Slik løste IT-avdelingen i SiO sin største utfordring

Det finnes en klassisk myte som sier at en bedrifts største brems er it-avdelingen. For tre år siden kunne Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus (SiO) kjenne seg igjen i denne. De hadde egentlig en svært velfungerende it-avdeling, men kjerneoppgaven ble stadig drift fremfor utvikling og det hadde de ikke tid til. For å leve opp til sitt eget slagord om bedre studentliv, måtte IKT-funksjonen løftes slik at den kunne møte studentenes digitale behov. 

Outsourcing ble løsningen og SiO har ikke sett seg tilbake siden.

Trengte lettbeint og pålitelig it-løsning

SiO hadde behov for å jobbe med nye løsninger, men slet med å få trykk på utviklingen. Fordi den interne it-avdelingen drev godt og kostnadseffektivt, hadde de mulighet til å gjøre konkurranse av sourcingen. I stedet for å sende ut en 300-siders kravspesifikasjon i blinde, kjørte SiO en litt annen strategi der de loddet stemningen hos 20 forskjellige leverandører. På denne måten ble det fort tydelig hvem som egnet seg for oppgaven. Direktør for IKT og forretningsutvikling i SiO Torkel Lappegård er svært fornøyd med utfallet.

– Det er noe med å gjøre de litt sultne før de får forespørselen. Så vi sendte ut kravspesifikasjonen, satt en frist, og jobbet oss gjennom tilbudene vi fikk inn. Valget av leverandøren var nøye overveid, men det skal sies at leverandøren som til slutt vant leverte en utrolig bra kontrakt, sier Lappegård.  

Alle offentlig godkjente studiesteder er tilknyttet en studentsamskipnad og i Oslo og Akershus er det SiO som råder. Til sammen er de tilknyttet nærmere 70 000 studenter og har derfor god kjennskap til deres vaner. En students økonomi gjør at SiO alltid er opptatt av å jage kostnader på vegne av dem. Lappegård visste at den digitale arenaen hadde stort potensiale for dette, men SiOs kunnskapsbase var for dårlig når drifting tok all arbeidskraft i IT-avdelingen.

– Digitalisering er et buzzord alle snakker om og det handler om å utvikle og å lage gode løsninger til studentene på de digitale arenaene. Men man er nødt til å være av en viss størrelse for å holde seg oppdatert på kunnskapen som kreves her. Det klarte ikke vi og måtte hele tiden leie inn ekstern spisskompetanse, sier han. 

Utfallet av konkurransen gjorde at SiO endelig fikk hjelp til å sy sammen IT og forretningsutvikling. Nå har de blant annet utviklet en app som tilgjengeliggjør treningstimer, ledige vaskeritimer, booking av treningstimer og mye mer. De har også fått helautomatisert studentens boligsøkeprosess via sin nettside. 

Knirkefri overgangsprosess

I september 2014 var det klart at 99X skulle ta over it-driften til SiO og med det også få med seg seks av deres ansatte. Og så satt ting virkelig fart og bare tre uker etter signering tok 99X kontroll over driften og brukerstøtten. Brukere, tilgjengelighet, stabilitet og sikkerhet ble ivaretatt fra dag én. Et halvt år etterpå hadde it-leverandøren full tilgang til SiOs tjenester; en overgangsprosess som ifølge Lappegård gikk knirkefritt for seg.

– Det er den prosessen jeg har vært aller mest fornøyd med. Det var nesten ingen som merket at vi flyttet. Vi hadde heller ingen nedetid på de seks månedene, som var utrolig deilig.

Som en tjenesteintegrator er 99X ekspert på å koble sammen IT og forretning. De leverer hele platformen, med prosjektkontor og ServiceDesk, og håndterer videreutvikling med dyktige folk innenfor virksomhetsarkitektur. Teknologisjef i 99X Peter Nomme så tidlig hvordan størrelsen på SiOs it-drift gjorde det vanskelig for dem å tenke innovativt.

– SiO var drevet av et ønske om å utvikle seg raskere og få IT-utviklingen tettere på forretningen og valgte derfor å sette bort ansvaret for driften til 99X. Det har også vært viktig å få skytjenesten deres under kontroll, som er et av våre ekspertområder, sier Nomme.

Målgruppen til SiO forventer nye, digitale tjenester. Tilgjengelighet og ytelse tas som en selvfølge i dag, men må også ivaretas. Ved at 99X overtok driften for SiO fikk de frigjort kapasitet til å utvikle nye tjenester for studentene. 

– For SiO var tilgjengelighet den største utfordringen, men dette har forbedret seg etter at vi kom inn i bildet. De har kunnet kvitte seg med alt av vaktordninger fordi vi nå har ansvar for hele IT-plattformen. På denne måten håndterer vi potensielle feil før de oppstår 24 timer i døgnet samtidig som vi håndterer brukerne når de har behov for hjelp, sier Nomme.

Trygghet i kunnskap

Nå ligger 80 prosent av SiOs fokus på utvikling – og det kan vi takke 99X for

– Torkel Lappegård

De siste tre årene har 99X bygget opp et rammeverk der SiO lett kan legge løsninger på toppen uten lang ventetid. Og med en stabil, digital grunnmur kommer korte leverings- og utviklingstider. Men 99X sin jobb er langt fra ferdig og Nomme er spent på fremtiden med SiO.

– Det å holde noe ved like er enkelt, det er å bryte opp i det etablerte som er vanskelig. I den forstand blir vi hele tiden utfordret på å levere raskere, sier Nomme.

For Lappegård i SiO har det vært betryggende å vite at 99X er opptatt av å ha et nært forhold til kunden, og at de jobber metodisk for å sikre at en tjeneste fungerer skikkelig før den rulles ut. Samtidig ser han på det som lønnsomt å ha med seg en partner som bærer mye kunnskap.

–  Kommunikasjonen har vært veldig god hele veien. Det har ikke vært noen konflikter, men man vil jo alltid møte på utfordringer. De gangene det har vært noe har 99X satt seg ned sammen med oss og jobbet konstruktivt for å komme til bunns i problemstillingen, sier Lappegård.

Kunnskapen og kompetansen som har fulgt med 99X sine tjenester har gjort at SiO er svært fornøyde med bedriften som kom på 1. plass i konkurransen. 

– Nå ligger 80 prosent av fokuset vårt på utvikling og det kan vi takke 99X for, smiler Lappegård.