Sparte 100 millioner på smart grep. KS ber kommunene ta notater

Ved å gå sammen om å kjøpe lisenser på VMware sparte Helse Vest, Helse Midt, Helse Sør-Øst og Helse Nord 100 millioner kroner på innkjøpet av programvaren.

− Det sier vi oss svært godt fornøyd med, sier forhandlingsleder Lars Søby i Sykehuspartner til Digi.

Kutter serverkostnader

Samarbeidet mellom regionene gjorde at helseforetakene endte opp med store volumrabatter. Dermed fikk de også vesentlig bedre priser enn de kunne oppnådd hver for seg. Totalt sparte de 100 millioner.

Siden helseregionene gikk sammen kunne de også kutte ut fordyrende mellomledd og handle direkte med Broadcom.

Det amerikanske selskapet er utvikleren av VMware-programvaren. Den lar moderne datasentre dele opp sine fysiske servere i flere virtuelle instanser.

Uten slik programvare hadde Sykehuspartner vært nødt til å kjøpe inn 20 ganger så mange servere som de har i dag. Noe som igjen ville gitt behov for større datasentre og høyere strømforbruk.

− VMware er også viktig for å kunne opprettholde høy oppetid på tjenestene vi leverer, forklarer forhandlingsleder Harry Bakke til eget nettsted.

KS vil ha flere innkjøpssamarbeid

Programvaren tillater Sykehuspartner å flytte de virtuelle serverne uten å røre de fysiske maskinene som står i datasentrene. Dermed kan de unngå nedetid ved feil og oppgraderinger.

Fagsjef Anne Romsaas i KS leder interesseorganisasjonens arbeid med innovative anskaffelser.

Hun sier store innkjøpssamarbeid har blitt stadig vanligere i offentlig og statlig sektor de siste årene.

Også i kommunesektoren er det gode erfaringer med å gå sammen i felles prosesser når behovene er like, mener KS.

− Vi ser jo at slike samarbeid kan ha store økonomiske fordeler når det jobbes godt for å kartlegge behovene og markedet, sier Romsaas.

Likevel er det noen skjær i sjøen. Store innkjøpssamarbeid krever mer involvering, argumenterer hun.

Valutasikring

Det tar gjerne lengre tid å drive frem anbudsprosessen, og de krever gjerne mer testing fra fagansvarlige, oppsummerer fagsjefen.

− Blir det for store kollasjoner mister man fort mulighetsrommet for innovasjon og lokal tilpassing. Derfor er det viktig at de som gjør innkjøpene sitter tett på brukerne, konstaterer Romsaas.

Når helseforetakene forhandlet frem avtalen om kjøp av VMware-lisenser fra Broadcom sørget de også for å valutasikre innkjøpet.

Det er en metode som reduserer risikoen for tap ved svingninger i betalingsmiddelet. Enten ved å låse kursen eller ved å balansere inntekter og utgifter i samme valuta.

Sykehuspartner har allerede gått i pluss på sikringen som ble gjort i amerikanske dollar. Siden desember i fjor har nemlig vekslingskursen svekket seg betydelig.

− Vi har også etablert løsninger som kan gjenbrukes på fremtidige kontrakter, noe som forhåpentligvis vil gi nye besparelser, sier Lars Søby.

Ber kommunene ta notater

Når Sykehuspartner nå har gått i drift med VMware Cloud Foundation får de også verktøy for integrert sikkerhet, overvåkning, logging og automasjon.

Det skal gi dem mulighet til å bygge egne datasenterløsninger med mye av den samme funksjonaliteten som finnes i offentlige skyløsninger som vi finner hos Microsoft Azure, Amazon Web Services og Google Cloud.

Fagsjef Anne Romsaas i KS sier at selv om de ser verdien av at norske kommuner samarbeider om innkjøp der det er hensiktsmessig, mener de det innkjøpsfaglige best håndteres regionalt og lokalt.

Derfor oppfordrer de norske kommuner til ta notater når det gjøres innovative innkjøp som kutter kostnadene.

Romsaas sier flere kommuner kan lære av anskaffelsen som nå er gjort av Sykehuspartner og de fire helseregionene.

− Det kan være lurt å både se på og kopiere konkurransegrunnlaget knyttet til slike anbud. Vi oppfordrer norske kommuner til å gjenbruke slike prosesser for å ta ned transaksjonskostnadene i egne anskaffelser.

− Mitt råd til kommunale innkjøpere er å la dere inspirere av andre gode innkjøp som er gjort. Både se på kartleggingene og arbeidet som gjøres i innledende fase, men også ta lærdom fra dialogen som gjøres med markedet, oppfordrer hun.