Bli med inn på møterommet der alt bare fungerer

Enten man liker det eller ei, møter er nødvendige og da må de gjøres så nyttige og behagelige som mulig. Slik gjør du det.

Del

Møter er et nødvendig onde i de fleste organisasjoner, men med noen enkle grep kan effektiviteten økes og kolleger få mer ut av møtene.

Når en møteinnkalling plinger i innboksen, skal folk føle "jess! En sjanse til å få gjort ting". Da har organisasjonen lykkes med å lage den gode møtekulturen, og skapt plasser der folk trives sammen. Det er et langt stykke unna det klassiske møtet, hvor folk kommer for sent, stolene er ukomfortable og teknikken alltid har et nytt problem å presentere.

De mest vellykkede organisasjonene har en tredelt tilnærming til å lage et møtemiljø som ansatte trives i og blir produktive av. De ser på møtekulturen, teknikken og omgivelsene og optimaliserer alle til perfeksjon.

Steg en: Etablér en god møtekultur

Nordmenn er ikke veldig kjent for sin disiplin og organisering av møter, så her kan organisasjonen hente inn mye. Etablering av god møtekultur gjør unna møtene raskere, fører til mindre etterarbeid og mindre misforståelser.

Start møtene presis:

Sørg for ha alle tilstede for i tide, gjerne fem minutter før og ha kaffen klar så ingen behøver å dukke ut. Ti personer som venter i fem minutter på en som er forsinket, er nesten en hel tapt time for hele organisasjonen og setter tonen for et ustrukturert møte. De som kommer tidlig kan ta unna små oppgaver da, og ikke under møtet.

Planlegg møtet på forhånd:

Ha en agenda og følg den, med et eventuelt-punkt på slutten. Når solen skinner ute og klokken kanskje tikker mot slutte-tid, er det fristende å ta snarveier, men det vil garantert komme igjen og forfølge alle deltagerene. Med en agenda er det ingen grunn til å ikke være forberedt på møtet, og dermed går det unna raskere.

Utpek en referent, og kjør et løpende referat:

For de som har godt utviklede møterom med apper som Via Connect fra Kramer Electronics, kan alle være med og se referenten skrive referatet og gjøre endringer underveis. Dermed er referatet lest av alle, rettet og ferdig allerede når møtet er over og så deles det med alle automatisk.

– Ett trykk på knappen så er samarbeidsdokumentet tilgjengelig på alle brukernes maskiner, forklarer Øyvind Jacobsen hos AV-spesialisten Leteng. – Det sparer tid på at alle skal gå hvert til sitt, og alle kan ha møtet ferskt i tankene. Samtidig unngår man at er en persons vinkling på saken, men blir et ekte samarbeidsdokument.

Steg to: Gjør teknikken problemfri

Det er få ting i arbeidslivet som er kjedeligere enn å komme til et møte, hvor teknikken svikter. Samtidig er det også et av de mest kjente scenarioene: Det ligger kabler som tilsynelatende ikke gjør noe på bordet, hvilken HDMI-inngang som går til hva er tydeligvis en statshemmelighet, og stakkars den som tok med en Mac uten overgangen.

Rydd opp rotet:

Kjent, men ikke kjær: VGA-kabelen, også kjent som Mac-brukernes nemesis, bør pensjoneres til fordel for moderne og trådløse systemer.

For mindre firmaer er oppskriften enkel: Ta en oppryddning. Det koster ingenting, kanskje en liten investering i en pose med nylonstrips (Eller enda bedre, borrelåsstrips som kan åpnes og lukkes) eller overganger som klipses fast på ledningen og aldri forsvinner. Kast kabler som ikke funker og gjør det enklere for alle. Lag en laminert, enkel bruksanvnisning og notér gjerne ned passordet for gjestenettverket der. Da har du reddet ti minutter av starten på de fleste møtene som holdes i rommet.

Gå trådløst på møterommet:

Smart: Denne trådløse enheten kobler opp PC-er, Macer og mer til møterommet trådløst via USB-porten på maskinen. Og alle maskiner har USB-port....

Litt større bedrifter kan kvitte seg med store deler av kabelrotet med trådløs forbindelse til skjermer og projektorer. Da forsvinner kabelrotet og som bonus kan iPaden til direktøren koble seg rett på skjermen uten noe styr.

- Alle sier det samme; de vil bare ha et møterom som virker, sier Øyvind Jacobsen hos AV-spesialisten Leteng. – De skal koble seg til der og da, og så kan de ta i bruk all den ekstrafunksjonaliteten som følger med.

Målet for et møterom som gjør ansatte fornøyde er enkelt: – Du skal kunne være med med PC, Mac eller iPad og kunne dele ting med en gang, sier Øyvind.

Leverandører som Kramer lager flere modeller for tilkobling trådøst, og det koster ikke skjorta om man regner på hvor mye tid det kan spare. Ved å bruke roterende romkoder som står på skjermene når deltagerne ankommer, økes også sikkerheten i bedriften.

Ta teknologien videre:

Ta et steg inn i fremtiden, og tilby smarte løsninger som elektroniske whiteboards. Det gjør illustrasjon av ideer og modeller lett, og i godt oppsatte systemer er det ingen sak å dele disse blandt møtedeltagerne. Ett trykk så har alle den smarte ideen på maskinen sin, så slipper ti mennesker å ta bilde av et whiteboard, etter hverandre.

Steg tre: Tenk på omgivelsene

I eksemplene over, er det godt organiserte møter man beskriver. De har innkallelser, agenda, referat og dedikerte møterom. Det er slett ikke sikkert at de aller beste ideene kommer akkurat under et møte, men mer sannsynlig som en følge av lettbent prat ved kaffemaskinen. Når ideene kommer, er det viktig for organisasjonen å fange dem opp, og sørge for at ansatte kan handle på dem.

Finn møteplassene:

Sett redskapene der folk møtes, ikke omvendt. I en bedrift er det mange steder folk møtes naturlig, og mange ganger er det ikke der arkitektene har planlagt at det skal skje. Kanskje er sofakroken til en avdeling mer naturlig og populær å møtes i enn den nøye planlagte kaffekroken.

Lite boks, stor nytte: Denne boksen fra Kramer gjør en ellers passiv skjerm til et kreativt kraftsenter. Med lav kostnad og liten plass, finner den rom på steder der folk naturlig mingler.

– Når man ser noe på vei til et møte, en idé eller inspirasjon er viktig, forklarer Øyvind. – Det kan være et bilde, eller en tanke, men da er det viktig at man kan dele den raskt og effektivt. Da blir teknologien en motivator og inspirator, og ikke en brems.
Sett en skjerm med Via Connect der folk mingler, og gi dem muligheten til å slenge ideer til bedriften og kattevideoer på den, så stimuleres kreativiteten.

Sett opp touchskjermer:

Ingenting er så enkelt som en godt fungerende smart tavle, som denne fra Sharp, og beskrives best som arvtakeren til whiteboardet. Det er en idéstimulator av de sjeldne. Ved siden av skjermen, kan en vegg males med whiteboardmaling, gjerne hele veggen så ansatte kan drodle ideer uten begrensninger på sted og plass.

Gjør folk komfortable:

Uansett om det er en uformell krok, eller et nøye planlagt og høyteknologisk møterom, sørg for at folk er komfortable, og ha det grunnleggende i orden: God luft, gode møbler, rene og penge omgivelser som alle kan trives i.