Dette superverktøyet gjør prosjektstyring til en lek

Det er én ting de fleste som jobber med store prosjekter kan være enige om: Prosjektstyring kan være krevende. Det å holde kontroll på mange mennesker med mange oppgaver, gjerne fordelt over et større fysisk område, som en byggeplass eller store kontorlokaler, er ikke alltid enkelt.

Heldigvis finnes det høyteknologiske løsninger som forenkler og strømlinjeformer prosessflyten. Og det er ikke til å stikke under en stol at det samtidig kan se ganske kult ut.

Tønsbergprosjektet er for tiden midt i en omfattende utbygningsprosess for Sykehuset i Vestfold - 45 000 kvadratmeter skal bygges; to nye bygg til psykiatri og somatikk som vil gi betydelig forsterket helsetilbud i fylket.

Det er en utfordring at utbyggingen foregår inntil eksisterende sykehusbygninger som er i full drift. Deler av gammel bygningsmasse skal kobles fra og rives, og nye bygninger skal bygges tett på og kobles til eksisterende bygg.

Krever ekstremt god planlegging

For å koordinere dette har Tønsbergprosjektet blant annet tatt i bruk en høyteknologisk løsning, som i korte trekk er en massiv smartvegg, faktisk en av verdens største. Skjermen dekker virkelig en hel vegg, er 10 meter bred og 1,3 meter høy.

Prosjektleder Inge Aarseth forteller at de helst skulle hatt veggen enda større, gjerne 13 meter bred, men det måtte begrenses fordi det kom noen tekniske installasjoner på ene siden av rommet.

– Vi ønsket opprinnelig en vegg som var høyere og kunne vise fullverdige 3D-modeller, hvor ett felt på midten var interaktivt, forteller Aarseth.

Veggen, som ble levert av Atea, er uansett et imponerende syn. Den styres først og fremst av en PC som er gjemt bak selve veggen og sørger for at overlappingen av de forskjellige skjermene er sømløs. En rad projektorer er hengt over veggen og viser bildet mot veggen, og på motsatt side av rommet er det montert to digitale kameraer som brukes til å kalibrere bildet – ved behov.

Prosjektet har utstrakt bruk av åpen BIM (BygningsInformasjonsModellering) i prosjektarbeidet. For eksempel kan 3D-modeller av armeringen under bygging vises frem på skjermen, vris rundt og studeres i detalj av alle som er involvert i prosjektet.

Topp moderne prosjektering

Deler av det viste skjermbildet kan klippes ut og flyttes til en annen del av skjermen. Alt dette gjøres ved hjelp av en penn, som også brukes til å skrive digitalt direkte på veggen.

Verktøyene er svært enkle. Å klippe og kopiere krever enkle fysiske bevegelser, noe alle som har vært borti tegneprogrammer vil forstå umiddelbart. Annoteringen er like lett – ved hjelp av en liten rund palett eller pop-up meny på skjermen kan brukeren velge farge, tykkelse eller stil på pennen. Så er det bare å skrive i vei - direkte på veggen.

Inge Aarseth viser til at prosjektet benytter prosjekteringsmøter (ICE) hvor alle relevante fagpersoner som er involvert i de aktuelle sakene som tas opp, kan komme opp til veggen under møtene – og bidra med sine innspill. Det er svært enkelt å koble opp egne bærbare maskiner og vise innholdet på veggen, samtidig som elementer det blir jobbet med også blir lastet opp til nettskyen.

Et eksempel er armeringsmodellene som de ansatte på byggeplassen kan hente ned på iPadene sine. Disse blir gjort tilgjengelig for byggeplassen og er et resultat av prosjekteringen på prosjektkontoret, forteller Pål Trollsås fra Skanska, som er involvert i arbeidet.

Alt går langt raskere

Fleksibiliteten er åpenbar, svært mange deler av byggeprosessen kan prosjekteres direkte på veggen, og flere ansatte kan jobbe samtidig, uavhengig av hverandre.

– Mengden papirarbeid er dramatisk redusert. Det er en krevende jobb å håndtere papirbaserte plantegninger for armering, det tar lang tid med revisjoner og oppdateringer, og dette er noe vi har kuttet betydelig ned, sier Pål Trollsås.

Det å bruke veggen gir en direkte og merkbar tidsbesparelse i prosjekteringen.

– Vi kan løse ting på 30 minutter som tidligere ville tatt to uker, påpeker Inge Aarseth, og viser til de tradisjonelle sekvensielle arbeidsprosessene – hvor et fag løste en sak, før det ble sendt videre til neste fag.

Han understreker også at prosjektet benytter en såkalt VDI-løsning hvor fagprogrammer ligger på en skyløsning. De som modellerer lagrer egne fagmodeller på et felles lagringsformat, og så snart det er gjort, blir de automatisk satt sammen og gjøres dermed tilgjengelige for alle som jobber med prosjektet, uansett hvor de befinner seg. Man kan alltid se hvordan området man jobber med forholder seg til andre fagområder. 

– Våre folk jobber så godt som i sanntid både på fagnivået sitt, og fellesnivået som omfatter alle involverte fagområder, sier Aarseth.

Funksjonaliteten i rommet med smartveggen kan til en viss grad utvides med lerreter som trekkes ned fra taket etter behov. Der er det for eksempel mulig å vise saksbehandlingsmoduler som kjører ved siden av. Disse kan kobles direkte opp mot 3D-modellen som vises på smartveggen. Dette betyr at hele saksgangen kan vises elektronisk.

Og det er bare begynnelsen, sier Inge Aarseth:

– Vi har hatt systemet i cirka ett år, og vi lærer hele tiden hvordan vi kan forbedre bruken mens vi holder på. På sikt er det flere funksjoner som vi ønsker å få benyttet. Dette verktøyet er bare et ledd i en kjede for å få til mest mulig effektiv prosjektering på byggeplass. Vi eksperimenterer også med teknologier som virtuell virkelighet for å effektivisere enda mer.

Tidsbesparelser og fordelene med den mer effektive arbeidsmetodikken er så åpenbare, at flere har vist interesse for veggen, ikke minst ansatte ved Sykehuset i Vestfold.