Alta kommune er blant Microsoft Norges referansekunder for nye Office 365, kontorpakken som formidles gjennom nettskyen, og som fra i går er tilgjengelig for norske bedrifter. Versjonen for forbrukere ble lansert i slutten av januar.
Les også:
- [11.04.2014] EU-ja til Microsofts nettsky
- [10.04.2014] Moss går ut i nettskyen
- [27.02.2013] Office 365 klar for norske bedrifter
- [30.01.2013] – Microsoft slutter med programvare
– Mange av applikasjonene vi bruker i kommunen har sterke tilknytninger mot Microsofts Office-pakke, og disse brukes i alle tjenesteområder, sier IT-sjef Aleksander Øines. – Det ville vært en stor risiko å gå for en ny løsning. Derfor var det ikke hensiktsmessig å velge annet enn Microsoft når vi skulle ut i skyen.
Alta er en vekstkommune. IT-sjefen skal betjene 2 300 brukere.
– De siste fem årene har vi doblet mengden IT-utstyr i vår organisasjon, uten at IT-avdelingen har fått flere folk. Office 365 gir oss anledning til å kjøpe tjenester rimeligere enn om vi produserte dem sjøl. Det betyr at vi kan kvitte oss med standardiserte oppgaver, og bruke frigjorte ressurser til å produsere flere digitale tjenester overfor innbyggere og næringslivet i kommunen. Målet vårt er å få til mer uten å øke staben.
Trinn 1 i overgangen til nettskyen er å sette ut e-post, og bruke Office 365 til å gi alle ansatte en e-postkonto. Det skal blant annet muliggjøre en overgang til digitale rundskriv. Papirløshet er noe Alta brenner for. Kommunestyret har for lengst gått over til å lese saksdokumenter på nettbrett. Kommunen har kjøpt inn 150 iPad.
– Trinn 2 er å sette ut brukerstøttesystemet. Det gjøres i samarbeid med friprogforeningen, forklarer Øines. – Ved å legge brukerstøtte til nettskyen kan vi bruke systemet også når vår egen infrastruktur er nede.
Overgang til Office 365 betyr at kommunens ansatte får IT på selvbetjening.
– Glemte passord fornyes på SMS, uten å belaste IT. Kontorene kan selv føre opp nyansatte som brukere, og slette folk som har sluttet. Programvare distribueres gjennom en «enterprise app store»: Der bestiller folk programvare, og straks rettigheter og kostnader er avklart, installeres applikasjonen automatisk. Alt dette frigjør ressurser for å jobbe mer mot innbyggerne.
Det er ikke bare applikasjoner som leveres gjennom selvbetjening. Øines har lagt opp til at man skal selvbetjene en oppgradering til Windows 7 – med selvbetjent opplæring.
For Alta er det viktig at Moss kommune har tråkket opp nettskyen med Datatilsynet.
– Vi gjenbruker konseptene fra Moss. En egen gjennomgang har ikke vært nødvendig. Datatilsynet har presisert de fire punktene som må tilfredsstilles ved overgang til nettskyen. Microsoft har laget en standardavtale, og den er godkjent.
Innføring av e-post for alle i kommunen legger et grunnlag for ytterligere samhandlingsverktøy.
– Lync ligger i Office 365-pakken. Vi skal ta stilling til hvordan bruke Lync seinere. Vi må gjennomarbeide hvordan vi tenker å utvikle det totale tilbudet.
Øines forteller at overgangen til nettskyen i første omgang ikke får spesielt store følger for kommunens egen maskinpark.
– Vi sparer en del på lagring og backupkapasitet. Hvorvidt kommunen kan gjøres serverfri avhenger av hvordan vi legger opp tjenesteproduksjonen, og der gjenstår det noen avgjørelser. Ellers gjør utryddelsen av distribusjon på papir at vi slipper å holde liv i mengder av skrivere og flerfunksjonsmaskiner. Det er en stor lettelse.
En fordel Øines merker i det daglige arbeidet er at nettskyen gjør kapasitetsstyring langt enklere.
– Vi slipper for eksempel å planlegge kapasitet på e-post, som er ganske vrient siden noen brukere har innbokser på 10 gigabyte mens andre nøyer seg med 100 megabyte. Nå vet vi at oppetiden på e-post er garantert, uten at vi må følge nøye med i hvilken kapasitet vi har til rådighet.
Les også:
- [11.04.2014] EU-ja til Microsofts nettsky
- [10.04.2014] Moss går ut i nettskyen
- [27.02.2013] Office 365 klar for norske bedrifter
- [30.01.2013] – Microsoft slutter med programvare
