Statlige organer er lovpålagt å journalføre dokumenter som sendes inn og ut av organet, slik at offentligheten kan overvåke beslutninger og saksbehandling.
Alle kan med hjemmel i offentlighetsloven kreve innsyn i slik postgang. Det finnes en egen felles nettportal på einnsyn.no for å gjøre det, også anonymt. Dette er med på å sikre demokratisk kontroll med forvaltningen.
Datatilsynet får nå kritikk fra Pressens offentlighetsutvalg (POE) etter å ha somlet med å overføre dokumenttitler fra sin postjournal.
I skrivende stund er tilsynets nyeste oppføringer på einnsyn.no fra 3. desember 2019. Det er altså 31 dager siden forrige publisering.
– Sterkt kritikkverdig og lovstridig
– At det går én måned fra dokumentdato til publisering av offentlig tilgjengelig postjournal er, etter mitt syn, sterkt kritikkverdig og lovstridig, sier lederen for Pressens offentlighetsutvalg, Tron Strand til digi.no.
En offentlig tilgjengelig postjournal er avgjørende viktig for en løpende og effektiv kontroll av tilsynets virksomhet og de sakene det behandler. At det går så lang tid før journalen gjøres tilgjengelig, undergraver både kontrollmuligheten og offentlighetsloven, utdyper han.
POU har tidligere rettet sterk kritikk mot departementene for tilsvarende forsinkelser.
Forsinket uttrekk
Datatilsynet svarer at de er klar over problemet.
– Det stoppet seg dessverre litt for oss i den hektiske førjulstiden. Vi er enige i at rask journalføring og tilgjengeliggjøring er avgjørende for et reelt innsyn i våre dokumenter. Vi er imidlertid ikke forsinket med selve journalføringen, dette har første prioritet hos oss og vi er derfor alltid ajour.
– Men det er helt riktig at vi er forsinket med kvalitetssikring av uttrekket fra postjournalen som overføres til einnsyn.no, skriver Datatilsynets kommunikasjonsdirektør Janne Stang Dahl til digi.no.
Spørsmål om ressurser
Datatilsynet har nærmere 50 ansatte, som har fått en kraftig økt arbeidsmengde etter innføringen av ny personvernlovgivning. Etaten «drukner i telefoner og epost» med nærmere 12.000 henvendelser i året, for å sitere tilsynsdirektør Bjørn Erik Thon.
Stang Dahl legger til at de også bruker mye tid på arbeidet med å klargjøre journalførte dokumenter for publisering.
Datatilsynet vil ta små skritt ut i nettskyen. Neste steg kan bli robot-vedtak. Facebook vurderer de også
– Vi bruker mye tid på dette, blant annet fordi vi må skjerme taushetsbelagt informasjon og lignende, samtidig som vi praktiserer meroffentlighet (utlevering av delvis sladdede dokumenter, journ.anm). Vi går derfor nøye gjennom postjournal før publisering, og kvalitetssikrer bruk av hjemler og avskjerming i journalen. I dette arbeidet ligger det mye juss, og det tar tid. Kort sagt er det et ressurs- og kapasitetsspørsmål, og det beklager vi.
I år skal Datatilsynet prioritere egen, intern digitalisering, forteller kommunikasjonsdirektøren.
– Vi håper selvsagt å kunne bli enda mer effektive, og prioriterer i 2020 vår interne digitalisering. Vi bruker for eksempel mye tid på håndtering av mange innsynskrav fordi vi enda ikke er digitale, noe som igjen går på bekostning av kvalitetssikringsjobben for eInnsyn. Her har vi en jobb å gjøre, konstaterer Janne Stang Dahl.
Her har vi en jobb å gjøre
Uenig i at forsinkelsene er lovstridig
– Datatilsynets praksis kan ikke forsvares og det finnes ikke spor av at lovgiver har åpnet for dette, verken i lover, forskrifter eller forarbeider. Offentligheten kan be om innsyn i Datatilsynets postjournal når den foreligger, altså daglig og uten forsinkelse. Skal Datatilsynets forklaring tas på alvor, vil det innebære at det vil ta én måned å behandle innsynskravet. Det er selvfølgelig ikke greit og det er noe Datatilsynet snarest må endre, sier Tron Strand i offentlighetsutvalget.
Ifølge ham bryter Datatilsynets praksis med de forutsetninger og krav som er oppstilt i lover, forskrifter og forarbeider.
– Det underbygges av flere uttalelser fra Sivilombudsmannen som blant annet har uttalt et et offentlig organ fortløpende bør kvalitetssikre postjournalen, slik at den egner seg for publisering, sier POU-lederen.
Datatilsynet er derimot ikke enige i at forsinkelsene er lovstridig, noe de også utdyper i en uttalelse vi har lagt i sidesaken.
– Vi er enige i at en måneds forsinkelse med overføring av postjournaler ikke er heldig, men vi er ikke enig i at det er lovstridig. Det finnes ingen frister for dette i lovverket (offentlighetsloven), men Datatilsynet har som mål at publisering på einnsyn.no skal skje 1-2 uker etter journalføring, svarer kommunikasjonsdirektør Janne Stang Dahl i tilsynet.
Viktig pilar i demokratiet
Datatilsynet sier seg hjertens enig i at rask journalføring av dokumenter, og raskest mulig tilgjengeliggjøring av postjournalen, er avgjørende for et reelt innsyn i forvaltningens dokumenter.
– Behandling av innsynsforespørsel er en stor og viktig jobb som må gjøres skikkelig. Offentlighet og innsyn er en viktig pilar i demokratiet, avslutter Janne Stang Dahl i Datatilsynet.
