Det skal ikke være vanskelig å kunne jobbe fra hvor som helst

Arbeidsvaner er i stadig endring, og stadig flere ansatte forventer å kunne få tilgang til oppgavene, appene og filene sine, uansett hvor de er og hvilken enhet de bruker. Nettskyløsninger har lenge vært brukt av mange bedrifter, men mange av løsningene har ikke nødvendigvis vært omfattende eller enkle nok å bruke.

Hva om bedriften - og de ansatte - stiller høyere krav til mobilitet, sikkerhet og fleksibilitet enn de mer lettvinte produktene? Det finnes løsninger som sørger for at arbeidsflaten er skreddersydd for alle ansatte og tilgjengelig uansett hvor de befinner seg. For eksempel VMwares Workspace One, som enkelt forklart gir brukerne lynrask tilgang til alt de trenger, med én pålogging, på alle deres enheter.

Alt du trenger er med deg

– Definisjonen på en digital hverdag er at man kan levere alle applikasjoner og tilgjengeliggjøre alle typer data og alle tjenester, uansett om de er i et datasenter eller i skyen. Og det kan gjøres ut til alle enheter, uavhengig om det er en PC, en Mac, et nettbrett eller en telefon, forteller Michael Hartmann Petersen, strategisk rådgiver for Atea.

Hartmann Petersen presiserer at så å si alle bedrifter kan tjene på å benytte seg av denne typen «digitale arbeidsflater». Det finnes ingen spesiell nedre grense for hvor stor bedriften skal være. Innledningsvis er det gjerne IT-avdelingen i organisasjonen som blir involvert i samtalene. Dagens IT-avdelinger er ofte presset, har færre ressurser og er nødt til å være effektive. Med et slikt verktøy kan de fokusere på kjerneoppgavene sine, mens levering og drift av arbeidsverktøy overlates til Atea.

Hovedpoenget med å bruke en løsning som Workspace One er det å ha kontroll på enhetene, dataene og brukerne, og levere en skreddersydd opplevelse for alle, som bare fungerer. 

– Se for deg at i det øyeblikket en ansatt begynner i jobben, får han velge ut PCen og telefonen han ønsker via løsningen, så når vedkommende kommer på jobben den første dagen, er alt allerede klart. Dette avlaster IT-avdelingen i stor grad, sier Hartmann Petersen.

– Samtidig kan HR-avdelingen legge inn den nyansatte inn i systemet, og basert på gruppetilhørighet får de tilgang til de verktøyene de trenger. Det kan være regnskapssystemer eller CRM. Alt er ferdig satt opp ut fra behovene, forteller han.

Sikkerhet i fokus

Prosessen strømlinjeformer altså hverdagen for både IT og HR, der tiden som ville blitt brukt på oppsett blir minimert. Samtidig ivaretas sikkerheten. Workspace One bruker én pålogging, som da slipper den sertifiserte brukeren inn i diverse tjenester. Dette kalles for en IAM-løsning.

– En skytjeneste, som Office 365, krever normalt at du logger deg inn via en portal. Med en IAM-løsning blir det satt opp en «trust», et sertifikat som slipper deg inn. Du trenger altså ikke å logge inn i separate skytjenester med forskjellige pålogginger. Og om den ansatte slutter, blir tilgangen stengt ned og man blir logget ut av alle de relevante tjenestene.

– Dette er viktig også for spesifikke bransjer som har ekstra høye krav for sikkerhet. I helsesektoren er det praktisk for de ansatte å få tilgang til pasientdata gjennom alle enheter, men samtidig må det være mulig å øyeblikkelig kunne slette hele enheten med sensitiv informasjon, om noe skulle skje, påpeker Hartmann Petersen.

Den digitale arbeidsflaten er relevant for mange bransjer og mange måter å jobbe på. Det er selvsagt fleksibiliteten for de ansatte som er det store plusset, det at man er alltid tilgjengelig og har med seg jobben over alt. Det kan diskuteres hvorvidt det alltid er en fordel, men Hartmann Petersen er klar på at det gjør hverdagen lettere:

– Når jeg selv holder presentasjoner starter jeg ofte med å notere litt på mobilen og sette opp noen hovedpunkter. Så produserer jeg presentasjonen på en laptop. Men jeg kjører den ofte fra en iPad, da den er enklest å ha med seg. Dataene og applikasjonene følger meg uansett hvor jeg er, sier han.

Forenkler arbeidshverdagen

Rådgiveren viser også til mer krevende bruksmønstre. En kunde i oljesektoren, for eksempel, som tegner mye i AutoCAD. Dette er en prosess som krever store og tunge arbeidsstasjoner, som naturligvis også er svært kostbare. Disse har mye kapasitet i seg som ikke alltid blir brukt.

– Ved hjelp av Workspace One, som også har applikasjonsvirtualisering, kan de flytte AutoCAD til serverrommet, sånn at de kan bruke datakraften der til å kverne tegningene. De ansatte kan sitte med vanlige Macer eller PCer og fortsatt tegne med Wacom-brettene sine. Og når de skal i møte, kan de bare ta med seg nettbrettet og vise det de trenger på en storskjerm. AutoCAD-tegningene er uansett med dem, og man trenger ikke engang å trykke lagre!

Hartmann Petersen nevner også kunder som TV-stasjoner, som kanskje har reportere over hele verden, eller statlige etater, som kan dra hjem til sine brukere med all informasjon tilgjengelig. Uansett er konklusjonen hans at alle som har tatt løsningen i bruk er veldig fornøyde.