I digitaliseringen av offentlig sektor er det to hensyn som kan være vanskelige å veie opp mot hverandre:
På den ene siden krever bruk av offentlige penger at vi har gode og solide beslutningsgrunnlag. Vi må vite hva pengene går til. På den andre siden kan effektivt digitaliseringsarbeid kreve smidighet og mulighet for tilpasning og justeringer underveis i arbeidet.
Digi.no har ved flere anledninger rettet søkelyset mot denne konflikten.
Kritikerne hevder at rigide krav til beslutningsgrunnlag står i veien for å jobbe effektivt – både at man tvinges inn i et fossefall-løp og at det tar altfor lang tid fra planlegging til man kommer i gang med utviklingen.
Innen oppstart kan teknologiutviklingen ha utdatert den valgte løsningen. Det er særlig regjeringens krav til kvalitetssikring av store investeringer, Statens prosjektmodell, som kritiseres.
Basert på misforståelser
Jeg har forståelse for at det kan utløse frustrasjon. Samtidig kan det se ut til at noe er basert på misforståelser om hvordan kravene praktiseres og ved at man blander sammen kravene til gode beslutningsgrunnlag med trange budsjettrammer.
Vi går inn i en tid med en mer krevende økonomisk situasjon og hvor den offentlige pengebruken må strammes inn. Det merkes på alle områder, og av og til er det andre tiltak enn digitalisering som blir prioritert først.
Jeg er enig i at det synes å være solid grunnlag for å hevde at de som jobber smidig med digitalisering, lykkes bedre og oppnår større nytte.
Nær sagt alle jobber smidig
Forskning fra blant annet EDOS/Simula viser at nær sagt alle statlige virksomheter jobber smidig, men at det kan være stor variasjon i hva man legger i «det å jobbe smidig».
Under pandemien ble det utviklet en rekke digitale løsninger på rekordtid – blant annet for å holde oversikt over sykdomsutviklingen og for å kunne iverksette ulike støttetiltak. Dette arbeidet involverte flere virksomheter, noe som i seg selv kompliserer arbeidet betydelig. Når vi nå ser i bakspeilet, er det vanskelig ikke å la seg imponere over hva de fikk til.
Kritiske suksessfaktorer som trekkes fram, er klare behov og mål, høy prioritet i organisasjonen og en enorm innsatsvilje fra de involverte. For å komme i mål var det helt nødvendig å jobbe smidig. Det at virksomhetene allerede hadde erfaring med denne måten å jobbe på, var derfor trolig av stor betydning.
Vi tar med oss læringspunkter fra denne tiden i det videre arbeidet med digitalisering, men alt er ikke overførbart til en normalsituasjon.
Tid fra utredning til gjennomføring
Finansdepartementets veileder for digitaliseringsprosjekter i Statens prosjektmodell slår fast at tid fra utredning til gjennomføring ikke bør bli for lang. Det er en ambisjon å gjennomføre kvalitetssikring (KS1/2) av digitaliseringsprosjekter mellom 300 millioner kroner og 1 milliard kroner på en «kompakt» måte.
KS1 bør kunne gjennomføres på to kalendermåneder og KS2 på seks uker, dersom alle parter legger godt til rette for det. Kvalitet i kvalitetssikringen er likevel det viktigste, og vi ser at mange evalueringer strekker seg over lengre tid enn «normert».
Kan fint kombineres med smidig
For digitaliseringsprosjekter i intervallet 10 millioner til 300 millioner kroner sier regjeringens digitaliseringsrundskriv at virksomheten skal bruke en prosjektmodell basert på god praksis, og det peker til Digitaliseringsdirektoratets Prosjektveiviser som anbefalt prosjektmodell for alle tiltak.
Denne veiviseren er basert på PRINCE2-metodikken og kan fint kombineres med smidig utviklingsmetodikk.
Mitt inntrykk er at Finansdepartementet erkjenner behovet for å jobbe smidig. I en artikkel i Digi 21. november 2022 om moderniseringen av UDIs IT-systemer, pekes det på at UDI har fått lov til å la ulike ambisjonsnivå stå som alternative konsepter i sin analyse og at valg av teknologi ikke er gjort i forkant.
Jeg oppfatter en slik praksis nettopp å være noe som åpner for nødvendig fleksibilitet og gir gode rammer for nyttestyring i gjennomføringen, samtidig som den ivaretar behovet for tilstrekkelig grunnlag for tildeling av midler.
Behov for erfaringsdeling
Statlige virksomheter digitaliserer i stadig større grad på en smidig måte, men det kan se ut som det er et behov for mer veiledning og erfaringsdeling om dette.
Kommunal- og distriktsdepartementet finansierer blant annet et forskningsprogram i Simula (EDOS – effektiv digitalisering av offentlig sektor) som skaffer bedre kunnskap om hvordan offentlige virksomheter kan digitalisere effektivt gjennom løpende nyttestyring og smidig utvikling.
Digitaliseringsdirektoratet bidrar også til spredning av kunnskap om dette, og Digitaliseringsrådet, som gir råd til eiere av digitaliseringstiltak, legger også vekt på hvordan digitalisere effektivt.
Vi er med andre ord klar over problemstillingen, og vi jobber for å bruke offentlige penger til digitalisering mest mulig effektivt og uten å miste kontroll over bevilgningene.
