IKT-lederen: «Jeg har null tro på at teknologi kan transformere en organisasjon»

Det er så klisjé, men gammel vane er faktisk vond å vende. Hvorfor endre på dagens metoder når de fungerer bra nok? Jo, fordi om få år vil ikke bra nok lenger være tilstrekkelig. Mange bedrifter står ved et digitalt veiskille der retningen de velger å ta vil avgjøre deres konkurransedyktighet i fremtiden.

I byggebransjen, der 1900-tallets bæresystemer fungerer like bra nå som da, er det kanskje mer naturlig å stille seg kritisk til omstilling. Men her er også kravet til kompetanse nettopp det som gjør albuene litt spissere i et konkurransepreget miljø. Bindingsverkene må moderniseres, men det er bedriftens interne rammekonstruksjon som må byttes ut.

Hvordan går man egentlig frem når man skal digitalisere en av Norges største entreprenørbedrifter? IKT HENT fant omsider en løsning som gjorde at HENT AS kan forbli et av Norges ledende prosjektutviklere. 

«Jeg har null tro på at teknologi kan transformere en organisasjon» 

... Sa IKT leder i HENT Thorstein Guldbrandsen Øren i 2015 og satt med det en dønn ærlig standard for digitaliseringsprosessen firmaet var i ferd med å begi seg ut på. Med 800 ansatte og en omsetning i fjor på 7,5 milliarder har HENT høye vekstambisjoner i årene som kommer. Økt effektivitet og kvalitet var sentralt for å understøtte denne veksten og resulterte i en totalrenovering av IKT leveransemodellen, som i dag har blitt mer skalerbar og profesjonell. Men veien dit var ikke enkel og Øren innrømmer at selv som IKT-leder, visste han ikke hvor han skulle starte.

– Digitalisering, hva er det? Smiler han lurt.

– Nei altså, som internleverandør av IKT til HENT AS hadde vi ikke nok kunnskap. Bransjen generelt hadde ikke nok kunnskap. Hva skulle vi satse på og hvor skulle vi begynne? Vi måtte starte helt fra scratch, sier Øren.

HENT startet derfor med et IKT referansenivå.  Der fikk alle fikk muligheten til å fortelle hva som  var viktig ved valg av nye IKT-løsninger – både for hver enkelt, men også for HENT AS. Her kom det blant annet frem at brukerne hadde vanskeligheter for å skille arbeidsflatene på sine tynnklientenheter. Kanskje enda viktigere ble det kjent for Øren hvor skeptisk majoriteten av organisasjonen var til å bruke tid på å "lære seg data".

– Du kan ikke tvinge endringer ned over autonome kunnskapsmedarbeidere, spesielt når det er de som til syvende og sist er sluttbrukeren. Det som gjør at HENT markerer seg er at de ansatte har høye krav, liten tålmodighet og redusert toleranse for instruksjon. Dette var derfor svært viktig å ta hensyn til da vi etablerte IKT-strategien.

Da Hent valgte IKT-partner var det utslagsgivende å finne noen med kompetanse til å understøtte HENT sin nåværende forretning og samtidig peke på nye løsninger. 

Valget falt på Atea.

– Vi har en sterk kulturmessig match med Atea og deres fokus på selvbetjening og automatisering er av stor betydning for oss, sier Øren.

«IKT Bjellesau kom oss i forkjøpet»

Fredrik Nyland Tessem var en av Ateas løsningsarkitekter på HENT sin overgang til skyen og er imponert over hvor fremoverlent deres IT-avdeling er. 

– Vanligvis lager kundene våre en testgruppe på vår anbefaling, men på dette prosjektet hadde HENT satt i gang prosessen allerede før anbudsforespørselen. Det er en genial måte å sikre at kravene fra brukeren blir oppfylt og på den måten unngå store justeringer i etterkant, sier han. 

IKT Bjellesau består av ca. 30 ansatte fra forskjellige områder i HENT og har siden høsten 2016 vært "prøvekaniner" på hvordan teknologien skulle tilpasses for å passe inn i organisasjonen og dekke brukerens behov. For Tessem var dette var til stor fordel da løsningen, og hvilke komponenter den skulle inneholde, ble designet. 

– HENT har nå en plattform som skalerer svært godt. Fordi den kjører på Azure, kan de ta i bruk alle tjenestene som tilbys der, som da også gjør den enkel å bygge videre på, sier han. 

Fra IKT Bjellesau runget kravet om dekning på byggeplassen kanskje høyest. De ansatte, og IT-sjefen selv, var overbevist om at dette kom til å være avgjørende for overgangens suksess. Atea sørger i dag for komplett drift av HENT sitt WAN-nettverk og er godt i gang med å installere trådløse baser som prater sammen i både brakker og på byggeplass, og som ikke minst gir dekning på hele byggeplassen under byggeperioden. Som et ledd i moderniseringen har HENT også tatt i bruk Office 365 og flyttet det aller meste av fildata til SharePoint og OneDrive for Business.

– Mappestrukturen i informasjons- og styringssystemet til navigasjon gjorde det vanskelig for de ansatte å orientere seg. Jeg og mine 800 medarbeidere trenger ikke alltid å bli presentert for hverandres informasjon og den nye løsningen tar høyde for det, forteller Øren.

«Endring gjør ofte vondt!»

– Og vi har forståelse for at implementering av et helt nytt datasystem kan oppleves som en brå vending for et firma som HENT, sier Tessem.

En av tingene HENT sine ansatte slet med var opplevelsen av Citrix, som er en plattform der grunntjenesten driftes av Citrix og produksjonsservere ligger i kundens dataløsning. Men det kan de takke seg selv for, sier Øren.

– Det var vår bestilling til Citrix-leverandøren som var feil. Medarbeiderne hadde en brukeropplevelse som begrenset mulighetene for å kunne jobbe med håndholdte enheter, deling og kommunikasjon med samarbeidspartnere - og dette påvirket effekten av dekning på byggeplassen, sier han.

Nå har HENT fått en god arbeidsflyt mellom lokal PC og Citrix skrivebord og er første bedrift i Norge som benytter seg av Citrix Cloud i fullskala. Med dette ligger nå alle applikasjonene til HENT i en kosteffektiv plattform som automatisk skalerer bruk av antall servere etter behov. Fordi man på Azure plattformen kun betaler for den datakraften som faktisk brukes, sørger dette for at kostnadene reduseres og at det alltid er nok kapasitet – som jo er en av de største fordelene med skyløsning. I tillegg er programmene publisert til brukerens lokale startmeny og Citrix-applikasjonene oppleves nå som sømløse mot resterende arbeidsflate.

Nå har løsningen vært i full drift i to måneder og på grunn av tiltak som IKT Bjellesau, har tilpasningen blitt en positiv opplevelse for alle. Med nye, robuste kommunikasjonsløsninger oppnår HENT den økte kvaliteten og effektiviteten de manglet for å understøtte sine vekstambisjoner. IKT HENT, med Øren i spissen vet nå akkurat hva de må levere på.

– Hensikten var å finne, uavhengig av teknologi, hva IKT HENT måtte levere på dersom vi skulle få med oss organisasjonen over på ny løsning. I det momentet var det å velge Atea som strategisk partner en god idé, sier Øren.

Med tre år igjen på avtalen som er estimert til en verdi på 80 millioner kroner er HENT sitt mål fortsatt kontinuerlig forbedring, med mulighet for innspill og måling av effekt fra brukerne. 

Ved å vende gamle vaner har HENT tatt et stort steg i digital retning. Takket være Atea vil de derfor forbli et av Norges største entreprenører - og med det være mer enn bra nok i mange år fremover.