Google har i mange år tilbudt et verktøy som kalles Google Desktop. Dette verktøyet har flere sider, men felles for de fleste er at de skal gi brukeren raskere tilgang til informasjonen brukeren ofte har bruk for.
Hovedfunksjonen i Google Desktop må sies å være de lokale søkemulighetene. Selv om alle de operativsystemene Google Desktop finnes til, det vil si Windows, Mac OS X og Linux, har egne søkefunsjoner, så varierer kvaliteten og metodene mye.
Google Desktop har fordelen av at det tilbyr et brukergrensesnitt som er helt likt det selskapet tilbyr på weben.
Søkefunksjonen til Google Desktop kan indeksere de fleste vanlige filtyper, samt innhold i de vanligste nettlesernee og programmer for e-post og lynmeldinger. Indekseringsmuligheten kan dessuten utvides betydelig gjennom en rekke plugins.
Selve indekseringen gjøres i utgangspunktet bare én gang. Motoren vil kun jobbe når PC-en er inaktiv. Etter at den innledende indekseringsjobben er gjort, vil indeksen kun oppdateres når e-post mottas, når websider åpnes eller når filer oppdateres.
Når brukeren åpner en fil eller et annet element, lagrer Google Desktop et øyeblikksbilde av dette elementet. Skulle man på et senere tidspunkt få slettet et av disse elementene, kan man bruke Google Desktop til å finne igjen det slettede elementet.
Mange har en mengde små programmer med spesifikk, men begrenset funksjonalitet installert på maskinen. Når man får behov for ny funksjonalitet, må man installere enda flere programmer. Dette krever ofte at brukeren har en form for administratortilgang til maskinen. Mange PC-brukere i bedrifter mangler dette, og må derfor ty til IT-avdelingen for å få installert nyttige verktøy. Men i mange tilfeller har bedriften en policy som sier at kun de og de programmene skal være tilgjengelige.
I likhet med Windows Vista og Mac OS X støtter Google Desktop en type miniprogrammer som av Google kalles Gadgets. Dette er små programmer som ulik funksjonalitet som kan kjøres i Google Desktop uten at de må installeres i selve operativsystemet. Dette gjør at brukeren kan få tilgang til mer funksjonalitet uten å ha administratortilgang for å installere den.
Disse miniprogrammene kan blant annet samles i et eget sidefelt på skrivebordet, ganske tilsvarende det de systemspesifikke miniprogrammene til Windows Vista og Mac OS X også gjør.
Gadgetene utvikles normalt ved hjelp av JavaScript og XML og gis tilgang til både systemspesifikke programmeringsgrensesnitt, et eget Gadget API og flere søkerelaterte API-er.
Hva slags miniprogrammer kan man så ta i bruk? Det er først og fremst fantasien som setter grensen, selv om de mest populære handler om tid og vær.
Mer spennende er for eksempel Wireless Signal Meter, en gadget som viser styrken på WLAN-signalene til den basestasjonen PC-en er tilkoblet. Dette kan raskt fortelle brukeren hvorfor Internett-forbindelsen virker treg eller ustabil.
HDDlife plug-in for Google Desktop viser på sin side helsetilstanden til PC-en harddisker og harddiskenes interne temperatur.
Det finnes også en mengde andre gadgets som raskt kan fortelle om tilstanden til andre systemressurser, for eksempel minnebruken eller belastningen på prosessoren. Memory Smiley er kanskje den morsomste av disse.
Facebook Gadget videreformidler ikke overraskende varsler fra den sosiale nettverkstjenesten Facebook. Dette inkluderer blant annet varsler om meldinger og forespørsler fra «nye venner». Det finnes også en rekke andre gadgets som er integrert med kjente nettsteder og tjenester, blant annet Wikipedia, Google Maps
En hel del av gadgetene er faktisk spill. Det mest populære for tiden ser ut til å være Pipes.
Ikke alle gadgetene vil fungere i alle utgaver av Google Desktop.
Google Desktop finnes også i egen bedriftsversjon, Google Desktop Enterprise Edition.
Denne versjonen har en del funksjonalitet som er mest nyttig i bedriftsmiljøer. Blant annet er det mulig for IT-administratorer å styre brukerfunksjonene og -innstillingene sentralt. Utrulling av programmet kan gjøres med et MSI-basert installasjonsprogram.
Bedriftsutgaven støtter retningslinjer for oppbevaring av dokumenter og administrasjon av dette. Blant annet er det mulig å åpne for sikre søk i filer man har tilgang til i andre brukerkontoer på maskinen.
Mulighet for Desktop-søk for flere brukere på samme Windows-maskin. Google Desktop for foretak gir deg muligheten til å gi brukere sikre søk på tvers av de filene de har tilgang til på delte arbeidsstasjoner.
Dessuten kan bedriftsutgaven kryptere alle brukerdata og indeksfilene, og det er mulig å justere belastningsparametrene for indeksering av Microsoft Exchange.
Denne versjonen støtter dessuten indeksering av e-post ytterligere en del e-postklienter, inkludert Lotus Notes. Den kan også integreres med bedriftstjenestene Google Search Appliance og Google Mini.
Utover dette, fungerer bedriftsversjonen av Google Desktop likt som standardutgaven.
