Ullensaker kommune løftet alt av IT til skyen

To-sone arkitekturen er borte. Ingen servere står igjen på bakken. Alle ansatte har fått moderne arbeidsverktøy. 25 prosent av IT-budsjettene er frigjort til tjenesteinnovasjon.

30 juni 2021 hadde Ullensaker kommune flyttet alt av IT til Microsoft Azure, der alle kommunens data er lagret i Norge. På fire måneder i første halvdel av 2021 gjennomførte kommunen en komplett reise til en moderne sky.

Dette var et viktig strategisk virkemiddel for å møte fremtidens behov og utfordringer for en kommune som har gått fra 20 000 til 41 000 innbyggere de siste 20 årene. Fordi innbyggertallet har mer enn doblet seg, har utgiftene vokst raskere enn inntektene.

For å møte utfordringene satset kommunen på tjenesteinnovasjon for å skape bærekraftige tjenester gjennom varme menneskemøter og smart bruk av teknologi. Primus motor for satsningen var kommunedirektøren, som hadde ideene og sikret bred politisk forankring. Det ble satt av midler til en satsning i fire år på innovasjon og digitalisering, og en egen enhet ble opprettet.

— Vi har ønsket at de ansatte kan jobbe med den nyeste teknologien for å skape tjenestene som gjør at vi kan løse vårt samfunnsoppdrag best mulig, sier Lars Einar Elstad, leder av enheten for innovasjon og digitalisering.

Et veikart til innovasjon og digitalisering i kommunen

— Vi skulle se på hvilke muligheter som ligger i det å tenke annerledes og legge til rette for smartere arbeidsformer. Her var det særlig viktig å vurdere hvordan teknologi kunne brukes til å effektivisere prosesser, og forbedre kvaliteten på alle funksjoner og oppgaver i alle sektorer i kommunen, sier Elstad.

I dag teller enheten for innovasjon og digitalisering 19 personer, deriblant alle som jobber med IT—tjenester. Det som tidligere ville hett IT-avdelingen er nå Digitale tjenester. Den andre er en strategisk rådgivningsenhet som jobber internt og ut mot innbyggerne med å skape bedre kommunale tjenester.

I forarbeidet ble det sammen med KPMG utarbeidet et veikart til mer innovativ utvikling og drift i skyen, og for å lykkes med å legge til rette for brukervennlige digitale tjenester. Kartet ble stammen i en referansearkitektur som kommunen utviklet sammen med Innofactor. Denne inneholdet retningslinjer for databeskyttelse, identitetskontroll og enhetshåndtering spesielt tilpasset behovene i kommunesektoren.

I tidsperioden februar til juni 2021 flyttet partene:

• Alle kommunens identiteter, applikasjoner, klienter og data
• HR-system, saksbehandling, helse og skole.
• Legacy apps - tradisjonelle applikasjoner ble i noen tilfeller delvis moderniserte, eller migrert til et liknende miljø de kom fra pga. tekniske begrensninger (eller ble satt ut til leverandør)
• Hybrid apps - autentisering satt til å bruke skyteknologi, mens selve applikasjonen kjører on-prem. Flere slike applikasjoner ble migrert fra gammelt til nytt miljø.
• Moderne sky-applikasjoner som var implementert i det gamle miljøet ble migrert til nytt miljø.

Ullensaker kommune presenterer denne historien i et webinar.

Gikk ut av det kommunale driftssamarbeidet

Så vidt Elstad er kjent med, er dette første kommune som har skrotet alt det gamle og etablert en ny driftsmodell på denne måten. De forlot det interkommunale driftsselskapet som de var med på å starte, der de også var største kunde. Prosessen var lang og omstendelig, og tok 2,5 år.

— Vi ønsket større kontroll over de strategiske prioriteringene, administrativt og politisk. Vi opplevde at vi satt i en situasjon der vi måtte ta hensyn til alle de andre kommunene og der styringsmodellene var tunge, og beslutningsveiene for lange. Våre behov ble ikke i tilstrekkelig grad hørt og vi fanget i vårt eget byråkrati, sier han og sier at målet var i hovedsak gevinster knyttet til: 

• Kontroll over strategisk retning og prioriteringer
• Kontroll over egen utvikling
• Økt innovasjonstakt
• Fleksibilitet og skalerbarhet
• Kontroll over sikkerhetsnivåer og personvern
• Systemkompetanse og støtte i virksomhetene, enklere IKT—support
• Kostnadseffektivitet

 — I beslutningsgrunnlaget estimerte vi en besparelse på 20-25 prosent. Det ser ut til å treffe rimelig bra. De pengene brukes nå på å skape bedre tjenester for ansatte og innbyggere.

Dette kan du høre mer om i et webinar. 

Må ha kontroll i eget hus

Elstad presiserer at tidligere leverandør samlet sett gjorde en god jobb, men at det var viktig å etablere tjenester som var mer fleksible, der kommunen hadde større kontroll på egen utvikling.  

— For å jobbe smartere måtte vi flytte teknologien fra IT sitt ståsted til organisasjonens reelle behov. Skal vi klare å jobbe med innovasjon og utvikling så må vi ha kompetanse i egne system for å forstå hvor vi kan sette inn tiltak som kan ha umiddelbar effekt.

Alle kommunens tjenester er nå i skyen til Microsoft på norsk jord, med et backup—senter i Amsterdam. Alt av gamle tjenester og programvare er løftet over i Azure, og det resterende ligger hos de ulike tilbyderne av spesialprogramvare.

—Vi var veldig opptatt av fleksibiliteten vi kunne få gjennom en offentlig sky. Vi kan nå styre kapasitet i sanntid, og betaler kun for det vi bruker. Vi har også direkte tilgang til den seneste teknologien, og sikkerheten er alltid oppdatert, sier Elstad. 

Ut med to-sone arkitekturen

Norske kommuner har i lang tid hatt to soner i sine IT—miljø med et ekstra sikkerhetslag for alle som behandler sensitive personopplysninger. Siden kravene her er så strenge, har mange kommuner som er på en skyreise valgt å ikke migrere sikker sone—data til skyen. Ullensaker sin infrastruktur baserer seg lenger ikke på to soner, men at ansatte får verktøyene de behøver levert på en sikker og fleksibel måte.

— Vi har fjernet alle filområder. Alle filer og dokumenter ligger nå i Sharepoint og Teams. Det løfter mobiliteten og fleksibiliteten til et nytt nivå, og vi har lagt til rette for veldig god sikkerhet med tofaktor-autentisering. Hver ansatt får nå levert sin brukerflate som er tilpasset den enkelte, med den sikkerheten påkrevd for oppgavene de skal løse. Vi opplever at de ansatte er veldig fornøyde, sier Elstad. 

Alle ansatte har fått nye PC-er. Samtlige har fått installert Microsoft Teams, og alle programmer er tilgjengelig via nettleseren. De som tidligere jobbet i sikker sone slipper å kaste bort flere timer hver uke til pålogging inn og ut av fagsystemene.

Det gamle IP-telefonisystemet er erstattet med mobiler og tjenesten «sentralbord i lomma» for alle ansatte. Fibernettet i bakken er erstattet med SD-wan teknologi som i korte trekk innebærer at nettverkslaget er virtualisert.

— Hver lokasjon har nå sin egen nettverksfiberlinje. Fire 4G/5G-backuper på sentrale lokasjoner gjør at mobile linjer tar over dersom fiberlinjene går ned, sier han.

Vil du vite mer? 

Flyttet fagapplikasjonene

— Samarbeidet har fungert bra. Innofactor har dyktige konsulenter med teknisk tyngde. Vi har lært å samarbeide på nye måter, og det har vært en trygghet at de har hatt ressurser som har sittet tett på våre ulike prosesser i fagområdene, sier Elstad.

Han mener en suksessfaktor har den strukturert prosjektledelse på begge sider.

— Vi er fornøyde med samarbeidet, vi har stått sammen hele veien, og til tider døgnet rundt når det har krevdes, sier han.

Tekniske eksperter fra IT-selskapet Sicra bisto med å løfte de tunge fagapplikasjonene i Citrix-miljøet.
— Sicra har satt opp et nytt miljø for den fagsystemene i Microsoft Aure. Det har vært teknisk krevende, og ikke noe som mange har gjort før oss.

Har frigjort penger til innovasjon

Elstad fremhever at den nye driftsmodellen er prisgunstig, og at kommunen har kunnet flytte midler fra IT-drift til innovasjon. 

— Vi får en veldig slank organisasjon og trenger ikke lenger alle spesialistene på teknisk drift fordi infrastrukturen er enklere. Vi kan heller investere i innovasjon ute i de ulike tjenesteområdene, ser han. 

Like viktig er selve paradigmeskiftet innen informasjonsteknologi der makten over verktøyene har flyttet seg fra manuelle prosesser i serverrommet i kjelleren, til kritiske arbeidsverktøy som er smurt utover organisasjonen. 

— Jeg opplever at ledelsen i kommunen er veldig fornøyd med hva vi har levert, og med den nye fleksibilitet og mulighetene som nå er tilgjengelige for oss.

Elstad får mange henvendelser fra både små og store kommuner som står i det samme dilemmaet som Ullensaker har løst.

— Vi har nok vært litt tøffe og kastet oss ut i det, men har aldri opplevd det som en risiko. Vi har hatt en klar visjon om hvor vi skulle, og har turt å jobbe agilt med alle prosjektplaner. Vi hadde en dato der vi skulle være ute av tidligere driftsavtale, og da var det ingen vei tilbake. 

Bra også for klimaregnskapet

Det er et understatement å si at Elstad er fornøyd med hva hans organisasjon har levert på.

 — Det er gøy å ha lykkes, og nesten litt surrealistisk å se tilbake på. Det har vært stort og altoppslukende, og mange fryktet at vi var i overkant ambisiøse. Vi har vært avhengige av holdningen om at «dette klarer vi sammen», også ut mot leverandørene som Innofactor som på mange måter har fungert som vår IT-avdeling gjennom hele prosessen. 

Dagene på brukerstøtte er blitt svært rolige.

— Ting fungerer veldig bra, og vi får knapt noen henvendelser og utfordringer vi må løse.

Elstad er også glad for hvordan prosjektet har vært gunstig for kommunens klimafotavtrykk.

— Vi har avhendet store mengder gammelt utstyr på den mest miljøriktige måten, og har heller ikke lenger noen servere som bruker strøm. Vi har ingen kabler i veggen og det brukes trådløse linjer på alle 48 lokasjoner. Det har vært en enormt givende ryddejobb. 

Vil du høre mer?