I forbindelse med dagens tilgjengeliggjøring av Office 2003 beta 2, slår Microsoft fast at Office har utviklet seg fra å være en suite av personlige produktivitetsprodukter "til et mer omfattende og integrert system" med "tjenere, tjenester og personlige programmer konstruert for å arbeide sammen for å hjelpe med å fronte et bredt utvalg av forretningsmessige utfordringer".
Poenget med det som heretter skal betegnes som "Microsoft Office System", er å tilby bedre tilgang til informasjon og bedre muligheter for en organisasjon til å forholde seg til stadig skiftende betingelser i markedet. Det skal oppnås blant annet med bedre verktøy for gruppesamarbeid, og bedre individuelle produktivitetsverktøy.
Etterfølgeren Office 2003 til dagens forholdsvis lite utbredte Office XP (Office 2000 antas å ha flere brukere enn Office 97 og Office XP til sammen, men selv om Office XP er i vekst, er det stadig mange flere som bruker 97 enn XP) er en av delene i Office System. Alle Office-applikasjonene får "Office" som tillegg i navnet. Heretter skal det altså ikke hete bare Word, Excel og så videre, men "Office Word", "Office Excel" og så videre.
Tallet på applikasjoner som faller inn under Office 2003 vil utvides, og suiten vil tilbys i forskjellige sammensetninger av applikasjoner. Nøyaktig hvilke pakker det vil bli, har ikke Microsoft bestemt ennå. I tillegg til de applikasjonene Outlook, Word, Excel, PowerPoint og Access, vil også kjente programmer som FrontPage (webpubliserer), Publisher (ombrekkingsverktøy), Visio (skjemategner) og Project (prosjektstyring) gjøres til Office-applikasjoner.
I tillegg kommer to nye personlige verktøy inn under Office 2003: OneNote og InfoPath.
OneNote (offisielt Office OneNote 2003, etter mønsteret nevnt ovenfor) er et verktøy for å ta og organisere notater. Et notat er ikke bare noe du skriver på tastaturet eller med håndskriftfunksjonen på en tavle-PC ("Tablet-PC"). OneNote lar deg også lage raske tegninger og skisser, gjøre korte lydopptak, kopiere bilder og grafikk fra ulike kilder, og kopiere ting fra andre programmer.
InfoPath, tidligere kjent som XDocs, på den tiden da Office 2003 ble kalt Office 11, er et personlig verktøy med tre bruksområder knyttet til skjemaer. Det lar deg lage nye skjemaer, fylle inn eksisterende skjemaer, og sende skjemaer til XML-baserte systemer og arbeidsprosesser.
- Les også:
- Ny standard for digitale skjemaer skal "selge" Office 11 (13.02.2003)
På serversiden, nevnes bare Microsoft Project Server som fullverdig del av Office System, mens SharePoint Portal Server, SharePoint Services, Windows Server 2003 (etterkommeren til serverutgaven av Windows 2000) og Exchange Server 2003 nevnes om "komplementære produkter".
Samlet sett utgjør Office System, ifølge Microsoft, en plattform for å organisere informasjonsflyten i en organisasjon. Denne ambisjonen har bare i mindre grad preget Office XP, som jo har verktøy for gruppesamarbeid. Office 2003 skal kunne tilrettelegges som klient mot også andre leverandørers bakenforliggende systemer for økonomi, kundehåndtering og salgsstøtte. Tilretteleggingen vil komme ved å spille på flere egenskaper. "Smart tags"-funksjonaliteten vil bygges ut til å vise XML-data fra alle slags databaser og bakenforliggende systemer i og utenfor organisasjonen. InfoPath vil kunne tilrettelegges med skjemaer for alle slags registreringer av kunder, klager og andre henvendelser, og hente og levere informasjon til sentrale registre. OneNote er et verktøy som mange vil hilse velkommen som et etterlengtet sted å mellomlagre alle slags typer informasjon. E-post- og avtaleklienten Outlook er kraftig utvidet til "Office Outlook 2003 with Business Contact Manager", og skal tilby utvidet støtte for typiske salgsstøttefunksjoner.
Ineffektiviteten til eksisterende økonomisystemer og kundehåndteringssystemers grensesnitt vil bli en viktig del av markedsføringen for Office System. De fleste brukere er allerede fortrolige med Office-grensesnittet, og vil hilse funksjonalitet som lar dem beholde det de kjenner, i stedet for å lære nye og ofte dårlige grensesnitt. Forrester Research viser til at klienter for etablerte CRM- og ERP-systemer ofte har klienter som undergraver systemenes formål. I ett tilfelle erfarte et selskap at telefontiden per kundekontakt økte med 20 prosent i stedet for å reduseres med 30 prosent etter innføringen av et CRM-system for 500 salgsfolk. Avviket kostet selskapet seks millioner dollar.
Office-applikasjoner som evner å opprette nye dokumenter, vil utstyres med minst to nye knapper, for henholdsvis "Research" og "Manage Rights". Den første gir tilgang til informasjonstjenester, ikke bare Microsofts egne oppslagsverk i Encarta-serien, men også til tjenester fra eksterne leverandører. Blant annet har Factiva, et fellesselskap av Dow-Jones og Reuters, avtalt med Microsoft at de skal bli en del av Research-knappen på hvert eksemplar av Office 2003. Rettighetsstyringsknappen, som beskrevet i digi.no-artikkelen Microsoft kunngjør teknologi mot informasjonslekkasjer (24.02.2003), lar dokumentets opphav styre ikke bare hvem som skal motta et bestemt dokument, men også definere rettigheter som lese, notere, redigere, videresende og så videre.
Office spiller en enorm rolle for Microsoft. Selv om Office XP ikke selger spesielt bra, sto Office i forrige regnskapskvartal for 28 prosent av selskapets omsetning, og 58 prosent av overskuddet. Mer enn noen gang er det påkrevet for selskapet å vise til at det er store gevinster å hente for kunder som utnytter den nye utgavens systemiske egenskaper, heller enn å spare lisenspenger på å beholde gamle utgaver, eller til og med velge StarOffice eller andre nærmest gratis alternativer.
