Nøkkelen til vellykket KI-bruk i offentlig sektor
Målet er tydelig: I 2025 skal 80 prosent av alle offentlige virksomheter ha tatt i bruk kunstig intelligens (KI). Innen 2030 skal samtlige være med. Men hva innebærer dette i praksis?
Selve teknologien er bare én del av bildet. Det handler like mye om organisering, tverrfaglig innsats og vilje til å ufarliggjøre KI, slik at teknologien faktisk blir brukt.
Offentlige aktører har i ulik grad tatt i bruk KI. Tietoevry Tech Services påpeker imidlertid at KI-initiativer gjerne ender opp i IT-avdelingen, uten at resten av organisasjonen engasjeres. Da uteblir gevinstene – ikke minst fordi man aldri helt vet hvor verdien oppstår før man får prøvd seg litt frem.
– KI er sjelden ment å erstatte menneskene, men å hjelpe dem til å jobbe smartere, sier Kristoffer Vågen Birkenes, leder for innovasjon og adopsjon i Tietoevry Tech Services.
– Likevel ser vi stadig at forsøk på å rulle ut KI som et rent IT-initiativ feiler. Teknologien endrer arbeidsprosesser, og da må også vaner og psykologien i organisasjonen tas på alvor.
Helhetlig tilnærming gir uventede gevinster
For offentlig sektor betyr dette at man må gå systematisk til verks. Det er ofte lettere sagt enn gjort, særlig når dokumenter og arkiver kan stamme fra 90-tallet. I tillegg kommer hensyn til personvern og sikkerhet.
Dermed risikerer IT-avdelingen å bli en «portvokter», mens linjeledere i helse og omsorg, for eksempel, ikke ser hvordan KI kan hjelpe dem.
– Man bør unngå å la hver enkelt velge og vrake i KI-verktøy uten felles føringer, sier Jarle Holtet-Lid, Head of Public Sector i Tietoevry Tech Services.
– Noen kan ende opp med å dele sensitiv informasjon i en offentlig tilgjengelig tjeneste, mens andre tester løsninger ingen har oversikt over. Skal man få reell verdi og unngå risiko, må man ha en overordnet strategi, fortsetter han.
Holtet-Lid understreker at riktig organisering ofte blir avgjørende. Tverrfaglighet er nøkkelen: Både IT, ledelsen, fagavdelinger og HR/organisasjonsutvikling bør delta. Bare slik kan man identifisere hvor KI kan frigjøre mest tid eller skape størst verdi; gevinsten ligger ikke nødvendigvis der man i utgangspunktet trodde.
Ikke bare å «skru på»
– For mange offentlige virksomheter blir Microsoft 365 Copilot en lav terskel, siden store deler av Norge allerede bruker Microsoft-plattformen, sier Birkenes.
– Likevel kan man fort oppdage at det ligger mer arbeid bak å «skru på» en KI-tjeneste enn man tror. Dårlig oversikt over data og mangelfulle retningslinjer fører til nøling, eller at man gir opp når det blir komplisert.
Birkenes mener det er lurt å begynne med et konkret område der man kan teste KI i liten skala – og dermed ufarliggjøre teknologien. Når brukerne ser hvordan rutineoppgaver blir enklere, vokser nysgjerrigheten. Ofte dukker det raskt opp nye bruksområder, nettopp fordi de ansatte selv oppdager nye måter å anvende verktøyet på.
For eksempel nevner Tietoevry Tech Services en ingeniørbedrift som lot KI sammenstille bestillingsdokumenter med interne rutiner. Det som før tok en ansatt flere timer, ble plutselig unnagjort på sekunder.
Lignende effekter kan man se innen rapportering, saksbehandling eller dokumentanalyse – oppgaver som både er tidkrevende og sårbare for feil.
KI-samarbeid med SiO
Tietoevry Tech Services jobber nå med Studentsamskipnaden SiO for at de skal komme i gang med KI. SiO skal bidra til bedre studentliv gjennom å tilby skreddersydde tjenester og gode velferdstilbud for 76.000 studenter ved 27 studiesteder i Osloregionen.
SiO forvalter blant annet boliger, barnehager og helsetjenester, og ligner dermed på en liten kommune. De er fremdeles i startfasen med KI, men har allerede erfart at man må jobbe tverrfaglig og ha klare planer for datasikkerhet og brukeradopsjon.
– SiO har gjennomført en grundig Copilot modenhetsvurdering (readiness assessment) som har gitt oss verdifull innsikt i hvilke tiltak vi må iverksette før vi kan ta i bruk Copilot trygt og effektivt i vår organisasjon, sier Sturle Strauss Lisæth, Produkteier Digital Samhandling/M365 i Studentsamskipnaden SiO.
– I dette arbeidet har vi fått god bistand fra Tietoevry Tech Services i å avklare hva vi må gjøre for å beskytte dataene våre på en god måte.
For SiO er det sentralt å ha kontroll på data og informasjonssikkerhet kombinert med fokus på produktivitet og brukeradopsjon.
– Vi har etablert KI-retningslinjer for å hjelpe våre ansatte å navigere i KI-løsninger som vi internt ønsker å bruke, og gjøre det tydelig hvilke løsninger vi ikke ønsker at de ansatte bruker, forteller Lisæth.
– Vi vurderer nå også hvordan bruk av Copilot kan bidra til økt effektivitet og lønnsomhet, i tillegg til at vi iverksetter tiltakene som er nødvendig før vi kan implementere Copilot fullt ut. Parallelt ser vi på hvordan bruk av Copilot og andre KI-løsninger kan gjøre oss mer kostnadseffektive inn mot for eksempel kundeservicetjenester.
Tør å prøve, lær av feil
Holtet-Lid understreker at det tar tid før man ser de virkelig store gevinstene. Han advarer likevel mot å vente på «perfekte» løsninger.
– Man må nesten hoppe i det og trene seg på KI. Nøler man, vil man heller ikke utvikle egen kompetanse eller bygge en kultur for bruken. Først når vi prøver, lærer vi hvor potensialet faktisk ligger.
Både Holtet-Lid og Birkenes mener at offentlig sektor nå er i en gunstig posisjon, siden myndighetene selv presser på og utsiktene for uttelling er gode.
De påpeker at KI kan bidra til å løse utfordringer knyttet til effektivisering, ressursmangel og økte krav fra innbyggerne. Men da må man slippe KI inn i kjernen av organisasjonen på en trygg og planmessig måte. Gjør man det, kan det oppstå muligheter ingen hadde forestilt seg.
