_logo.svg.png){kind=logo}
Byggefirma leker med Office 365
– Kanskje folk faktisk melder inn avvik nå, sier Økonomi- og IT-sjef i Jadarhus.
– På 70-tallet var det vanlig at budbiler kom med tegninger ut på byggeplassene. Nesten 50 år senere er det fortsatt noen som gjør dette!
Det sier økonomisjef og IT-sjef i Jadarhus, Frode Michaelsen. Han mener at dokumenthåndtering er en av hovedårsakene til at mange byggeprosjekter sakker farten. I et firma med 160 ansatte har han brukt mye tid på å bistå med blant annet dokumenthjelp – men det var før.
Nå er Jadarhus i ferd med å gå «live» med et helt nytt system som gjør det mye enklere å håndtere dokumenter ut mot byggeplassen.
Det ukjente potensialet til Office 365
For to år siden bestod Jadarhus sitt serverrom av et kott innerst på kontoret, der gammel software og utdatert teknologi putret og gikk. Sammen med ledelsen innså Michaelsen at dette førte til at de stanget i taket; dersom Jadarhus skulle forbedre deling av dokumenter mellom kontor, byggeplass og leverandør, måtte kottet oppgraderes – kraftig.
– Vi hadde feil system for å videreutvikle det vi hadde, og måtte først skifte plattform. Gjennom Atea fikk vi Office 365, som nå gjør at vi kan kjøre SharePoint på Azure. Med dette på plass ønsket vi så å kvitte oss med serverrommet og gå inn i skyen, forteller Michaelsen.
Tor Ommund Ljosland er salgssjef i Atea Sky Rogaland. Han forteller hvordan Atea, som Jadarhus sin digitale partner, har hjulpet dem med å fornye sin IT-infrastruktur.
– Dette er et veldig godt eksempel på hva man kan få til i Office 365 med riktig partner. Da vi startet dialogen med Jadarhus var valgene å drifte IT systemene på tradisjonelt vis eller ta steget helt inn i skyen. Vi ble sammen enige om å gjøre ett skikkelig løft og bygge en plattform for fremtiden med tilhørende dokumenthåndteringssystem som fjernet behovet for lokal infrastruktur. I tillegg har vi laget applikasjoner basert på standardverktøy i Office 365 som har forenklet det operasjonelle for Jadarhus vesentlig, sier han.
Ljosland peker også på endringstakten både IT- og byggebransjen har, og hvorfor det er viktig at den nye plattformen ble bygget i skyen, har åpne standarder og ikke er basert på skreddersøm hvor en applikasjon bare håndtere ett område eller utfordring.
– Alle nye ting som skjer i Office 365 er til enhver tid kompatibelt med løsningen til Jadarhus. Før hadde man egne «motorer» som styrte håndtering av SharePoint-applikasjoner, men da var det fare for å miste ny funksjonalitet som kom i nyere versjoner. Nå har vi byttet til en ny motor der hovedkjernen er oppdatert av Microsoft. På denne måten er vi teknologisk langt fremme til enhver tid og kan lansere ny funksjonalitet med minimalt av konsulenttimer, sier han.
Med en partner langt oppe på den digitale næringskjeden som har et tett forhold til de store teknologigigantene er Jadarhus godt rustet for å ta i bruk nye løsninger kort tid etter de kommer på markedet. Dette vil gi de ett klart fortrinn, mener Ljosland.
Fremtidens avvikshåndtering
For mange byggefirmaer er prosessen med å melde inn avvik lang. Et skjema som fylles ut på byggeplassen må ofte scannes, legges inn i et system og sendes til for eksempel HMS, som igjen må legge det inn i et nytt system. For Jadarhus blir denne prosessen nå betraktelig kortet ned takket være Atea.
– Hvis du har et system som gjør at det tar lenger tid å rapportere avviket enn å utbedre det, så utbedrer du det heller med en gang. Ting kan skje daglig som ikke blir plukket opp fordi folk ikke gidder. Vårt gamle system for innmelding fungerte, men det ble svært tungvint fordi det ikke var integrert med byggeprosjektene, sier Michaelsen.
– Dette er et veldig godt eksempel på hva man kan få til i Office 365 med riktig partner. Med SharePoint har vi utviklet applikasjoner som har forenklet det operasjonelle for Jadarhus vesentlig, forteller Ljosland.
– Med den nye applikasjonen kan en tømrer for eksempel bruke telefonen sin for å fortløpende melde avvik ved å ta et bilde og fyller ut informasjon der og da. Dette blir så direkte oppdatert i Jadarhus sin prosjektportal, og dermed har også prosjektleder til enhver tid oversikt over fremdrift, forklarer Ljosland.
«Det eneste vi trenger er internett»
Mobile enheter har blitt en del av verktøykassen og dagens brukere ønsker å jobbe hvor som helst, når som helst, fra hvilken som helst enhet, på en sikker måte. Dette har Atea håndtert på en god måte med benytte seg av tjenesten DaaS (Device As a Service) for håndtere sluttbrukerutstyr automatisk. Michaelsen forteller at denne løsningen blir et konkurransefortrinn for Jadarhus.
– Det viktigste for oss er å bygge energieffektive hus av høy kvalitet. Med DaaS er vi veldig utstyrsuavhengige, fordi maskinene oppdateres kontinuerlig med lisenser og programvare. Atea sørger for at de fungerer i nettverket og ut mot både kontorene og byggeplassen. Tidligere brukte jeg også mye tid hver dag på ren IT-support, men nå som dette er flyttet til Atea har jeg allerede fått frigitt mye tid, sier Michaelsen.
I innkjøringsfasen hadde Jadarhus IT-eksperter fra Atea hos seg noen timer hver dag for å bistå med opplæring. I tillegg til dette sparret de mye med arbeiderne i felten, der én gruppe var med på kartlegging, og en annen var med og testet. Nå ser Michaelsen frem til de positive endringene en oppdatert IT-infrastruktur vil føre med seg.
– Atea har hele tiden tatt våre ønsker alvorlig, og respondert på det. Jeg er sikker på at fremtidige utfordringer vil løses lett i samarbeid med dem. Også er det jo veldig greit at det eneste vi trenger nå er internett. Alt annet er satt opp, slik at godt wi-fi så og si er det eneste vi trenger å sørge for, sier Michaelsen.
