Han sparte stort på å droppe printeransvaret

Når man nærmer seg Mieles designbygg på Nesbru, hersker det liten tvil om at dette er et sted der nytte og effektivitet står høyt i kurs.  Inne i bygget, blant noen av verdens beste kaffe- og vaskemaskiner, finner vi IT-sjef Ulf Andersen som administrerer hvitevaregiganten Mieles IT-systemer i Norge.

Vi bruker ingen tid på disse printerne.

Ulf Andersen, IT-sjef Miele Norge

Som alle andre IT-sjefer med erfaring i faget, har han hatt sine kamper med printere. Den beskjedne printeren kan være en velsignelse og svøpe, men for noen år siden tok Ulf et grep som løste floken, og gjorde deres printerproblemer til IT-historie.

Etter at selskapet byttet printerleverandør, har IT-avdelingen kunne fokusere på andre oppgaver og brukervennlighet.

Sluttet å tenke på printerne

I forbindelse med en større utskiftning av printere hos Miele, gikk de til flere leverandører og ba om et tilbud på en løsning for å rydde opp i printerparken.  Valget falt på Konica Minolta nok en gang.

– Vi inngikk en avtale med dem for ganske mange år siden, da vi fikk gjennomført en dokumentanalyse, sier Ulf.

Dokumentanalysen går dypt inn i en bedrifts vaner og behov for printerløsninger, og kan avsløre store områder til forbedring både økonomisk og i forhold til brukervennlighet, men er kanskje viktigst for bedriftens effektivitet. Ikke overraskende viste dokumentanalysen hos Miele at det var betraktelig rom for å bedre effektiviteten, og skape en mer strømlinjet vei fra dokument på skjerm til papir. 

– Vi hadde mange forskjellige printere, og det gikk med en del tid til administrasjon. I dag har vi ikke noe jobb med det i det hele tatt, alt er sentralisert på én printerserver og én printerdriver, sier Ulf.

Etter at valget falt på Konica Minolta, har IT-avdelingen på Miele rett og slett sluttet å tenke på printere. Tjenesten gir maksimal kontroll, med minimal innsats.

– De leverer alle printerne våre, altså alle multifunksjonsmaskinene. Vi bruker ingen tid på disse printerne. Når det kommer en ny bruker, installerer vi én driver og det er gjort på ti sekunder, forklarer Ulf.

Den ene printerdriveren dekker alle printere i hele bedriften, og tar seg av alt fra enkle funksjoner helt opp til avansert kontroll på større utskriftsjobber. Miele har i tillegg valgt å koble printerne til sine adgangskort, noe som gjør hverdagen svært praktisk for brukerne.

– Det er bare å gå til hvilken som helst printer, sveipe kortet, trykke på en knapp og hente utskriften, forklarer Ulf. 

I tillegg til å gjøre utskrifter enklere, gir slike muligheter en betraktelig innsparing. Både for lommeboken, men også miljøet.

Har vi problemer med en printer, noe vi nesten aldri har, så tar det to timer før servicefolkene er her

Ulf Andersen

– Tidligere lå jo papir og fløt overalt, folk kom ikke og hentet utskriftene sine. Vi brukte mye papir og slikt, og fikk en helt annen pris på utskriftene da vi gikk over til Konica Minolta kontra det gamle vi hadde. Nedgangen i unødvendige utskrifter utgjorde en betydelig kostnadsreduksjon, i tillegg til at den nye avtalen var billigere i utgangspunktet, forklarer Ulf.

Fikser problemet før noen merker det

Når en bedrift standardiserer printerne sin på et enkelt merke, merkes overgangen fra en hverdag med ulike leverandører raskt. Det kan vise seg i rent praktiske funksjoner, som at printere fra Konica Minolta har samme brukergrensesnitt på alle sine maskiner, men kanskje viktigst i servicedelen. Printere skiller seg ut fra andre IT-leveranser, med sitt behov for jevnlig oppfylling av forbruksmateriell og hyppigere service.

– Har vi problemer med en printer, noe vi nesten aldri har, så tar det to timer før servicefolkene er her, forklarer Ulf.

Miele har valgt å la printerne selv «ringe hjem», når de trenger service. Det har gitt et litt pussig resultat; plutselig kan det være servicepersonell i huset som fikser problemet før IT-avdelingen engang visste om problemet.

– Det kan for eksempel ha vært en reparasjon nede på delelageret, uten at vi vet om den, og reparasjonen er inkludert i serviceavtalen. De fikser problemet og så stikker de nesten uten at vi er involvert i det hele tatt.

At printerne selv ringer etter service, betyr ikke at IT-avdelingen gir fra seg kontrollen, snarere tvert imot. Når tjenestene samles på ett sted, forbedres muligheten til å kunne overvåke og holde følge med drift og forbruk.

Variert tilbud på variert behov

Selv om standardiseringen i printerparken har kuttet ned på alt fra servicetimer til rot ved printeren, har ikke ensrettingen gått ut over variasjonen av utskrifter som Miele trenger. I bygget på Nesbru jobber alt fra selgere til servicepersonell og ingeniører, så behovene varierer kraftig. Forskjellige behov for utskrifter fører til variasjon i printerparken, noe som kan være en utfordring.

– Det problemet er nå løst, ved å anvende ulike størrelser av samme multifunksjonsskrivere fra Konica Minolta. Det takler alt fra de største til de minste oppgavene bedriften har: – Hos oss er den største jobben utskriving av bruksanvisninger som kunder ringer og ber om, det foregår på en stor og rask printer. I tillegg er det mye utskrift av plukklister.

Nå har det gått mange år siden Miele valgte Konica Minolta som leverandør av alle printertjenester på Norges-kontoret. Det betyr ikke at leverandøren kan hvile på sine laurbær, og slappe av. Miele er en kunde med klare behov og forventninger til sine leverandører, like mye som de verdsetter pålitelighet og system. Dermed var det ikke noen stor overraskelse at de valgte Konica Minolta igjen da printerparken skulle gjennom en større fornyelse for et par år siden.

– Vi oppgraderte printerparken i 2015, da vurderte vi andre leverandører men fant ut at vi var såpass fornøyd med det vi hadde, og prisen på leveransen, at vi fortsatte med dem, sier Ulf.

«Gammel» printerdrift fortsatt vanlig

Mieles Norges-kontor var tidlig ute med sin modernisering av printerparken. Elegante løsninger som å knytte utskrifter til adgangskort kommer sakte, men sikkert inn i norske bedrifter.

– Vi opplever at det er en stor andel av norske bedrifter som fremdeles driver sine printere på «gamlemåten», sier produktsjef Christian Nyhus på Konica Minoltas norgeskontor. Der har de i en årrekke levert tjenester som dokumentanalyse, et dypdykk i bedrifters behov for printere og utskriftsløsninger.

– Ofte ser vi at bedrifter som kommer til oss, og ber om et utenfra-og-inn-perspektiv på sine printersystemer, ender opp med å spare store penger på hele printerparken. Det er snakk om både rene penger på utgifter til anskaffelser og forbruksmateriell, men enda viktigere er nok besparelsen som skjer på IT-avdelingen. 

En IT-avdeling som slipper å løpe rundt for å fikse printerproblemer kan anvende tiden og ressursene til viktigere oppgaver, som å sikre kjernevirksomheten og øke kvaliteten på tjenestene de leverer til sine kunder.