Det nye økonomisystemet til Bærum kommune skulle koste rundt 40 millioner kroner. Når det nye systemet kom på plass i 2016 – fire år etter planlagt ferdigstillelse – er regningen oppe i nesten 140 millioner kroner.
I 2011 inngikk kommunen en kontrakt med konsulentselskapet Capgemini om å innføre nytt økonomisystem. Løsningen skulle basere seg på et standardsystem som var utviklet av Oracle Financials.
Systemet var fullt av feil
Kommunen ønsket imidlertid å tilpasse økonomiløsningen til sine behov, og Capgemini fikk i oppgave å gjøre de nødvendige justeringene. Det var Computerworld som først omtalte saken.
Da økonomisystemet skulle testes rett før jul 2012, sa Bærum kommune nei takk. Ifølge kommunen var løsningen full av feil.
«Etter rådmannens oppfatning har Capgemini undervurdert omfanget av løsningen til en kommune med desentralisert lederstruktur, ikke hatt nødvendig kompetanse i forhold til Oracle eller kommunal økonomi, samt benyttet juniorkonsulenter», heter det i orientering fra rådmannen i Bærum kommune til formannskapet i 2015.
Modifiserte standardsystem
Ifølge en ny rapport utarbeidet av kommunerevisjonen i Bærum kommune har håndteringen av prosjektet vært lite tilfredsstillende.
At administrasjonen i kommunen – mot de folkevalgte sitt initielle vedtak – åpnet for at man skulle modifisere standardsystemet til Oracle slik at det minnet om det gamle systemet er årsaken til den store kostnadssprekken, slår rapporten fast.
Kommunerevisjonen mener at de ekstremt kompliserte kravspesifikasjonene til økonomisystemet var en direkte årsak til 100-millionerssprekken.
– Man hadde et politisk vedtak som tydelig sa at Bærum kommune skulle gå over til standardprogramvare. I dette prosjektet har kommuneadministrasjonen gått utover sitt mandat og bestilt et system som det ikke var politisk enighet om, sier revisjonssjef, Per-Martin Svendsen, til digi.no.
Ingen andre prosjekter har vært så ille
Kommunerevisjonen kommenterer også at det nye lønn- og personalsystemet, som ble igangsatt samtidig som økonomisystem-prosjektet, ble innført i rett tid med en kostnadsprekk på bare to prosent. Der valgte kommunen et standardsystem som blir benyttet i flere andre av landets kommuner.
Rapporten påpeker også at det i senere tid ikke har vært noen prosjekter i kommunen som har oversteget budsjettet så grovt som innføringen av det moderniserte økonomisystemet fra Oracle.
Kravspesifikasjon på 700 sider
Ifølge rapporten burde kommunen ha tilpasset organisasjonen til økonomisystemet. Ikke omvendt. Kommunen ville fått større kostnader med gi de ansatte nødvendig opplæring i et helt nytt og uvant system, men til syvende og sist kunne kostnadssprekken på 100 millioner kroner ha vært unngått, oppsummeres det i rapporten.
I Bærum kommune sitt tilfelle måtte konsulentselskapet Capgemini tilpasse økonomisystemet så mye at kostnadene rett og slett løp løpsk. Kravspesifikasjonen til hvordan kommunen ville at systemet skulle være var på totalt 700 sider.
Dette skal ha ført til at det oppstod misforståelser mellom konsulentselskapet og kommunen om hva man kunne forvente av funksjonalitet, slås det fast i rapporten.
(artikkelen fortsetter under)
Ifølge rapporten til kommunerevisjonen skal Capgemini sine konsulenter, som var med å modifisere standardsystemet, ha vært uerfarne. Videre konstaterer kommunerevisjonen at man kanskje heller burde ha valgt en av de andre leverandørene som hadde levert tilsvarende system til over 100 kommuner tidligere.
Digi.no har vært i kontakt med Capgemini, de ønsker ikke å gi en kommentar til denne artikkelen.
Kostnadsprekken kunne vært unngått
– Om Bærum kommune hadde kjøpt standardvare fra A til Å hadde dette prosjektet landet nært budsjett, antar en kilde i kommunen til digi.no.
Mens systemet har blitt utviklet har både nye rådmenn og kommunestyrer gått inn og ut av rådhuset i Sandvika i Bærum.
Når økonomiverktøyet endelig er innført mange år etter planen er kommunen godt fornøyd med sitt nye system. Selv om det kostet veldig mye mer enn planlagt.
– Det nye økonomisystemet ble satt i drift i år, og innføringen av det ferdige økonomisystemet har vært vellykket. Forholdene som omtales i rapporten ligger flere år tilbake i tid.
– Nåværende ledelse kom på plass lenge etter at dette prosjektet ble initiert. Fokuset for nåværende ledelse har vært å få prosjektet i havn, og lære av erfaringene vi har gjort oss for fremtiden, sier kommunaldirektør, Kristin Wieland, i Bærum kommune til digi.no.
Rådmannen slutter seg til rapporten
Ifølge henne slutter rådmannen i kommunen seg til rapportens hovedfunn, selv om kommunen mener at årsakene er noe mer sammensatte enn dem revisjonsrapporten omtaler.
Neste gang Bærum kommune setter i gang et IT-prosjekt i denne størrelsesordenen skal administrasjonen være mer behovsdrevet gjennom bruk av innovative anskaffelser som i større grad utnytter mulighetene i leverandørmarkedet, opplyser kommunen.
Ifølge kommunaldirektøren har Bærum kommune nå virkelig sett behovet av å kartlegge behovet i virksomheten før man går i gang med anskaffelsen av nye systemer i fremtiden.
– Med det nye systemet har vi fått muligheten til bedre virksomhetsstyring og det er mer kraftfullt enn systemet vi har hatt frem til innføringen. Vi har enda ikke tatt ut alle gevinstene av det nye systemet, det er et forbedringsarbeid som kommer til å gå over flere år, sier hun og konstaterer at det er mange IKT-prosjekter i Norge som ikke har gått helt etter planen.
– Det finnes nok av eksempler hvor man har strandet helt og forkastet løsningene man har prøvd å innføre. Dette har vært et krevende prosjekt og vi er tross alt fornøyd med at vi med det utgangspunktet vi hadde har dratt dette i havn, sammenfatter hun.
