Derfor bruker 200 000 denne norske IT-løsningen
Ikke la frykten styre deg til så dyre beslutninger.
En dag i Oslo i 2009. IT-sjefen i en stor, statlig forvaltningsbedrift sitter med to anbud foran seg på skrivebordet. Det ene er fra en liten Larvik-bedrift. Det andre er fra en større aktør. Prisen på den lille bedriftens tilbud er fem millioner kroner. Tilbudet fra den store aktøren er 65 millioner høyere: svimlende 70 millioner kroner.
Valget er tilsynelatende enkelt. IT-sjefen signerer innstillingen han senere på dagen skal levere til styret og ledelsen. I denne anbefaler han den store aktøren. Stikk i strid med all fornuft har David tapt for Goliat.
Larvik i Vestfold, åtte år tidligere. Et knippe IT-konsulenter lever helt greit av å selge konsulenttjenester til store offentlige og private IT-avdelinger. Parallelt med dette bestemmer de seg for å utvikle et management system som kan effektivisere egne rutiner og prosesser. Uten at de tenker over det skaper de en tidlig versjon av en type systemer som senere blir mer og mer vanlig og kjent under betegnelsen SaaS: Software as a Service. Selv kaller de systemet Technet Management System (TMS).
Systemet er utviklet for å være et verktøy som letter og effektiviserer arbeidshverdagen. Løsningene og kompetansen som andre leverandører selger på kostbar timebasis er her implementert i verktøyet fra dag én, og det tar bare noen timer å integrere løsningen med kjøpernes egne IT-systemer. Technets kunder blir imponert av verktøyet, fordi det ikke krever et stort antall ekstratimer for implementering eller drift. TMS setter fokus på automatiserte prosesser for å forenkle brukernes hverdag. I 2005 blir løsningen kommersialisert, og servicedesken TMS og skybaserte tjenester blir sakte, men sikkert bedriftens viktigste salgsvare.
Dyrt å velge feil
Tilbake til 2009, i Larvik. Daglig leder i Technet, Roy-Thomas Johannessen, tar imot beskjeden om at deres anbud ikke nådde helt opp med skuffelse og forundring. Om årsakene kan han bare spekulere. Trodde anbudsutlyser at deres tilbud på fem millioner kroner var for godt til å være sant? At det måtte være ugler i mosen? Hadde han og hans kolleger ikke klart å kommunisere godt nok i sitt tilbud?
Eller var de rett og slett offer for verdens vanligste beveggrunn når det kommer til store innkjøp og kompliserte endringsprosesser: trygghetsaspektet. At redselen for å gjøre feil er langt større enn motivasjonen for å gjøre noe virkelig smart. Så mye større, at 65 millioner kroner synes som en helt grei prislapp for å slippe unna ubehaget.
TMS – siste ledd i en naturlig utvikling
Technet Management System er på mange måter svaret på en utvikling som begynte allerede for snart 40 år siden. Historien om ITIL – IT Infrastructure Library – starter nemlig på 80-tallet i England. Og den starter med Margaret Thatcher, «jernkvinnen» som tross splittende reformer også skapte ny vekst i en skakkjørt økonomi. I sin ambisjon om å effektivisere landet rettet hun nemlig oppmerksomhet blant annet mot en ineffektiv IT-bransje.
All virksomhet, privat som offentlig, ble mer og mer avhengig av IT. De ulike aktørene begynte å lage sine egne systemer, uten tanke for et felles rammeverk og løsninger som kunne integreres med hverandre. Noe måtte gjøres.
Thatchers betrodde stab gikk i dialog med de mest veldrevne IT-avdelingene i landet, og rådene og erfaringene fra disse ledet til det vi i dag kjenner som ITIL, et rammeverk som tilrettelegger for identifisering, planlegging, leveranse og understøtting av IT-systemer.
Etterspurt verktøy
Men ethvert system er ikke bedre enn det svakeste ledd, og det er mange potensielt «svake ledd» når en bedrift bestemmer seg for å implementere ITIL. ITIL fungerer kun dersom alle i bedriften står sammen og drar i samme retning. Systemleverandørene, på sin side, som også leverer support og konsulenttjenester, er ifølge Johannessen kanskje ikke de ivrigste pådriverne for utvikling, forenkling og effektivisering.
I stedet for å utføre manuelle prosesser som stort sett er like hver gang burde flere utvikle systemer som dem selv, mener han. Systemer som automatiserer manuelle prosesser. Da kan man bruke den frigjorte tiden på å selge verdiskapende råd og support.
Technet Management System er verktøyet fler og fler etterspør, og nå har anbudsutlyserne begynt å forstå hva som må til for å få de rette svarene og tilbudene på sine utlysninger. Da Statistisk sentralbyrå (SSB) i 2014 søkte ny leverandør av et management system, var Technet en av omkring 60 deltagere på informasjonsmøtet. En av disse spurte hvor mange konsulenttimer SSB hadde budsjettert med. Svaret var null. Da reiste halvparten av de 60 seg og forlot salen. Det hører selvsagt med til historien at Technet til slutt satt igjen som vinner av anbudet.
Brukerne i fokus
Petter Anton Meyn er senior utvikler i Technet, og en av mange viktige medarbeidere i utviklingen av Technet generelt og TMS spesielt. Han har hatt et spesielt ansvar for å integrere TMS med sosiale medier og annen programvare.
Det er utviklet et åpent API i TMS som gjør det enkelt å integrere med annen programvare, og alle integrasjoner ivaretas ved oppgraderinger. Dette gjør TMS fleksibelt og brukerne slipper å oppdatere flere systemer, noe som effektiviserer og optimaliserer en travel hverdag og gjør sluttbrukerne fornøyd.
– I dag kan en bedrift som bruker vår servicedesk enkelt og effektivt bevege seg i og kommunisere med kunder gjennom alle typer medier og på alle flater. Da vi innså at dette var noe også kundene var interessert i, inviterte vi dem med i diskusjonen omkring hvordan et ideelt system burde fungere, forteller han.
– Tilbakemeldingene var entydige: konkurrentenes løsninger hadde kompliserte brukergrensesnitt, dårlig responstid og manglet en del funksjoner. Interaksjonen mellom brukerne og teknikerne pågår kontinuerlig. I dag kan man melde inn forslag til forbedringer direkte fra løsningen. En stor grad av systemforbedringene skjer etter brukernes innspill, sier Meyn.
Strålende tilbakemeldinger
– Når vi i dag demonstrerer systemet vårt for potensielle kunder, får vi strålende tilbakemeldinger. Det er sjeldent at bedrifter som får demonstrert løsningen ikke velger oss, sier Gunn Garvik, leder for systemavdelingen i Technet.
– Den første reaksjonen er alltid at de blir imponert over hvor rask responstid det er i løsningen. Technet Management System har i dag markedets beste responstid.
Totalt er i dag nesten 200.000 sluttbrukere driftet av løsningen. Europris, Tine, Domstoladministrasjonen, Statistisk sentralbyrå, Oljedirektoratet og Matiq er noen få av kundene som til nå har valgt å gå for løsningen til Larvik-bedriften.
Raskt og enkelt
Roy-Thomas Johannessen tror at det enkle er det beste, så lenge det ikke går på bekostning av funksjonalitet.
– Løsningene vi leverer er enkle og raske å komme i gang med. Det tror jeg er viktig for de fleste. TMS kan implementeres på timer i stedet for måneder og år, som har vært normen i bransjen tidligere. Vi opererer dessuten med forhåndsavtalte kostnader per bruker per måned, slik at utgiftene blir forutsigbare. Så trygge er vi på vårt produkt, at vi ut 2017 tilbyr kostnadsfri implementering hvis vi blir enige om en avtale, avslutter Johannessen.
Ta en titt selv – få en kostnadsfri demo gjennom knappen nedenfor:
