ha sin prisvinnende motor i bakhånd for å utplassere alt i nettskyen, i en arkitektur der alle er på samme løsning, og informasjon kan gjentas uten å lages på nytt.

– Det gjelder både «innvendig» arbeid for de som sitter i forskjellige roller i frivilligheten, men også for informasjon til de som sitter på utsiden. Dette er et ganske komplekst tema i idretten, hvor mange har forskjellige syn på hva som er bra, og hvor tjenester som Facebook fyller mange roller. Dette handler ikke om å erstatte tjenester som fungerer, men idretten kan komme lengre ved at man standardiserer og blir mer digitalisert. Vårt fokus er at i stedet for å bruke tid på å jobbe med IT-biten kunne finne en løsning på å gjøre det beste for unge, sier Høivik i Atea.