Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har utviklet en mobil-app som skal kunne kutte ut 200 årsverk i rent internt skjemavelde.
Tiltaket er en del av arbeidet med å fjerne såkalte tidstyver i det statlige byråkratiet.
Moderniseringsminister Jan Tore Sanner syntes app-en er så smart at DFØ er belønnet med en symbolsk dusør.
Les også: Her kan du finne nye IT-oppdrag
Slipper skrivebordet
DFØ forsyner 80 prosent av alle ansatte i statsforvaltningen med blant annet økonomisystem.
I dag må alle føre arbeidstimer, reiseregninger, feriesøknader etc. gjennom en webbasert portal for en SAP-løsning på pc-en.
Det går med en del tid å samle opp kvitteringer og sette seg ned for å gjøre den jobben.
– Med den nye app-en kan de ansatte ta unna slike ting på mobilen i et ledig øyeblikk på buss, i taxi eller mens de venter på at barna skal bli ferdig på trening, illustrerer prosjektleder Ingvild Nygaard.
Les også: Utvikler apper i spleiselag
200 årsverk
DFØ-direktør Øystein Børmer beregner gevinsten med forsiktighet:
– Hvis hver ansatt bruker ett minutt mindre på slike oppgaver, betyr det 90 årsverk spart på de første 40.000 medarbeiderne som tar i bruk appen, sier han. Målet er at alle 80.000 ansatte skal benytte den. Da er innsparingen potensielt på 200 frigitte årsverk.
Investeringen er et utviklingsoppdrag på 2,6 millioner kroner til leverandøren Bouvet basert på norsk progamvare fra Neptune Software.
– Alternativet ville vært å bytte ut det grunnleggende ERP-systemet i bunn, noe som ville ha vært et milliardprosjekt, sier Børmer.
Les mer: Norske gründere moderniserer SAP
Knipser taxikvitteringen
Første versjon av appen håndterer registrering av arbeidstid, fravær og feriesøknader.
Neste versjon kommer til vinteren og skal kunne ta unna reiseregninger. Her skal ansatte spare mye tid på blant annet å kunne ta bilde av taxikvitteringen og legge ved reiseregningen umiddelbart fremfor originalen på papir.
Ifølge prosjektleder Nygaard løser appen mange praktiske problemer.
– Mange medarbeidere har ikke noen fast kontorplass og får det lettere når de kan fikse slike rutiner på farten.
Les også: Noen må forholde seg til mer enn åtte IT-systemer på jobben
Lite brukervennlig
Prosjektet startet i januar og blir tilgjengelig for brukerne denne uken.
Arbeidet har ikke gått helt på skinner.
– Før sommeren oppdaget vi at ikke alle forstod hvordan appen skulle brukes. Vi måtte sette en fot i bakken, sier Nygaard.
I samarbeid med testbrukere fikk de på plass et bedre såkalt interaksjonsdesign - et brukergrensesnitt som folk taklet og hadde sansen for.
– Det tæret litt på underveis, men vi kom i mål i tide til lanseringen nå i september, sier prosjektlederen til digi.no
Les gjerne: Ny delingstjeneste har 15.000 brukere i kø
Sjefens jobb
I jakten på tidstyver i staten har de ansatte selv funnet 1700 tilfeller. DFØ alene har 200 av dem på sin liste.
Hvordan en virksomhet faktisk skal få noe ut av den frigitte tiden er sjefens oppgave, ifølge Jan Tore Sanner.
– Det er et lederansvar å hente ut slike gevinster. Vi ser også at det faktisk blir gjort. I Husbanken har automatisering av tjenester ført til at bemanning er flyttet over til andre deler av virksomheten som trenger mer ressurser, sier han til digi.no.
