Slik håndterer syv personer et lager med titusener av deler

Når vaskemaskinen på badet ryker – eller maskinene på storkjøkkenet går i stykker – er det ingen som har tid til å vente lenge på reservedeler. Driften må komme i gang så kjapt som mulig, og det legger stort press på de som skal sende ut delene. De skal tross alt helst sendes ut samme dag, en situasjon Øyvind Selboe i bedriften Reservedel AS kjenner seg godt igjen i.

Øyvind og Reservedel håndterer titusenvis av produkter, små og store. Samtidig sender de ut over 100 ordre daglig, og har allerede rukket å ekspandere til flere land. Det krever sitt. Rent spesifikt: Det krever ordentlig god lagerstyring.

Det skal være mest mulig sømløst, tilpasset til bedriftens behov, det skal være effektivt og det er naturligvis en fordel at det ikke koster for mye. Det høres kanskje ut som mye å be om for en mellomstor bedrift med så mange enkeltprodukter som skal håndteres.

Trengte en skikkelig endring

Selboe legger derfor ikke skjul på at de ikke hadde maktet denne logistikken uten et godt system for lagerstyring.

– Systemet vi hadde var et slags ERP-system som var integrert i nettbutikken, og det var egentlig ikke et lagerstyringssystem. Det klarte ikke å levere bra nok kontroll på lageret, lagerverdiene, og det var ikke bra nok regnskapsmessig i forhold til lageret, forteller han.

Samtidig vokste bedriften: Reservedeler gikk opp en vektklasse, fra å være et lite selskap til å bli en mellomstor bedrift. Da meldte behovet for smidigere lagerstyring seg.

– Vi trengte mer kontroll på logistikken og vareflyten, sier Selboe.

Løsningen ble handelssystemet yoodoo, som er en nettbasert løsning bygget på ERP-systemet Microsofts Dynamics NAV.

– Jeg hadde vært borti NAV tidligere, og forhørte meg med noen forskjellige leverandører, blant annet med Oseberg som leverer yoodoo. De var i ferd med å bygge et system man kunne leie, ikke eie. I tillegg til standardfunksjonene for kjøp, salg og lager NAV allerede har, tilpasset Oseberg yoodoo slik at det skal passe godt for vår bransje. Blant annet med integrasjon mot nettbutikken og fraktsystemet vårt.

Oseberg har jobbet spesielt med handelsbedrifter i over 16 år, og kan faget.

Selboe forteller at det tradisjonelt sett har kostet svært mye å gå over til et nytt regnskapssystem. Gjerne en halv million kroner, om ikke mer. Det er rett og slett ofte for mye for en liten bedrift.

Leie en ERP

Med en abonnementsløsning er oppstartskostnaden vesentlig lavere, fordi selskapet betaler for systemet hver måned i overskuelig fremtid. Det har mye å si for et mindre selskap der kapitalen må brukes med omhu.

– Du betaler for antallet hoder som bruker systemet. Det finnes også en oppstartskostnad, men den er mye lavere enn å opprette et helt nytt system. Det er også mulig å legge til forskjellige moduler i etterkant hvis det er nødvendig med flere funksjoner, sier Øyvind Selboe.

– Vi har veldig sansen for en slik leie-løsning. Det sparte oss for mye penger, påpeker han.

Siden løsningen bygger på Microsofts teknologi, følger det en rekke fordeler for IT-miljøet hos Reservedel. For eksempel god integrasjon med Office-pakken samt et grensesnitt mange kjenner igjen. Selboe forteller at det er mulig å sende e-post eller Word-dokumenter rett fra systemet, og siden de fleste kjenner til Office-pakken trenger man ikke å være regnskapsfører for å forstå systemet. 

En annen fordel ved at systemet er basert på Microsoft-teknologi er at det kjører i den avanserte nettskyen Azure. Det gjør at hele ERP-løsningen fungerer sømløst over flere plattformer. Både som dedikert Windows-klient, via nettleseren, og på mobiler og nettbrett. De sistnevnte mulighetene har foreløpig ikke vært så relevante for Reservedel AS, selv om Selboe ser nytten på sikt. Deres ansatte sitter tross alt stort sett på ett sted, men den dagen de får behov for utegående selgere blir det naturlig å benytte seg av systemet også på farten.

Legger opp til vekst

Reservedel AS har brukt yoodoo et halvt års tid, og ser store fordeler med integrasjon mellom lagersystemet, regnskapssystemet og nettbutikken deres. Samtidig har de muligheten til å bygge det ut med nye funksjoner om det skulle bli behov for det senere.

Det å bytte til et bedre regnskapssystem er ikke nødvendigvis noe som fører til umiddelbare økonomiske resultater for selskapet. For en bedrift som vokser raskt, og kommer til å fortsette å vokse, er det dog essensielt å etablere en skikkelig grunnmur, som kommer til å gjøre veksten smidigere og smertefri. 

– Vi er en mellomstor bedrift, og nå har vi ordentlig styr på de titusener av deler vi har på lageret, samtidig som at systemet er lett å bruke. Per i dag har vi akkurat det vi trenger, avslutter Øyvind Selboe.

Kontakt oss for en gratis prøveperiode

yoodoo er en komplett, nettskybasert ERP-løsning for deg som kjøper og selger varer. Den har avansert lagerfunksjonalitet, regnskap, ordre og innkjøpsstyring. Den bygger på Microsoft-teknologi og det er enkelt å tilpasse løsningen til hver enkel kunde.

Prøv gratis her