Kommunal- og distriktsminister Sigbjørn Gjelsvik (Sp) skriver at regjeringen prioriterer digitalisering høyt. Likevel står digitalisering av offentlig sektor nesten stille.
Faktisk går digitaliseringen av det offentlige tjenestetilbudet med sneglefart. 94 prosent av kommunale tjenester og 70 prosent av statlige tjenester er fortsatt ikke mer enn «dumme skjemaer» eller PDF-er.
I august i år lanserte stiftelsen NorStella rapporten «Digital Tilstand», som med bruk av data fra blant annet SSB viser at utviklingen står på stedet hvil.
Den største utfordringen de offentlige virksomhetene rapporterer, er at de ikke klarer å prioritere utviklingsarbeidet som må til.
Ikke noe tegn på et løft
Det er riktig som statsråden fremmer, at det skjer noe utvikling. Men det er ikke noen tegn til at det er et «tidevann» som løfter alle de offentlige tjenestetilbudene. Med dagens utviklingstakt vil ikke engang halvparten av de offentlige tjeneste gjenbruke data om ti år.
Det betyr at vi i 2032 fortsatt vil måtte fylle ut «dumme skjemaer» med hva vi heter og hvor vi bor, informasjon som har vært digitalt tilgjengelig for alle offentlige virksomheter de siste 20 årene.
Offentlig sektors strategi for digitalisering er å sette innbyggerne i sentrum for utviklingen. Denne strategien er en videreføring tidligere strategier, hvor det i over 20 år har vært et mål å gjenbruke data i det offentlige tjenestetilbudet.
Likevel har vi ikke kommet lengre enn at de fleste offentlige virksomheter har tatt i bruk ID-porten, slik at vi innbyggere får en sikker pålogging til «dumme skjemaer».
De virksomhetene som har satset på digital utvikling, som eksempelvis Skatteetaten, har gjort seg nærmest utilgjengelige for innbyggere som av forskjellige årsaker ikke kan benytte det digitale tjenestetilbudet. Som for eksempel 80-åringen som i sommer forsøkte å levere et fysisk brev til Skatt Øst.
Riksrevisjonens undersøkelse av Forsvarets informasjonssystemer viser den samme tilstanden som det meste av offentlig sektor. Fremveksten i bruk av informasjonssystemer skjer uten at det fokuseres tilstrekkelig på gjenbruk av data på tvers av tjenester og systemer. Det syndes til og med i Forsvaret når det kommer til informasjonssikkerhet – selv på systemer som har krav til spesiell sikring etter Sikkerhetsloven.
De ansatte vet hvor skoen trykker
Ifølge OECD-rapporten «Drivers of Trust in Public Institutions in Norway» fra mars 2022 mener to av tre nordmenn at offentlig sektor ikke gjør nok for å være innovative. Halvparten mener at myndighetene ikke gjør nok for å sikre en bærekraftig utvikling og møte det grønne skiftet.
Norge har de siste årene falt på alle indekser som måler den digitale utviklingen i forhold til land vi sammenlikner oss med.
Professor Arne Krokan ved NTNU oppsummerer utfordringen på en enkel måte:
− Se til de ansatte og lag en god strategi! De ansatte vet hvor skoen trykker.
Offentlig sektors strategi for digitalisering baserer seg på å sette innbyggerne i sentrum for utvikling av digitale tjenester – den sier fint lite om hvordan de offentlig ansatte også må få en ny generasjon digitale verktøy når tjenestetilbudet skal bli enklere og mer digitalt.
Det er samhandlingen mellom innbyggerne og de offentlige ansatte som er det sentrale – enten det skjer via digital eller fysisk samhandling.
Vi trenger et teknologisk generasjonsskifte
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring hevder at IT-systemer i offentlig sektor har en levetid på 15 – 20 år.
Rundt årtusenskiftet gjennomførte de fleste offentlige virksomheter det forrige teknologiske generasjonsskiftet. Den gang erstattet vi tekstbaserte IT-systemer med systemer som hadde grafiske brukergrensesnitt. Vi gikk fra DOS til Windows og sikret at IT-systemene brukte fire sifre i årstall.
Digitaliseringsdirektoratet undersøkte våren 2022 tekniske og juridiske muligheter for innbyggernes innsyn i egne data fra offentlige virksomheter. I 2018 fikk alle innbyggere i Norge (og EU) en lovfestet rettighet til innsyn i data om oss selv, som følge av Personvernforordningen (GDPR).
Rapporten trekker frem at teknisk mulighet for innsyn i egne data er en sentral forutsetning for å kunne oppfylle våre rettigheter som innbyggere. De fleste offentlige virksomheter bruker ikke teknologi som har denne muligheten.
18. september arrangerte NorStella folkemøtet «Kampen om dine data – deling og gjenbruk av offentlige data». Under møtet presenterte oppstartsselskapet EYD nedslående resultater av forespørsler om innsyn i egne data, som selskapet har gjennomført mot over 200 virksomheter. Ingen av virksomhetene kunne tilby digitalt innsyn i egne data.
Nye EU-regler skal få fart på mobil- og bredbåndutbygging
«Neste generasjon» offentlig digital tjeneste
Jeg har vært gründer og utviklet en «neste generasjon» digital tjeneste for søknader og saksbehandling av motorferdsel i utmark.
Denne tjenesten var, som 94 prosent av kommunale tjenester er i dag, et «dumt skjema» som søkere måtte fylle ut med navn, adresse, e-post, telefonnummer osv. I tillegg måtte søkere finne frem til et kart hvor det kunne tegnes inn løypen som ble søkt brukt, og sende dette som et vedlegg i en PDF fil. Søknaden ble sendt digitalt til kommunen, hvor den ble tildelt riktig saksbehandler av kommunens servicetorg.
Når søknaden skulle behandles, måtte saksbehandleren ofte kontrollere søknaden mot flere forskjellige kart-databaser i tillegg til å finne frem til liste over grunneiere som var påvirket av søknaden. Saksbehandlingen av en enkelt søknad kunne ta flere timer når saksbehandlingen skulle møte kravene til kvalitet i dokumentasjon som ble stilt fra statsforvalteren.
Sammen med saksbehandlere i Nordreisa kommune utviklet vi nye digitale verktøy for søknader og saksbehandling som gjenbruker data fra alle tilgjengelige offentlige registre – basert på behovene til både saksbehandlere og innbyggere.
Når innbyggere logger inn for å sende en søknad, vet tjenesten hva du heter, hvor du bor, din e-postadresse og ditt telefonnummer. Den vet hvilke eiendommer du eier, og du kan sende inn «kopier» av tidligere søknader (dispensasjoner knyttet til motorferdsel i utmark er tidsavgrenset).
Tjenesten har innebygget kart, hvor du tegner løypen du ønsker å søke bruk av. Du kan finne alle løyper du har tegnet tidligere, om du ønsker gjenbruk av disse. Søknaden sendes digitalt til kommunens saksbehandlere og arkiveres automatisk i kommunens arkiv.
Når det kommer en ny søknad om motorferdsel i utmark til kommunen, får saksbehandlerne e-postvarsel. Saksbehandlerne slipper å bruke tid på å kontrollere om søkeren eier hytten det søkes om transport til – siden denne informasjonen automatisk hentes fra Matrikkelen, navn og adresse fra Folkeregisteret, e-post og telefonnummer fra Kontakt- og Reservasjonsregisteret, kart-dokumentasjon fra Det offentlige kartgrunnlag og berørte grunneiere fra Matrikkelen. Ifølge en av saksbehandlerne tok den digitale tjenesten bort 80 prosent av tiden han brukte på saksbehandling av slike søknader.
Saksbehandlerne i Nordreisa kommune kjente godt til problemstillinger med «ikke-digitale innbyggere». Som følge av dette utviklet vi funksjonalitet i saksbehandlingsløsningen som gjør det mulig for enten saksbehandleren selv eller kommunens servicetorg å registrere søknader på vegne av disse innbyggerne. Gjenbruken av data forenklet også denne prosessen.
Mulig å effektivisere
Tenk deg det. På mange saksområder i offentlige virksomheter er det mulig å oppnå tilsvarende reduksjoner i tid brukt på saksbehandling. Tenk på hvordan du kan hjelpe både kommuner og statlige virksomheter med å prioritere mer ressurser til digitalisering – slik at samfunnet kan redusere unødvendig tidsbruk i offentlig sektor.
Digitaliseringsstrategien: Forbrukerrådet-direktør er kritisk
Her kan du høre fra ordfører, kommunedirektør og en av saksbehandlerne som var med i prosjektet: https://vimeo.com/536224069
Du kan også prøve å sende en søknad til Nordreisa kommune via https://motorferdsel.no
