– Om én person har dårlig lyd, blir videomøtet en dårlig opplevelse

For å sikre gode digitale møter bør virksomheter investere i utstyr til hjemmekontoret.

Utviklingen innen videomøter har vært enorm de siste årene. Men fortsatt sitter de aller fleste på hjemmekontoret med en bærbar PC – uten ekstra utstyr, verken for lyd eller video.

– Dårlig lydkvalitet er det som irriterer aller mest i digitale møter, sier Lars Berlau, systemingeniør i Poly – og viser til en rapport fra Dialpad.

I rapporten trekker over 50 prosent frem dårlig lyd som et smertepunkt.  

– Kvaliteten på et videomøte defineres av den som har dårligst lyd og bilde. Det holder at én person har dårlig lyd. Da blir totalopplevelsen av hele møtet dårlig, sier han.

Ikke alt utstyr egner seg for videomøter

Det amerikanske selskapet Poly har utviklet løsninger for video- og lydsamtaler siden 1990. Poly er kjent for å tilby et bredt spekter av produkter spesielt utviklet for digitale møter, som kameraer, mikrofoner, hodetelefoner og ørepropper.

– Utstyret vårt har smarte funksjoner for å forbedre lyd og video, men ofte blir de som ikke er på kontoret glemt. Mange har investert i utstyr til møterommene sine – med kamera, skjermer og mikrofoner. Men for å heve opplevelsen kan det være like viktig å gi de digitale møtedeltakerne godt utstyr, sier Berlau – og legger til:

– Det er viktig å forstå at ikke alle ørepropper og hodetelefoner egner seg for videomøter. Mikrofonteknologien på vanlige ørepropper er ofte laget for å fange mye av lyden rundt deg. Mens mikrofonene vi bruker, skal i hovedsak fange opp tale. Det gir en helt annen opplevelse.

Det er viktig å forstå at ikke alle ørepropper og hodetelefoner egner seg for videomøter.

Lars Berlau, systemingeniør i Poly

Berlau har selv jobbet i bransjen i 15 år. Han har følgende råd til virksomheter som ønsker å bedre kvaliteten på videomøtene sine:

1. Invester i hjemmekontorene

Når du får en ny ansatt, sørg for at vedkommende får en startpakke med hodetelefoner og webkamera. Blir utstyret tatt i bruk, vil det heve opplevelsen for alle – uavhengig av om de  deltar fra kontoret, hjemme eller på reise.

2. Gå gjennom oppsett av møterom

Ofte er videokameraet og skjermen plassert slik at de digitale møtedeltakerne ser de fysiske deltakerne fra siden. Det skaper ingen god dynamikk og fører ofte til at de som er til stede fysisk, glemmer de som deltar digitalt. Stoler og pulter som vender mot skjermene kan være et godt tiltak for bedre inkludering av digitale møtedeltakere.

3. Sørg for kontinuitet

Dårlig lydkvalitet er det som irriterer aller mest i digitale møter

Lars Berlau, systemingeniør i Poly

Opplevelsen for de ansatte bør være lik på alle møterom. Det må være enkelt å koble seg opp og bruke utstyret som er der.

4. Gi ansatte opplæring

Å sikre at de ansatte tar i bruk utstyret, er helt avgjørende. Selv om oppsettet er enkelt og likt på tvers av møterom, er det likevel viktig å gi alle en god innføring i hvordan teknologien skal brukes.

5. Unngå one-size-fits-all

Selv om brukeropplevelsen skal være den samme, er ingen møterom eller virksomheter like. For få til de beste løsningene med det utgangspunktet du har, bør du benytte deg av partnere med kompetanse på skreddersydde møteromsløsninger.