En kjapp gjennomlesning av utkast til ny arkivlov viser få reelle endringer ut over et noe større virkeområde, en restanseliste på 21 nye forskrifter og et språk som har beveget seg fra et enkelt juridisk klarspråk til klingende New Public Management-formuleringer.
Og lovverket er egentlig godt nok, så utfordringen ligger egentlig i hvordan vi organiserer oss.
At arkivloven egentlig skulle trenge en fornyelse, er for meg en gåte. Selv om lovens tilhørende forskrifter befinner seg i en teknologisk verden som ikke eksisterer lenger, er essensen i lovverket mer enn god nok, noe som manglende reelle endringer i det nye lovutkastet også viser. Her har man brukt mye tid på å pirke i det overordnede og teoretiske, mens de praktiske og økonomiske problemene har blitt stående urørt.
Hva er et arkiv?
I statlig sektor brukes store mengder penger på konsulenttjenester og programvare til å lage eller anskaffe løsninger som ikke nødvendigvis er optimale. For kommunene er situasjonen minst like ille, kravene er like strenge, oppgavene er flere, og budsjettene er mye, mye mindre. Og det er ikke så merkelig at man sliter, heller, når man ofte forsøker å løse feil problem.
«Offentlige organ plikter å ha arkiv» sto det i den gamle arkivloven. I den nye står det «Organa skal forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, som arkiv».
Hvis man ser bort fra den åpenbare referansen til etternavnet til fra Star Wars, er det kanskje enda tydeligere enn noen gang at man selv i utkastet til ny lov ikke klarer å kommunisere hva et arkiv egentlig er: Dokumentasjon som ikke lenger er i aktiv bruk av institusjonen som skapte det.
Råtne data
Den opprinnelige arkivloven ble ikke utformet for å kontrollere hvordan det offentlige forvalter dokumentasjonen sin, den ble utformet for å redde kulturhistoriske objekter fra ødeleggelse.
For mugne papirarkiver på sykehjemsloft og i lensmannskjellere på 90-tallet var dette en nødvendig redningsaksjon. I en digital verden er dette formålet mer enn godt nok, bortsett fra at det i dag handler om råtne data og ikke råtne papirer.
Men den nasjonale institusjonen for å berge, bevare og formidle historiske arkiver er nok ikke den som skal sette premisser for hva som er god forvaltning av levende data og dokumentasjon.
Hva som skjer med dokumentasjon som fortsatt er i bruk, bør styres mer av de reelle bruksbehovene. Datastrukturer og metadata vil være forskjellig på ulike fagområder og viser seg også i kravene til levetid. Her er noen eksempler:
- Eiendomsdokumentasjon går aldri ut av bruk
- Pasientdokumentasjon lever til 20 år etter at pasienten er død
- Driftsdokumentasjon lever like lenge som konstruksjonen står
- Dokumentasjon i sosialsaker er ute av bruk to år etter at saken er avsluttet
Må tenke stordrift
Et generelt regelverk om «avlevering etter 25 år» eller «ved omorganisering» gir liten mening i denne konteksten. Dokumentasjon er også levende, og i en digital verden, som ikke har de samme begrensningene som en papirverden, er muligheten til bruk og gjenbruk enorm, men strukturkrav som påføres prematurt og ser meningsfulle ut fra et historisk ståsted, kan i verste fall være destruktivt for innholdet av det som skapes i dag.
For 15 år siden sa jeg at det det er på høy tid å skille «sak» og «arkiv», og fortsatt sliter mange med det konseptet. Nå sier jeg at det er på høy tid å skille «dokumentasjon» fra «arkiv». Vi må tenke stordrift innen både avlevering og bevaring av arkiver.
Jeg har tre forslag:
1. Bygg opp en felles nasjonal depot- og mottakstjeneste for alle elektroniske arkiver, uavhengig av om disse er statlige, kommunale eller private, som forplikter seg til å overta eierskapet til all dokumentasjon som leveres inn. De store datamengdene vil gjøre det mulig å ta i bruk moderne teknologier som robotisert prosessautomasjon (RPA) og KI som støtteverktøy til å gjøre jobben med å rengjøre, strukturere og presentere data. Teknologien for dette eksisterer i fullt monn, og mye av læringsdataene og kompetansen som trengs, finnes allerede hos interkommunale arkivinstitusjoner. Dette er en gjørejobb som bør igangsettes nå, mens kompetansen på innholdet fortsatt eksisterer. Staten bør finansiere dette prosjektet, da det i høy grad har store positive samfunnsøkonomiske konsekvenser.
2. Ansvaret for bevaringsvurderinger (bevaring og kassasjon) i henhold til kulturell og forskningsmessig verdi i avleverte data bør i sin helhet tillegges Arkivverket. Samtidig bør formidlingsevnen av historiske data styrkes – dersom arkivene ikke i større grad er synlige, vil heller ingen se verdien av dem.
3. Kommunale og statlige organers eierskap til og ansvar for egne data og dokumentasjon som fortsatt er i administrativ bruk, bør styrkes.
Standarden kan avvikles
Arkiveiere vil også beholde ansvar for formidling og presentasjon av data i sine aktive systemer, samt å pakke og overføre det som ikke lenger er i bruk, til en nasjonal depotinstitusjon. Krav i offentlige anskaffelser vil måtte inkludere:
- Krav om løsning for uttrekk av data fra oppstart av systemet
- Krav om publisering til journal
Med dette på plass kan NOARK-standarden avvikles (men ikke i et lite gjennomtenkt hastverk, som ble forsøkt for noen år siden), eller eventuelt erstattes av en enklere og mer fleksibel standard for dokumentasjonshåndtering. Da tror jeg både data- og dokumentasjonsforvaltningen og arkivene kan ta skrittet inn i det 21. århundret.
Denne roboten trener seg opp i en virtuell verden
