– Hva betyr innebygd arkiv i praksis?

I Arkivverkets svar på vår kronikk om bruk av kunstig intelligens finner vi et felles ønske om å sikre viktig dokumentasjon.

Erkjennelsen av at den tradisjonelle tilnærmingen til arkiv ofte fungerer dårlig er klarsynt og prisverdig. Både prosjektet for fangst av e-post ved bruk av kunstig intelligens og den øvrige satsingen på innbygd arkiv er spennende. Arbeidet aktualiserer også uavklarte problemstillinger.

Vi tror at ulike fagmiljø sammen må bidra til å løse disse utfordringene. At vi har valgt å delta i debatt via Digi, i stedet for å gå i direkte dialog med Arkivverket, er derfor en bevisst strategi.

 Vi forstår at det kan være vanskelig å konkludere i pågående prosjekter, men har likevel tre spørsmål:

1. Dersom Arkivverkets mål kun er å modernisere journalføringen er dette en interessant avgrensing. Tradisjonen for å registrere brev i en journal er snart tre hundre år gammel. Våre kommunikasjonsvaner endrer seg nå hurtig. Eksempelet som nevnes fra Koronakommisjonen, hvor nedstengningen av Norge ble dokumentert med et bilde av en whiteboard, er treffende. Nettopp her er et viktig poeng: vi bør ikke hekte den analoge tenkningen fra dagens arkivsystem på moderne løsninger.

Les også

OpenAI o1: Imponerende, men ikke banebrytende

Det er nemlig ikke slik at det er opp til virksomhetene selv hvor dokumentene som journalføres lagres. Tvert imot er lagringen og journalføringen koblet sammen gjennom et komplisert regelverk. Arkivverkets innovasjonsarbeid er viktig for å løse opp i denne floken. Arbeidet må også gjenspeiles i etatens tilsynsvirksomhet for å ha en praktisk effekt. Bør ikke derfor kravene som stilles til arkivering og journalføring forenkles før e-post-roboten har sin første arbeidsdag?

2. Tilgjengelighet på arkivmaterialet har lenge vært et problem. Gjenbruk av informasjon er svært viktig for oss, fordi det er ved gjenbruk verdiene av informasjonen realiseres. Derfor tror vi tilgjengelighet også er en prioritet for Arkivverket.

Ønsker etaten å bygge videre på tankegodset i Norsk arkivstandard (Noark) for å løse denne utfordringen, eller er nye konsepter under utvikling? I så fall, vil også nye rammeverk medføre dobbel lagring og kostbare integrasjoner?

3. Dersom målet er å bevege seg bort fra detaljreguleringen i Noark, og å kun ivareta «sammenheng, autentisitet og anvendbarhet over tid», etterlyser vi konkrete prinsipper. Alle som skal anskaffe nye IKT-verktøy må vite hva slags programvare som kan benyttes.

Svaret på hvilken teknologi som ivaretar krav til informasjon bør baseres på innsikt i konkrete arbeidsprosesser. Det er for eksempel vanskelig å lage en generell regel for hva slags e-post som bør bevares. Denne typen krav stiller som oftest fagansvarlige og brukere av arkivene best selv.

Artikkelen fortsetter etter annonsen

annonsørinnhold

Den ultimate sikkerhetsløsningen for moderne hjemmekontor

Hvordan skal et eventuelt nytt rammeverk for arkiv sikre at standardisering ikke blir en tvangstrøye, men skjer på riktig nivå?

Les også

Legger frem over 100 tiltak: Her er de fem viktigste