Slik ble en liten øykommune best i Norge på IT

Traditional Norwegian red wooden barns stand on the sea coast. Snillfjord, Sor-Trondelag region, Vingvagen fishing village

Del

Midt mellom Trondheim og Kristiansund ligger en øy. På øya befinner det seg en kommune som ved første øyekast er kyst-Norge; trålere fortøyd til velbrukte brygger som stikker ut fra rekker av røde båthus, dekortert med grønne fiskegarn. Med et innbyggertall på under en prosent av Oslos befolkning, er ivaretakelsen av Hitras identitet vel så viktig som deres teknologiske fremskritt. For suksess trenger ikke å vises i glinsende broer og prangende rådhus, men heller i en velfungerende kommunal infrastruktur med fornøyde ansatte og innbyggere som resultat.

Siden Hitra i fjor valgte å ta et stort steg i digital retning, har de positive effektene skutt i været.

IT-satsningen tok dem til topp

Eskild Lervik, IT-sjef i Hitra kommune.

Etter å ha blitt ringt både i helger og midt på natta på grunn av systemfeil, erkjente IT-sjef Eskild Lervik at Hitra hadde et enormt forbedringspotensiale hva digitalisering gjelder. Han tok like gjerne bladet fra munnen, og satte med det Hitra på kartet som første kommune til å benytte seg av Ateas nye tjeneste, Atea Kommunesky.

– Det har jo blitt en annen hverdag, både for meg og Hitra kommune. Nå kan jeg bruke arbeidstiden min til å legge til rette for tjenester for innbyggerne i stedet for å drukne i driftsoppgaver, sier Lervik.

Ringvirkningene er tydelige også for kommunens omdømme. Fra 2015 til 2016 rykket Hitra fram 123 plasser i Kommunal Rapports rangering av kommuners kvalitet og effektivitet på ulike utvalgte tjenesteområder. Den samme rapporten har også rangert Hitra som best i Norge innenfor pleie- og omsorgstjenester.

– Vi hadde muligheten til å enten ansette flere folk eller se på om det fantes alternative måter å drifte på. Dette blant annet på grunn av elektronisk meldingsutveksling innenfor pleie og omsorg. Slike ting må jo gå 24 timer i døgnet, og det krever flere enn én ansatt. Jeg er glad vi gikk for den alternative måten, sier Lervik.

Skreddersydde løsninger

Digitale framskritt i naturskjønne omgivelser.

Atea Kommunesky gjør at kommuner kan kvitte seg med alt av lokal lagring, servere og datarom, og ikke minst eie- og vedlikeholdskostnaden disse innebærer. Dette er fordi tjenesten skreddersys velferdsløsningene basert på blant annet hvilke fagapplikasjoner som benyttes. Skyløsningen er etablert i Ateas datasenter i Trondheim og er delt inn i åpen og sikker sone. I Hitra ligger den åpne sonen fortsatt på lokale servere i kommunene, mens den sikre sonen, der all sensitiv informasjon ligger, er flyttet til Ateas datasenter.

Hitra valgte å starte med sikker sone fordi en stadig økende digitalisering innenfor pleie og omsorg setter større krav til tilgjengelighet og oppetid. Kommunen var avhengig av en løsning som behandlet den sensitive informasjonen minst like godt som deres daværende lokale løsning, men uten den oppskaleringen av ansatte en lokal oppgradering ville generert. De som nå administrerer den sikre sonen bruker en Citrix-server for å logge seg på skytjenesten, i motsetning til den åpne, som Hitra fortsatt har lokalt.

- Å la Atea levere sikker sone som en tjeneste var et naturlig valg, både fordi de kunne tilby full pakke og fordi de allerede er leverandør og har avtaler med fylkeskommunen, sier Lervik.

Løsningsspesialist i Atea, Marianne Zahl Thue.

Lever opp til digitaliseringen

Løsningsspesialist Marianne Zahl Thue i Atea mener skytjenesten gjør det mulig for kommunale systemer å leve opp til innbyggernes forventninger til digitalisering.

– I Hitra hadde én mann ansvar for et system som krever 24/7 drift. Skal du ha et vaktlag i en kommune som tilbyr slik bistand må du ha seks mann fulltidsansatt, og det er det ikke så mange kommuner som har mulighet til. Vi tar over den daglige driften, som gjør at han kan konsentrere seg om det strategiske rundt digitaliseringen.

I tillegg til at Hitras IT-sjef nå får helgene fri, drar også hjemmesykepleien nytte av systemoppgraderingen. De bruker iPader med et fagsystem direkte koblet opp mot Ateas løsning. I stedet for å loggføre ting med penn og papir, for så å kjøre til helsetunet for å fysisk legge det inn i journalsystemet, logges ny informasjon og endringer med en gang.

– Det har jo garantert gjort noe med tjenestene også. Tillit til tilgjengelige fagsystemer gir større trygghet og trivsel. Tilgjengelighet på riktig informasjon øker kaviteten på tjenestene. Denne effektiviseringen åpner for omdisponering av tid i flere ledd i organisasjonen, sier Lervik.

– De som jobber i tjenestene kan bruke mer tid til det de faktisk skal gjøre, framfor å kjøre fram og tilbake for å hente informasjon og journalføre ting. Vi er fornøyd med at Atea også har implementert SvarUt i «sikker sone» løsningen, slik av vi slipper å bruke tid for å sette opp løsningen selv.

Gradvis overgang

Hitra kommune, med Eskild Lervik i spissen, implementerte skytjenesten gradvis. Først tok de for seg PP-tjenesten og sjekket om det fungerte. Deretter tok de Barnevern, NAV og til slutt Pleie og omsorg. Alle systemene har vært i full drift det siste halvåret. Som kommuneansatt på attende året visste Lervik godt hva han stod overfor med et slikt driftsbytte og ser ikke noen annen måte han kunne gjort det på.

– Jeg føler ikke at det har vært noe mer støy i omleggingen her enn hva det er når en kommune bytter systemer ellers. Det vil jo alltid være litt sånn armer og bein i overgangsperioden, men du må bare gjennom det, og det synes jeg vi har fått til veldig bra, forteller Lervik.

Neste steg for Hitra vil være å ta i bruk Ateas plattform for åpen sone også. Det vil si at for eksempel skolene, som skal mer og mer på nett, får større tilgang til digitale hjelpemidler. Til tross for at åpen sone ikke nødvendigvis håndterer sensitiv data, stilles det større krav til tilgjengelighet og oppetid også her fordi kommunens ansikt utad blir mer og mer nettbasert. Med mange års erfaring innen kommunedrift, har Atea god kompetanse på dette området.

– En kommuneløsning er ganske komplekst fordi sikkerheten er jo vel så viktig inn mot åpen sone som sikker sone. Vi har jo blant annet en sikker eksamensordning som gjør at om elevene skal kjøre eksamen digitalt blir det umulig for dem å jukse fordi vi sperrer en del tilganger. Slike funksjoner er allerede etablert i den åpne kommuneløsningen, så da blir det opp til kommunen hva de velger å benytte seg av, sier Thue.

For Hitra er det ikke renoverte rådhus og prangende broer som viser kommunens fremgang og suksess. Det er et velfungerende IKT-system som gjør de ansattes jobb lettere. Og én umiddelbar endring har IT-sjefen selv vært veldig fornøyd med:

– Det vil jo alltid oppstå noen småproblemer her og der, men nå ringer de Atea i helgene, og ikke meg, smiler Lervik.