.png){kind=logo}
Har din IT-avdeling tilpasset seg den nye hverdagen for drift av Microsoft 365?
Bruken av Microsoft Teams og andre Microsoft 365-tjenester har eksplodert under pandemien. Dette betyr at vi må ta kontroll over plattformen, drifte den og tilpasse den til brukernes behov, men også IT-avdelings sikkerhetskrav.
Teams er ikke bare Teams, det er en samhandlings-hub som bygger på andre tjenester i Microsoft 365 som Exchange, SharePoint, OneDrive og gir god tilgang til alle andre applikasjoner og tjenester i skyen som Forms, Power Automate og oppgaver for å nevne noen. I praksis har mange organisasjoner nå tatt i bruk store deler av Microsoft 365 bevisst eller ubevisst. For ti år siden hadde de IT-løsningene i eget datarom eller hos en partner, nå kjører de prosesser i skyen.
Og det betyr at vi må tenke nytt i forhold til drift og vedlikehold. Har din bedrift sin IT-avdeling tilpasset seg?
CloudWay har hjulpet både norske kommuner, bedrifter og organisasjoner (blant annet Digitaliseringsdirektoratet) med akkurat dette, og vil i artikkelen dele sine strategier.
Hvordan tenke nytt rundt IT-drift i Microsoft 365
Fordelen ved å bruke Microsoft 365 er at ny funksjonalitet blir tilgjengelig fortløpende. For første gang i historien har Microsoft innblikk i hvordan deres løsninger blir brukt og hva som kan hjelpe deres kunder med å få en bedre hverdag i deres produkter. Dette betyr at Microsoft i et raskt tempo kan legge til, fjerne og flytte på funksjoner og egenskaper i løsningen. Dette er vel og bra, men det byr på en utfordring for en IT-avdeling som ikke har tilpasset seg denne måten å drifte på.
Statiske prosjekter hvor ny funksjonalitet blir levert i henhold til ramme fungerer ikke i Microsoft 365, som alltid er i endring. Løsningen som ble levert og avsluttet i 2020 innenfor pris og ramme, er ikke den samme løsningen som blir benyttet i 2022. Det har kommet nye og bedre måter å løse oppgaven på, det har kommet nye muligheter for sluttbrukerne og det har kommet nye sikkerhetsfunksjoner. Det betyr at når man først har kommet i gang Microsoft 365, må man kontinuerlig vurdere nye funksjoner og muligheter i det som ble levert som et lineært prosjekt for å komme dit. Det betyr at man må organisere seg annerledes for å vedlikeholde og videreutvikle løsninger i Microsoft 365. Vi mener man må bygge en kontinuerlig prosess for å håndtere alle endringene.
Se denne 20 minutters videoen hvor MVP Ståle Hansen forklarer konseptet:
Må vi finne opp hjulet på nytt eller kan vi bygge på hva Microsoft leverer ut av boksen? For å svare på det må vi se på hva Microsoft leverer.
Hva har Microsoft gitt tilgang til ut av boksen?
Du får tilgang til disse fire verktøyene:
- Secure Score
- Compliance Score
- Message Center
- Productivity Score
Felles for disse verktøyene er at de gir deg lister over hva du bør utbedre og hvordan du kan utbedre de. De er en veldig god kilde til mer kunnskap om hvordan sette opp, og det beste er at de gir en oversikt over aktiviteter du ikke visste du burde ha gjort. Det viser seg at Microsoft har tenkt mye på hva som bør være på plass i en sikker Microsoft 365 løsning. Dette har de delt med alle som har en Microsoft 365-løsning.
Secure Score
Er basert på hvilke lisenser du har og hvilke sikkerhetsmekanismer du har implementert. Secure Score gir en god oversikt over hva du har implementert som to-faktor autentisering for administratorer, kryptering av utstyr (devicer) og hvordan du håndterer passord. Tidligere var det 22 aktiviteter i denne listen, dette er nå økt til 130 hvilket er bra. Da har vi mer detaljerte aktiviteter vi kan følge opp i stedet for store generelle aktiviteter. Dette betyr også at det er kontinuerlige prosesser som må følges opp, for å fange opp alle endringer.
Compliance Score
Er basert på hva du har gjort for å sikre dataen og tilgang til denne i løsningen din. Det er ikke innstillinger denne måler, det er også hva du har dokumentert og hvilke prosesser du kjører utenfor Microsoft 365. Eksempler på dette er Incident response plan for å håndtere nedetid i Microsoft 365, hvordan du trener dine administratorer i etikk og hvor ofte du avvikler inaktive eksterne brukere. Det er over 250 aktiviteter i Compliance Score som du bør ta stilling til. Det betyr ikke at du skal implementere alle disse, det er et like godt svar at dere har valgt å ikke implementere denne løsningen eller prosessen basert på prioritet og behov. Det viktigste er at dere har gjort en vurdering av, og tatt en beslutning basert på denne vurderingen.
Message Center
Gir informasjon om alle endringene i din Microsoft 365 løsning. Det er flere kategorier som produkter som blir avviklet, store endringer som endrer egenskaper til produktene og endringer som påvirker hvordan sluttbrukerne jobber med produktene. Her informerer Microsoft oss om hva som kommer til å skje med løsningen og hva en administrator kan gjøre for å ta det i bruk, låse det ned eller vurdere om man må informere sluttbrukerne om endringene. Mellom august 2020 og august 2021 var det 313 meldinger i Message Center, det er 6 meldinger i uken som man må ta stilling til. Noen meldinger er ikke relevante for måten dere bruker Microsoft 365 på, andre meldinger må følges opp øyeblikkelig. Dette er en veldig god kilde til å holde seg oppdatert, uten en prosess kan det bli ganske overveldende med informasjon.
Productivity Score
Forskjellen på Productivity score og de andre verktøyene som nevnt over er at denne ikke lager en aktivitetsliste som dere kan følge opp. Productivity Score handler mer om hvordan Microsoft 365 blir brukt som for eksempel om brukerne lagrer dokumenter i OneDrive og SharePoint og om de jobber samtidig på dokumentene, om brukerne bruker flere klienter som mobil og web. Det som er interessant er at du vil også se nettverksytelse, Endpoint Analytics som kan si noe om hvor lang tid det tar fra maskinen starter til brukerne kan starte og jobbe. Office 365 App Health som sier noe om hvor ofte Office applikasjonene krasjer. Productivity Score gir en oversikt over hvordan løsningen brukes og hvordan ytelsen er.
En viktig komponent i Productivity Score er Microsoft 365 network connectivity. Her kan du legge inn den offentlige IP adressen de forskjellige lokasjonene du har presenterer seg til Microsoft 365 på som igjen gir deg ytelsen på Exchange Online, SharePoint Online og Teams på disse lokasjonene. Dette er en meget god kilde for å identifisere lokasjonsbasert utfordring med ytelse. Vi benytter dette som et verktøy til å identifisere nettverksutfordringer for Microsoft 365 ytelse.
Hvordan kan din IT-avdeling bygge en robust prosess rundt dette?
Som du ser har Microsoft tenkt mye på gode praksiser for å få en god opplevelse i Microsoft 365. All denne infoen kan være overveldende og kanskje virke mot sin hensikt. Den største utforingen er at man må ha administrator-rettigheter for å få tilgang til disse verktøyene, de som har ansvaret for hele løsningen som IT-avdelingens leder eller kanskje produkteier, har ikke denne tilgangen, eller det er ikke hensiktsmessig at de har slike tilganger i løsningen. Dette har vi i CloudWay tatt hensyn til, og har følgende forslag:
- Eksporter Secure Score og Compliance Score aktivitetene
- Sammenstill disse i et Excel ark
- Last opp Excel-arket i Microsoft Lists
- Del listen med de som har ansvaret for plattformen og de som skal utbedre plattformen
- Kjør prosess for å ta stilling til alle aktivitetene
Resultatet av denne øvelsen er at en prosjektleder eller produkteier kan få tilgang til alle aktivitetene. Vi kan sette prioritet og omfang på aktivitetene som igjen vil vise til oppgaver som er viktig å få gjort og krever lav innsats.
Se denne 20 minutters videoen hvor denne prosesser er forklart av MVP Ståle Hansen:
Den viktigste effekten er at IT-avdelingen kan lage sitt eget veikart (roadmap) for utvikling av løsningen. Man kan identifisere hva man skal gjøre de neste 6-12 månedene og man identifiserer hva man har kunnskap om selv, samt hva man må innhente kunnskap om. Da kan man bruke Microsoft support, FastTrack, partnere eller dra på konferanser som omhandler tema hvor man trenger å lære mer. På denne måten har IT-avdelingen tatt kontroll på sin egen utvikling og blir litt mindre styrt av Microsoft sin agenda eller partnere sin agenda.
Du kan ta med Message Center i denne prosessen på følgende måte
- Sett opp sync av Message Center til en Planner plan
- Bruker Power Automate til å ta tak i alle nye elementer og send de til Microsoft List som kan være den samme listen som nevnt over
- Herfra, kjør prosess for å evaluere aktiviteten fra Message Center og deleger til riktig ressurs
På den måten får du en enhetlig oversikt over alle aktiviteter og endringer som foregår i deres løsning slik at dere har full oversikt og en plan for å handle på disse forslagene. Igjen fører dette til at dere kan lage deres eget veikart og ser raskt hvor dere må innhente ekstern kompetanse.
Se denne 20 minutters videoen med MVP Jan Ketil Skanke hvor han forklarer prosessen rundt Message Center:
Det viktigste resultatet av å bygge en prosess rundt dette er oversikt og trygghet på at dere er på riktig spor for å drifte og vedlikeholde deres Microsoft 365-løsning. Denne tryggheten hjelper til med å ta gode beslutninger for videre utvikling, for prosjekter som skal kjøres og aktiviteter som skal gjøres.
Prosessen er svaret
Systemet for oppfølging er en ting, prosessen for å følge det opp er den vanskelige delen. De fleste kunder vi har snakket med setter veldig pris på systemet, men de klarer ikke å fullføre prosessen. Vårt forslag for å fullføre prosessen er å sette av hver fredag for hele teamet for at alle skal gå gjennom sine aktiviteter. Etter hvert som dere har kommet i gang, gå ned til en halv dag hver uke. Nøkkelen er at det bør være på samme tidspunkt, slik at ikke en gjør det på mandag en annen gjør det på tirsdag. Grunnen til det er at alle andre gjør noe annet, inviterer til møter og spør om andre ting. Ved å reservere felles tid så er det en bedre forståelse for jobben som må gjøres.
Hva med sluttbrukerne, hvordan kan vi bedre legge til rette for dem?
Vi må tenke nytt for sluttbrukerne også, vår anbefaling er å benytte Microsoft Viva for å få innsikt i hvordan brukerne faktisk bruker løsningen for så å justere treningen og kommunikasjonen for brukerne for å forbedre kulturen i Teams, for mer effektive møter og for samhandling. Denne videoen forklarer dette på en god måte:
