En ny rapport viser, kort fortalt, at arkivering i offentlig sektor koster samfunnet dyrt. Vi bruker anslagsvis 12 milliarder på diverse arkiveringsoppgaver årlig. Arkivverket anslår at 4-5 milliarder kunne vært spart inn med bedre systemer. Rapporten er utført av Menon Economics på bestilling fra Arkivverket. Innsparingsestimatet står Arkivverket selv for.
Bedre arkiveringssystemer ville spart oss for mye i kroner og øre, men hva viktigere er: Det ville gjort arkiveringen bedre. I dag er det dessverre for mye som glipper. Et sammensurium av gamle og nye systemer gjør arkivering tidkrevende for medarbeiderne. I en travel hverdag strekker tiden ofte ikke til. I undersøkelsen oppgir hele sju av ti ansatte i offentlig sektor at de ikke tar vare på viktig informasjon som burde vært arkivert. Det er et kritisk problem.
Eller tenker du at det ikke er så farlig om det mangler litt i noen støvete arkiver – og ingen bryr seg?
Vanskelig å ettergå beslutninger
Mediene har skrevet mange historier om elevmapper som er tomme og om avtaler, beslutningsunderlag og korrespondanse som mangler. Det finnes eksempler fra små kommuner til de største departementene, og i større saker også:
Da beslutningen om å stenge ned Norge ble tatt i mars 2020, ble ikke diskusjoner og beslutninger dokumentert. Et mobilfoto av whiteboarden i møterommet er det eneste spor av diskusjonene i forkant. Notater, rapporter, referater eller annet fra beslutningsgrunnlaget er ikke å finne i arkivene.
Riksrevisjonen har gjennom tidligere revisjoner avdekket en rekke kritikkverdige forhold rundt arkivering i flere store, statlige virksomheter og departementer. Det betyr at det er vanskelig å ettergå beslutninger. Kritikkverdige forhold blir vanskelige å avdekke når dokumentene er borte.
Tungvint og tidkrevende
Det er gode grunner til at arkiveringen glipper. Oftest skyldes det menneskelige forhold. Vi har både for liten tid og for dårlige rutiner. Det blir for mange manuelle operasjoner og mye knoting i systemene når viktig dokumentasjon skal flyttes inn i rett system. Nye kanaler som Teams, Slack og Zoom gjør det ikke enklere.
I tillegg til at selve arkiveringen er for vanskelig, bruker vi for mye tid. Det er for vanskelig å gjenfinne arkivert informasjon. Rapporten anslår at ansatte bruker 4,8 milliarder kroner årlig på å søke frem korrekt informasjon fra arkivene.
Så hva gjør vi? Vi må tenke smartere. Vi må bedre kvaliteten på arkivene gjennom innovasjon og nyskapning.
Vi må finne bedre løsninger - sammen
I en verden der teknologi og rutiner spiller på lag, burde god arkivering kunne skje «automagisk» og av seg selv – uten at medarbeiderne må bruke tid på det. Tilsvarende må det bli enklere å finne tilbake til data og dokumentasjon.
I Arkivverket er vi i gang med oppgaven, men vi løser ikke dette alene. Vi trenger at ledere i det offentlige og næringslivet engasjerer seg. Vi trenger at politikere ser behovet og er villige til å bruke penger. Det er et enormt potensial i norsk næringsliv – her må vi jobbe sammen for å finne bedre løsninger.
Norge er gode på digitalisering. Gode løsninger bør kunne selges til andre land. Men det vil kreve at det offentlige tenker helt nytt rundt teknologien og at næringslivet inviteres med på laget for å finne løsningene.
Det bekymrer Arkivverket at så få bryr seg om den viktige dokumentasjonsforvaltningen. Nå er det på tide å løfte temaet. Vi må ta grepene som trengs for å få på plass bedre systemer. Det vil være bra for demokrati og rettssikkerhet.
Og vi kan spare penger – mye penger. Det burde engasjere politikere.
