Store norske bedrifter som Telenor, DNB, Xxl og Evry flytter intern kommunikasjon over på en jobbversjon av Facebook. Bedriftene står i kø for å skaffe seg Facebook at Work. Medieviter Hans Petter Nygård Hansen mener at så mange som 100 000 bedrifter står i kø for å ta i bruk den nye løsningen.
Da Evry først henvendte seg til det internasjonale selskapet fikk de først avslag. Men to timer senere ringte telefonen. Da hadde det gått opp for Facebook at det norske selskapet med rundt 10 000 ansatte ikke var noen lilleputt.
– Da sa de at de skulle få oss over på Facebook at Work (FAW) i løpet av fire uker. Dette var i mars. Oppstarten har senere blitt utsatt, men Facebook har vært svært profesjonelle hele veien, og vi har hatt et godt samarbeid, sier IT-sjef Thor Paulsen i Evry til digi.no.
6 000 medarbiedere er «på»
DNB var før nyttår først ute i Norge med å legge ned det gamle intranettet til fordel for Facebook at Work.
Og fra og med onsdag er FAW et faktum for de ansatte i Evry også. Foreløpig har de konvertert rundt 6 000 medarbeidere til det nye intranettsystemet. De ansatte oppfordres også aggressivt av selskapet til å ta i bruk FAW som arbeidsverktøy og informasjonskanal både på jobb og hjemme.
Fra og med onsdag er kommuniserer de internt via Evry@work.
– Nå bruker rundt 60 prosent av alle ansatte FAW. Målsetningen er at vi skal ha 70 prosent av brukerbasen inne i løpet av kort tid, sier IT-sjefen.
FAW-sjefen var på besøk på Fornebu
At selskapet ikke er noen lilleputt blir tydeliggjort av at den globale sjefen for FAW, Julien Codorniou, gjestet lokalene på Fornebu for å ønske de ansatte velkomne til skyløsningen onsdag formiddag.
– Vi har ambisjon om å ta over dette markedet fullstendig. Ingen bedrift er for liten. Samarbeidet vårt med Evry har vært en fantastisk reise, og vi gleder oss til fortsettelsen, sa han fra scenen på slippfesten.
Kort fortalt erstatter FAW intranettet som vi kjenner det. Men det er har også en rekke andre fordeler. Ifølge selskapet skal FAW bidra til å redusere antall eposter, og ta hånd om intern kommunikasjon i bedriften.
– Det blir spennende å se hvordan denne effekten blir fremover, sier kommunikasjonsdirektør Geir Remman til digi.no.
Norske advokater måtte involveres
Ansatte har sin egen jobbprofil der de kan følge kolleger og sjefer. De kan også være med i åpne eller lukkede FAW-grupper.
– Fordelene med å ha FAW for oss er at vi leverer tjenester fra 50 lokalisasjoner. Når vi bruker et system som dette blir informasjonsflyten bedre. En stor andel av de ansatte bruker Facebook allerede. Det vil dermed være mye enklere for våre medarbeidere å være tilgjengelig og få med seg hva som skjer internt i selskapet hele tiden, sier Paulsen.
I motsetning til den normale Facebook-løsningen der alle kan besøke profilen din, er FAW helt lukket. Det er Evry som eier dataene, ikke det internasjonale konsernet.
– Det var viktig for oss. Og det er også grunnen til at det tok lenger tid enn de stipulerte fire ukene. Kundene våre liker at ting skjer på datasenteret i Norge, og vil helst ikke ha ting i skyen. Sensitiv informasjon kan jo havne i datasenteret til Facebook i Sverige og USA. I avtalen vi har signert er det amerikansk lovverk som ligger til grunn. Det synes ikke våre jurister var noe særlig. Vi brukte derfor en måned på å forhandle oss frem til en løsning vi kunne være fornøyd med, sier han til digi.no.
Må ha AD for å få FAW-konto
For å få tilgang til intranettløsningen må man ha en konto i Active Directory (AD).
– Forsvinner man fra AD termineres også kontoen. Risikoen er at noen en eller annen gang kommer til å legge ut sensitiv informasjon. Det må vi også regne med.
Selskapet har derfor lagt inn en rekke restriksjoner på hva som kan deles. Det er for eksempel ikke lov til å dele tekstdokumenter, powerpoints eller PDF-er.
– Man kan laste opp video og bilde av sensitiv informasjon, men vi mener vi har gjort mye for å begrense spredning, konstaterer han.
Evry har også byttet ut Facebook sine tjenestebetingelser med sine egne.
– Den er utarbeidet av norske advokater og sier noe om hvordan man skal oppføre seg, og hva de ansatte skal tenke på. Tjenestebetingelsene er på tre sider og inneholder linker til avtalepunkter vi har med Facebook. Eller så det mest generell oppførsel som er greia.
Enklere å dele informasjon internt i Evry
Det er noen viktige grunner til at valget til Evry falt på Facebook da de skulle ha ny intranettplattform.
– Det ene er at man får dele informasjon på kryss og tvers internt i selskapet. Det gjør at vi får mer åpenhet og en mer transparent struktur i selskapet. Det er også veldig viktig at vi får større effektivitet i samhandlingen. Vi kan opprette ekspertgrupper, og dermed diskutere spørsmål og dele erfaringer av en helt annen karakter. Er vi en gruppe som er opptatt av et tema, kan vi etablere den gruppen, sier kommunikasjonsdirektør Remman og blir supplert av Paulsen:
– Vi ser at det er mye lettere å kommunisere nå bare med piloten. Om vi har en selger som spør om vi har levert lignende løsninger tidligere i feeden i FAW, får de øyeblikkelig respons der de ansatte videreformidler for eksempel informasjon om tidligere prosjekter. Det er en helt ny greie for oss, og gjør at vi raskt kan løse problemstillinger som oppstår ute hos kundene våre, sammenfatter IT-sjefen til digi.no.
