Når bedrifter skal lage et komplekst dokument, er det ett spesielt verktøy de gjerne bruker
De fleste av oss som jobber i kunnskapsbedrifter er vant til å jobbe med tekstbehandlingsverktøy som Word, Google Docs eller lignende, når vi skal produsere forskjellige typer dokumenter, uansett formål.
Størsteparten av disse verktøyene støtter etter hvert mange måter å samhandle på. Det er stadig enklere å dele disse mellom kolleger, jobbe sammen, lagre innhold i skyen og dele det med andre. Alt dette er vel og bra for de fleste, men noen har mer komplekse behov:
– Se for deg at bedriften din jobber med store, ordentlig komplekse dokumenter. At du skal lage en 500 siders compliance-rapport, finansrapport eller et komplekst tilbud. Og det er folk som sitter med forskjellig kompetanse over hele verden som skal bidra med innspill, forteller John Ingve Eielsen, CTO i Xait.
Tunge dokumenter gjort enkelt
Den Stavanger-baserte bedriften har de siste årene spesialisert seg på nettopp dette - deres hovedprodukt er XaitPorter, et avansert dokumentsystem som fokuserer på samarbeid i utarbeidelse av veldig komplekse dokumenter. De retter seg mot kunder som har spesifikke behov for å lage denne type dokumenter, samtidig som samarbeid er et sentralt moment.
– For eksempel oljeselskaper som trenger å formulere omfattende lisenssøknader. Dokumenter laget med XaitPorter kan deles opp i forskjellige seksjoner som kan fylles ut uavhengig av hverandre. En søknad kan for eksempel deles i seksjoner som har med compliance å gjøre, og forskjellige avdelinger kan fylle inn sin informasjon. Alt samles til slutt i ett dokument, som kan være på flere tusen sider.
– Vår styrke er at du kan strukturere dokumentet, sende det ut og få innspill fra forskjellige kilder til ulike tidspunkt, og alt dette blir sammenstilt til slutt, sier han.
Eielsen viser også til at gjenbruk av elementer er en annen fordel. En bedrift som har en ISO 27001-sertifisering har gjerne en standard tekst om sertifiseringen. Med XaitPorter er det enkelt å ha en egen sertifiseringsseksjon som ligger lagret, og som kan gjenbrukes i alle dokumenter.
– Hvis det kommer en endring, kan du bare endre ISO-seksjonen, og alt vil endre seg i hele dokumentet. Det gir stor tidsbesparelse, forteller han.
Han sier også at det skilles mellom innhold og layout, der malene for utseendet utarbeides separat, og de som faktisk skriver inn innholdet i seksjonene trenger ikke å tenke på det visuelle. Til slutt blir innholdet og det grafiske trukket sammen og generert i en PDF. Alt sammen er lagret på en privat nettsky som ligger i Norge.
– Det er viktig for oss å lagre data i Norge, og vi har en nettverksstruktur som er basert på sikkerhet. Vi har ISO-sertifiseringer, og veldig høye krav til redundans og oppetid. Vi har både fysisk og virtuell sikkerhet. Samtidig er det enkelt for brukeren å forholde seg til, da alt er webbasert. Du trenger bare en nettleser, sier han.
Lager komplekse dokumenter for oljebransjen
En av kundene som har tatt i bruk XaitPorter er Cegal, et teknologiselskap som har spesialiselt seg på å levere skytjenester og programvare til oljebransjen. Anders Skogseth-Braathen er Global Business Development Manager i Cegal, og har jobbet med å implementere løsningen i bedriften.
– Når oljeselskapene leter etter olje, bruker de applikasjoner som krever mye prosessorkraft, fordi de prosesserer store mengder data og gjengir disse grafisk. Vi leverer en skyløsning med infrastruktur, applikasjoner og data, slik at de kan løse arbeidsoppgavene sine hvor som helst så lenge de er koblet til internett. Prosesseringen foregår i våre datasentre eller i skyen.
– For å levere produktene og tjenestene våre, har vi jobbet med anbud i mange år. Løsningene våre er komplekse, og en anbudsbesvarelse kan ha et omfang på 300-400 sider. Vi har tidligere gjort dette med delte filer i Word, men vi trengte noe som hadde mer funksjonalitet og i større grad la til rette for samhandling, sier han.
XaitPorter er tatt først i bruk i salgsorganisasjonen, men andre forretningsområder som produktutvkling, HR, HSEQ, marked- og kommunikasjon er også brukere, forteller han. Siden Cegal har kontorer flere steder i Norge, samt knutepunkter for olje- og gassnæringen som Aberdeen, London, Houston, Dubai og Kuala Lumpur, er det viktig med en løsning som gjør samarbeid på tvers av landegrenser og tidssoner enkelt og sømløst.
Setter opp maler først
Skogseth-Braathen forklarer at prinsippet bak XaitPorter er maler som utarbeides sammen med en kontaktperson hos Xait. Skogseth-Braathen selv er ansvarlig for prosessen hos Cegal, og sammen gjør de litt innsats for å sette opp disse malene som er tilpasset forskjellige forretningsbehov, og som er satt opp i tråd med Cegals visuelle identitet.
Når malene først er satt opp, og ansatte er lært opp i verktøyet, kan de begynne å produsere innhold uten å tenke på fonter, utseende, formatering eller noen andre detaljer.
– Så lenge du har tatt deg tid til å lage ordentlig gode maler, trenger bidragsytere bare å gå inn i det kapittelet de skal bidra i. De vil kjenne seg raskt igjen, og alt de skal tenke på er å bidra med informasjon fra sitt ansvarsområde.
– Folk er vant til å se ting i Word og gjerne være litt designer selv. Legge inn tekststørrelse og grafikk. Dette kan kreve mye jobb i sluttfasen for å sikre et enhetlig uttrykk på sluttproduktet. Med XaitPorter kan du fokusere på innholdet , resten blir ordnet av malen. Og la oss si at det er blitt ført inn mye tekst, så velger markedsavdelingen å endre visuell layout. I Word ville det vært en omfattende manuell jobb å oppdatere, mens i XaitPorter blir teksten automatisk oppdatert ved formatendringer i malen, forklarer han.
Tydelige resultater
I tillegg til å forfatte kompliserte anbud, produserer Cegal også en del andre dokumenter i XaitPorter.
– Vi bruker det til styrende dokumenter, rollebeskrivelser, produktark, finansiell rapportering og lignende. Vi har maler til dette som er forhåndsdefinert, og innholdet fylles inn av de som er ansvarlige for å bidra i dokumentet. Dette sparer mye tid og sluttresultatet er likt hver gang og ser fint ut.
Anders Skogseth-Braathen er klar på at de tidsmessige besparelsene er åpenbare. Gjenbruk av maler gjør at samarbeidet er enklere, samtidig som resultatene er av svært høy kvalitet. Det er også mulig å koble XaitPorter opp mot løsninger som Salesforce, og Xait har vært villige til å tilpasse funksjonalitet etter behovene til Cegal.
– Tidsbesparelse, gjenbruk og bedre kvalitet er de tydeligste fordelene vi ser. Vi får gjort mer med færre folk på kortere tid. Dette frigjør kapasitet til andre oppgaver enn å sikre rett formattering eller sende eposter med nye versjoner av dokumenter, avslutter han.
