Kostnader ved systemer for å forvalte bedriftens interne informasjon seiler opp som et sentralt tema på Gartner Symposium/ITExpo 2008, som analyseselskapet arrangerer i Cannes i Frankrike i begynnelsen av november.
I forkant av arrangementet har analytiker Whit Andrews gått ut med sine foreløpige konklusjoner.
Andrews konstaterer at informasjonsmengden som bedrifter må håndtere øker langt raskere enn prisfallet på disker og annet lagringsutstyr. Det er følgelig ikke regningssvarende, slik mange gjør, å «ta vare på alt» for å være på den sikre siden i tilfelle en juridisk tvist eller en etterforskning gjør det nødvendig å lete opp bestemte digitale dokumenter.
Gartner advarer at bedrifter som følger en slik praksis, vil ende opp med å overinvestere i lagring, samtidig som det kan bli svært vanskelig å faktisk oppspore nødvendig informasjon på en tilfredsstillende måte.
Det å investere i hensiktsmessig teknologi for å forvalte og gi tilgang til informasjon bidrar følgelig ikke bare til større sikkerhet med hensyn til lover og regler, men også til bedre økonomi totalt, selv om lisenser og kostnader til årlig vedlikehold kan virke dyrt.
– Tiden er inne for organisasjoner til å effektivisere og modernisere sine systemer for å forvalte og gi tilgang til informasjon, sier Andrews.
Noe av kjernen i hensiktsmessig informasjonsforvaltning er å kvitte seg med både overflødig informasjon og med applikasjoner som utelukkende er der for å håndtere informasjon man ikke trenger, ifølge Gartner.
Utenom det åpenbare – å sørge for at digitale lagre ikke inneholder kopi på kopi av de samme dokumentene, anbefaler Gartner at man legger opp en metodikk for å måle hvor viktig et gitt innhold er for bedriften, og bruker det til å skille mellom det som skal kastes, det som skal arkiveres, og det som skal være løpende tilgjengelig.
Andrews mener at man med en slik metodikk kan komme langt i å rasjonalisere lagringssystemet, gjerne med utgangspunkt i søkeverktøy som allerede er installert.
