Vi har alle vært der: møter som avbrytes av mobiler som ringer, folk som kommer for sent og teknisk utstyr som svikter. Heldigvis kan dårlige møter bli gode med relativt enkle grep.
Hvorfor er god møteetikette så viktig og hvordan du kan sikre effektive, nyttige møter? Ifølge en undersøkelse gjennomført av Atlassian, deltar en ansatt i gjennomsnitt på 62 møter i måneden. Vi bruker åpenbart mye tid på jobb og møter, så la oss prøve å utnytte tiden mer effektivt. Her trengs noen gode verktøy.
Etikette refererer til et sett med manerer og retningslinjer for hvordan man skal te seg. Møteetikette betyr at man opptrer respektfullt og profesjonelt overfor andre møtedeltakere. Reglene endrer seg gjerne etter kontekst, firma og setting, men det finnes likevel noen universelle regler, som å opptre respektfullt, ta ansvar, løse problemene og holde seg til temaet.
For å sikre en mer effektiv jobbhverdag og unngå at dyrebar tid forsvinner til dårlige møter, får du her 10 nyttige tips til god møteetikette – som for øvrig vil fungere like godt for både fysiske og virtuelle møter. Mange av dem er kanskje åpenbare, men en oppfriskning av kjent kunnskap skader aldri.
1. Vær forberedt
Spar møtetid ved å forberede deg godt. Dersom du (forhåpentligvis) mottar en agenda i forkant av møtet, bør du studere denne for å sjekke om det er noen punkter du kan fullføre før møtet. Det kan også hende at møteorganisatoren ber deg løse en oppgave på forhånd. Uansett scenario: still forberedt!
2. Møt opp på tiden
Å møte opp i tide – eller bedre, ett minutt eller to for tidlig – er respektfullt overfor de andre møtedeltakerne. Iblant kan det være utfordrende eller umulig å starte møtet før alle er til stede. Ta derfor din del av ansvaret og still opp både forberedt og på tiden.
Dersom uhellet er ute og du kommer for sent: unngå å skape mye rabalder og oppmerksomhet når du ankommer. Unnskyld deg og hopp rett inn i agendaen sammen med de andre.
3. Husk kleskoden
Å kle seg riktig kan bety forskjellige ting avhengig av situasjon og publikum. Uansett er det hakket mer profesjonelt å gjøre seg flid med påkledning enn å la være. La joggebuksa ligge hjemme (eventuelt utenfor webkameraets rekkevidde).
4. Lytt og lær
Møter krever aktive lyttere. Dersom du ønsker gode diskusjoner, er det viktig at du følger med på informasjonen og synspunktene som deles. Ikke la tankene fly, men fokuser på det som blir sagt her og nå. Bruk verbale og non-verbale tegn for å vise at du er engasjert. Nikk med hodet, hold øyekontakt og responder med gjennomtenkte spørsmål og positiv oppmuntring – til riktig tid. I virtuelle møter kan man med fordel droppe verbale tegn og heller holde seg til de non-verbale.
5. Ikke vær uhøflig
Dropp alle frekkheter. Å prate mens noen andre har ordet, avbryte eller slenge negative kommentarer hører ikke hjemme i møter. Kort og godt.
6. Stick to the plan
Gjør ditt beste for at agendaen overholdes. Å holde seg til denne sparer tid og frustrasjon for møtedeltakerne. Dersom uventede spørsmål eller diskusjoner dukker opp underveis, kan disse noteres for så å tas opp i etterkant av møtet. Det er greit å spore av iblant, men kom alltid tilbake til agendaen.
7. Legg bort mobilen
Dersom du må ha med telefonen, husk å sette den på lydløs. Unngå å fikle med den under møtet – det er distraherende for både deg selv og andre.
8. Vær konsis
Nå er det straks din tur til å snakke. Husk å prate klart, tydelig og med et forståelig, konsist språk så alle de andre møtedeltakerne forstår deg. Dermed vil du høyst sannsynlig slippe å måtte forklare ting flere ganger. Tid og frustrasjon spart!
9. Mat og drikke – absolutt eller ikke?
Om du kan ha med mat og drikke i møtet, avhenger av hvem du møter og hvor. I de fleste situasjoner er en vannflaske eller kaffekopp helt innafor. Mat bør man derimot være mer forsiktig med. Prøv å unngå støyende emballasje og innpakning da dette kan irritere og distrahere andre. Spis og drikk stille – og husk å kaste alt søppel når møtet er over.
10. Rydd opp!
Gratulerer, du har gjennomført et godt møte! Nå er det på tide å rydde opp etter deg. Forlat møterommet i samme – eller bedre – tilstand som hva du ankom til. Skyv stoler inntil pulten, rydd opp i ledninger og kabler og visk ut alle tavleskriblerier.
Nå er møteetiketten på plass. I tillegg finnes det verktøy som hjelper deg å sette opp smarte møter, slik at du oppnår enda høyere effektivitet. Med prosjektstyringsverktøyet Wrike kan du enkelt organisere møtene dine. Wrike lar deg blant annet spore møtereferater, sette opp og tildele oppgaver, dele filer og holde alle møtedeltakere og teammedlemmer i «loopen».
Er du klar for å kjøre effektive, etikette-fokuserte møter? Prøv Wrike gratis i dag! Se https://www.commaxx.no/leverandorer/citrix/wrike.
